3.1 Laatujärjestelmän hyödyntäminen strategisessa johtamisessa

HEI's self-assessment

Kuvio 3: Taideyliopiston laatujärjestelmä

Laatujärjestelmä tukee toiminnan suunnittelua

Laadunhallinnan periaatteet, laatujärjestelmän tavoitteet ja vastuut kuvataan laatupolitiikassa ja laatukäsikirjassa.

Taideyliopiston laatujärjestelmän tehtävänä on varmistaa yliopiston tavoitteiden saavuttaminen ja jatkuva kehittäminen. Johtoryhmä on asettanut laatupolitiikan eli laatutyön tavoitteet.  Laatutyön tavoitteena on varmistaa Taideyliopiston strategian ja vision toteutuminen sovittujen arvojen mukaisesti, mahdollistaa ydintehtävän eli oppimisen, opetuksen, taiteen tekemisen ja tutkimuksen laadukas toteutuminen, sekä varmistaa selkeät ja toimivat palvelut Taideyliopistossa.

Laatujärjestelmä kytkeytyy suoraan yliopiston johtamisjärjestelmään ja sujuvan johtamisen varmistamiseen kaikilla tasoilla. Laatujärjestelmä on siten samalla johtamisen menetelmä, jolla varmistetaan strategian ja ydintoiminnan tavoitteiden toteutuminen. Rehtori toimii laatujärjestelmän omistajana ja yliopiston johtoryhmä laatutyön ohjausryhmänä. Laatutyön operatiivisesta kehittämisestä vastaa HR- ja palvelujohtaja.

Taideyliopistolla on vuoteen 2030 saakka ulottuva strategia, jota konkretisoidaan toimintasuunnitelmilla. Strategiaa on vuoden 2023 aikana täydennetty tiekartoilla. Strategisen johtamisen tavoitteena on varmistaa strategian, OKM-sopimuksen ja muiden tavoitteiden toteutuminen. Strategiaa täsmentävät yksiköiden strategiaan pohjautuvat nelivuotiskauden toimintasuunnitelmat. Strategialle ja yksiköiden toimintasuunnitelmille on asetettu tavoitetasot ja mittarit. Operatiivinen toiminnanohjauksen prosessi (vuosisuunnittelu) varmistaa strategian siirtymisen käytännön toimintaan. Vuosisuunnittelu yhdistää tavoitteet, toimenpiteet ja käytettävissä olevat resurssit.

Kaksivaiheinen toiminnanohjausprosessi varmistaa strategian toteuttamista

Taideyliopistossa on käytössä kaksivaiheinen toiminnanohjauksen prosessi. Syksyisin käydään rehtorin johdolla vuosikeskustelut ja laaditaan yksiköittäin seuraavan vuoden tarkennettu strategiaan pohjautuva toimintasuunnitelma, henkilöstösuunnitelma ja budjetti. Keskusteluiden jälkeen yksiköt saavat rahoituspäätöksen yhteydessä rehtorilta kirjallisen palautteen toiminnastaan ja suunnitelmista. Strategiassa ja toimintasuunnitelmissa asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan laatujärjestelmän mukaisesti: Maaliskuussa tuotetaan edellisen vuoden laadulliseen ja määrälliseen arviointitietoon perustuva vuosiarviointi, joka sisältää analyysin keskeisistä kehittämiskohteista. Keväällä käydään rehtorin johdolla strategian seurantakeskustelut, joiden tavoitteena on syventää ymmärrystä strategian toteutumisesta. Seuraavan syksyn vuosisuunnittelussa toimintasuunnitelman päivittämisen tukena toimivat rehtorilta saatu palaute, vuosiarviointi ja strategian seurantakeskustelut.

 

Kuvio 4: Taideyliopiston toiminnanohjauksen vuosikello

Taideyliopisto on vahvistanut kaksivaiheista toiminnanohjausprosessia, kehittänyt tiedolla johtamista tiedolla johtamisen portaalin avulla ja kytkenyt vuosittaisen vuosiarvioinnin kiinteämmin strategian seurantaan. Strategian seurantaa on kehitetty strategian seurantaindikaattoreiden avulla. Strategian päivittämistarvetta arvioidaan vuosittain.

 

Vahvuudet Kehittämiskohteet
Kattava ja systemaattinen strategian seuranta: Rehtorin palaute, vuosiarviointi & strategian seurantakeskustelut. Kevään strategiakeskusteluiden tavoitteen ja tavan selkeyttäminen.
Yhteisöllinen ja osallistava strategiaprosessi ja strategian tunnettuus.
Strategiset poisvalinnat ja priorisointi.
Yhteiset toiminnan mittarit, jotka ovat nähtävillä yliopiston tiedolla johtamisen portaalissa ja joita seurataan säännöllisesti osana yliopiston vuosiarviointia. Strategian mittareiden ja tavoitetasojen edelleen kehittäminen.

 

Assessment of the audit team

Laatujärjestelmällä on vahva yhteys johtamis- ja toiminnanohjausjärjestelmään

Edellinen Karvin laatujärjestelmän auditointi vuonna 2018 toimi tämänkertaisen auditointivierailun haastateltavien mukaan lähtölaukauksena yliopiston strategiatyölle. Nyt toteutettu auditointi ja siihen valmistautuminen käynnistivät uuden kehittävän syklin, missä johtamisjärjestelmää, toiminnanohjausta ja laadunhallintaa on kehitetty rinnakkain strategian pohjalta. Laatujärjestelmän ja toiminnanohjauksen välille on rakentunut vahva yhteys, mikä takaa laatujärjestelmän tuottaman tiedon hyödyntämisen yliopiston johtamisessa. Laatutyön ja toiminnan ohjauksen yhteyttä kuvaa haastatteluissa esitetty näkemys siitä, kuinka toiminnanohjaus kehittyy arvioinnin kautta.

Taideyliopisto korostaa strategiassaan tiedon merkitystä toiminnan kehittämisen perustana. Tiedolla johtamisen merkitystä korostetaan myös laatutyökaluna. Sekä johtamista että laatutyötä tukemaan on rakennettu yliopiston strategisten tavoitteiden ympärille Tiedolla johtamisen portaali, joka sisältää keskeisiä avainlukuja ja mittareita visuaalisesti selkeässä muodossa yhteisön käyttöön. Portaalin käyttöanalytiikka osoittaa, että sitä käytetään yliopistoyhteisössä kohtuullisen aktiivisesti ja se on auditointihaastatteluiden mukaan käyttökelpoista. Portaali tuottaa nopeasti kokonaisnäkemyksen yliopiston tai yksittäisen akatemian etenemisestä strategisten tavoitteiden suhteen. Portaalilla on tärkeä rooli uusien johtajien perehdytyksessä tehtäviinsä. Auditointihaastattelujen mukaan portaalin tieto on kuitenkin yksittäisen akatemian opetuksen johtamiseen liian yleisellä tasolla, joten sen tuottamaa tietoa täydennetään muulla tietoaineistolla.

Tiedolla johtamisen portaali ja muut yliopiston tietojärjestelmät tuottavat tietoa johtamisen tueksi. Laatujärjestelmän arviointikäytänteet tuottavat tietoa, josta kootaan yhteenveto strategian edistymisestä Taideyliopiston ja akatemioiden vuosiarviointia varten. Rehtorin katsaukset tuottavat strategian edistymisestä säännöllisesti tietoa hallitukselle, joka arvioi vuosittain tiedon pohjalta strategian ajantasaisuutta ja mahdollisia muutostarpeita.

Taideyliopiston laatupolitiikka on luotu yhteisöllisesti osana laatukäsikirjan kehittämistä ja tarjoaa konkreettisesti ilmaistun perustan yliopiston laatutyölle. Ajatus laatutyön konkreettisuudesta tuotiin esille myös auditointivierailulla: haastateltavat kuvasivat laatutyötä arjen konkreettiseksi kehittämiseksi, mistä esimerkkinä annettiin yliopiston yhteinen opetussuunnitelmatyö. Yliopisto on nostanut laatujärjestelmän tunnettuuden kehittämiskohteeksi. Auditointihaastatteluissa laatujärjestelmää ei pidetty itseisarvona, vaan laatutyö toteutuu tekemisen kautta. Toimivat prosessit ja jatkuvan kehittämisen varmistaminen ovat osoitus laatujärjestelmän toimivuudesta. Laatupolitiikkaa on julkisesti saatavilla sidosryhmille yliopiston nettisivuilla. Haastatteluissa henkilöstön edustajat tunsivat hyvin laatupolitiikan ja jatkuvan parantamisen periaatteen, vaikka eivät välttämättä tunnistaneet olemassa olevia menettelyitä osana laatujärjestelmän kokonaisuutta.

Taideyliopiston strategia ohjaa toimintaa

Taideyliopistolla on yhteinen strategia. Akatemioiden strategiatyö tapahtuu vuosittaisten toimintasuunnitelmien kautta, mikä on käytännössä yliopiston strategian toteuttamista. Akatemioilla ei ole varsinaisia omia strategioita, vaikka ne täsmentävät yliopiston yhteistä strategiaa oman taiteenalansa osalta toimintasuunnitelmissaan.

Akatemioilla on vahva autonomia ja omat johtokunnat. Niitä pidetään tärkeinä oman taiteenalan tuntemuksen ja kehittämisen näkökulmasta, mikä on myös arviointiryhmän näkemyksen mukaan perusteltua. Akatemioiden itsenäisyys ja erilaiset toimintatavat tekevät yhteisestä strategisesta tavoitteenasettelusta ja johtamisesta välillä haastavaa. Yliopiston yhteiset kuusi päätavoitetta eli strategian kärjet tunnetaan yliopistoyhteisössä hyvin. Vastuuta strategisten kärkien johtamisesta on jaettu yliopiston johdossa kohtuullisen laajasti dekaaneille, mikä vahvistaa yliopiston yhteisten tavoitteiden yhteyttä eri akatemioissa.

Taideyliopiston strategia sisältää kullekin kuudelle strategian kärjelle laajan listan kehittämistoimenpiteitä sekä muutaman keskeisen strategiaindikaattorin. Strategisissa kärjissä ei kuitenkaan oteta kantaa indikaattoreiden tavoitetasoon, mihin kunkin strategisen kärjen osalta pyritään. Tämän Taideyliopisto on itsekin tunnistanut kehittämiskohteekseen. Auditointiryhmä kannustaa yliopistoa täsmentämään strategiaansa niin, että ainakin keskeisten indikaattoreiden tavoitetaso olisi asetettu.