LAB-ammattikorkeakoulun auditointi

Toiminnanohjaukseen ja johtamiseen integroitu laatujärjestelmä tukee LABin tavoitteiden saavuttamista ja toiminnanohjausta, tuottaa merkityksellistä tietoa johtamisen ja arjen työn tueksi, auttaa havaitsemaan kehittämiskohteita sekä edistää toiminnan aktiivista kehittämistä ja laadukkaan LABin rakentamista kaikkien perustehtävien osalta. PDCA-syklin (Plan-Do-Check-Act) mukaisesti laatujärjestelmä varmistaa

• tavoitteiden asettamisen ja niiden seurantamenettelyjen luomisen (Plan)
• yhteisten toimintamallien, ohjeiden ja sääntöjen mukaisen toiminnan kaikkien perustehtävien osalta (Do)
• toiminnan, tulosten, riskien ja vaikuttavuuden jatkuvan seurannan ja arvioinnin (Check)
• toiminnan kehittämisen ja jatkuvan parantamisen arviointitiedon pohjalta sekä tuloksista ja kehittämistoimista viestinnän (Act)

Jokainen LABin opiskelija ja henkilöstön jäsen vastaa laadun ylläpitämisestä ja kehittämisestä toimiessaan osana korkeakouluyhteisöä. LABin arvojen – rohkeus ja reiluus – mukaisesti kaikkia korkeakouluyhteisön jäseniä kannustetaan osallistumaan ja vaikuttamaan aktiivisesti toiminnan kehittämiseen.

Hyviä käytäntöjä jaetaan esimerkiksi yksiköiden ja tiimien kokouksissa, henkilöstöfoorumeissa, vahvuusalueiden ja kasvualustojen tapaamisissa, työryhmien työskentelyssä, koulutuksissa, OpenCafe-tapaamisissa sekä organisaation sisäisissä Yammer-ryhmissä. Esimerkkejä hyvien käytäntöjen laajemmasta käyttöönotosta ovat @pedatiimin järjestämät digipedagogiikka-aiheiset OpenCafe -tapaamiset, sisäisen viestinnän strategiavartit sekä mahdollisuus tavata johtoa kampuskahvien ja kampuspäivien myötä. Korkeakoulupalvelut osallistuvat hyvien käytäntöjen levittämiseen omalta osaltaan kehittämällä toimintamalleja yhdessä LABin kanssa ja luomalla tarvittaessa yhdenmukaisia toimintatapoja ja ohjeita.

Sidosryhmien osallistumista toiminnan kehittämiseen kannustetaan vuorovaikutteisuuden ja yhdessä tekemisen kautta. Henkilöstö voi osallistua toiminnan kehittämiseen esimerkiksi arjen vuorovaikutuksessa esihenkilön kanssa, työryhmissä, henkilöstöfoorumeilla ja -kokouksissa, tavoite- ja kehityskeskusteluissa, työhyvinvointia mittaavien kyselyiden kautta sekä erilaisten tarvelähtöisten selvitysten, kuten strategian välitarkastelun ja TKI-toiminnan arvioinnin kautta. Opiskelijoita kannustetaan antamaan palautetta koulutuksen palautekanavien ja kyselyiden kautta sekä vuorovaikutuksessa opiskelijakunta KOEn, ainealajärjestöjen ja korkeakoulun henkilökunnan kanssa. Opiskelijaedustajat ovat mukana työryhmissä, kuten koulutuksen Edutiimissä, @pedatiimissä, tilatyöryhmässä, opiskeluhyvinvointityöryhmässä sekä laatu- ja kestävyystyön ohjausryhmässä. Ulkoiset sidosryhmät osallistuvat toiminnan kehittämiseen esimerkiksi hallitustyöskentelyssä, TKI-hankkeiden hankepartnereina ja ohjausryhmien jäseninä, neuvottelukunnissa ja yksiköiden työ- ja elinkeinoelämäyhteistyön kautta.

Laatujärjestelmä toimii johtamisen työkaluna

Laatujärjestelmä on rakennettu vastaamaan LABin tarpeita ja tukemaan sen strategian toteuttamista, ja sitä kehitetään jatkuvasti ja joustavasti LABin tarpeiden mukaan. Laatujärjestelmän toimivuutta voidaan mitata sillä, miten hyvin LAB saavuttaa tavoitteensa ja voi jatkuvasti kehittää toimintaansa. Laatujärjestelmän vaikuttavuudesta kertoo esimerkiksi se, että sen tuottamaa tietoa hyödynnetään johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä ja opiskelijoiden antama palaute antaa kehittämisimpulsseja koulutuksen kehittämiseen.

Laatujärjestelmän toimivuutta strategian toteuttamisen tukena arvioidaan vähintään kerran vuodessa johtoryhmässä. Laatujärjestelmää kehitetään myös Edutiimien, laatu- ja kestävyystyön ohjausryhmän, opiskelijakunta KOEn sekä henkilöstön palautteiden perusteella. Saadun palautteen perusteella on esimerkiksi kehitetty opintojaksopalautejärjestelmää, intranetia ja tietovaraston raportointia.

LABissa on havaittu tarpeelliseksi panostaa entistä enemmän olemassa olevan tiedon analysointiin ja hyödyntämiseen uuden tiedon tuottamisen sijaan. Reaaliaikaista raportointia sekä raportoinnin visuaalisia ominaisuuksia on kehitetty viime vuosina ja kehitystyö jatkuu edelleen LUT-korkeakoulujen yhteisen tietovaraston (LUT Data Platform, LDP) kehitystyön myötä. LUT-korkeakoulujen tietotuotanto-osaamista ja resursseja yhteisesti hyödyntämällä pystytään tuottamaan entistä laadukkaampaa ja merkityksellisempää raportointitietoa. Tietovarastoraporteilta löytyvät tuloskorttien tiedot ja muut tavoitteiden saavuttamisen kannalta keskeiset mittarit (esim. keskeyttäminen, opintojen etenemisen seuranta, opintojaksopalaute). Yksiköiden johtajilta, osaamispäälliköiltä ja TKI-päälliköiltä saadun palautteen perusteella raportointia kehitetään edelleen niin, että esihenkilöt saavat jatkossa kootusti oman vastuualueensa reaaliaikaisen tiedon.

Laatujärjestelmän kehitystyössä on jatkossa varmistettava, että laatujärjestelmän tuottamaa tietoa voidaan analysoida ja hyödyntää entistä tehokkaammin tietovaraston kehitystyön myötä. Tavoitteena on vähentää mekaanista työtä raporttien rakentamisessa ja lisätä panostusta tiedon tulkintaan ja toimenpiteisiin. Raportteja kehitetään käyttäjälähtöisemmiksi uuden tietovaraston myötä. Lisäksi on varmistettava kehittämisen jatkuvuus viestimällä sovituista kehittämistoimenpiteistä ja niiden etenemisestä ja aikatauluista.