Monipaikkaisen organisaation johtamisen keskeiset kulmakivet
Humanistinen ammattikorkeakoulu valitsi auditoinnin arviointialueeksi IV monipaikkaisen organisaation johtamisen. Humakilla on kampukset pääkaupunkiseudulla (Helsinki ja Kauniainen), Jyväskylässä, Kuopiossa ja Turussa. Syksyllä 2024 avataan toimipiste Tampereelle. Itsearviointiraportin mukaan noin kolmasosa tutkintokoulutuksesta toteutetaan kampuksilla. Humak on esittänyt auditointiryhmälle toiveen saada palautetta ja kehittämisideoita monipaikkaisen johtamismallin parantamiseksi ja uuden toimintamallin kehittämiseksi vastaamaan tulevaisuuden tarpeita.
Itsearviointiraportissa Humak on arvioinut monipaikkaisen johtamisen vahvuudeksi alueellisen vaikuttamisen yhdistettynä valtakunnalliseen toimintaympäristöön. Haasteiksi monipaikkaisuudessa Humak on nähnyt johtamisen pirstaleisuuden ja nykyistä suuremman resurssitarpeen. Itsearviointiraportin ja auditointihaastattelujen mukaan Humak on linjannut tulevaisuuden suuntaviivoiksialtakunnallisesti vahvan, mutta alueellisesti kevyemmän toimintamallin jatkamalla jo aloitettua toimintojen yhdistämistä, jatkamalla itsenäisyyden lisäämistä tiimeille ja kehittämisryhmille, jatkamalla pääkampus- ja aluekampusmallia, panostamalla alueellisiin asiantuntijoihin ja muuttamalla palvelumallin hybridiksi.
Humak on kirjannut itsearviointiraporttiin monipaikkaisen johtamisen neljäksi keskeiseksi kulmakiveksi yhteisesti sovitut tavoitteet, yhteisen tilannekuvan luomisen, yhteydenpidon etäisyydestä riippumatta ja kannustavan toimintakulttuurin. Seuraavassa arvioidaan auditointiaineiston perusteella näiden neljän kulmakiven toteutumista ja annetaan suosituksia niiden jatkokehittämiseen.
Yhteisesti sovitut tavoitteet johdetaan vuosittain talous- ja toimintasuunnitelmasta
Itsearviointiraportin mukaan Humakissa yhteisesti sovitut tavoitteet johdetaan strategialähtöisesti vuosittain talous- ja toimintasuunnitelmasta, jonka pohjalta tehdään tiimien tuloskortit sekä kehittämissuunnitelmat.
Auditointivierailulla johdon, lähiesihenkilöiden ja henkilöstön haastatteluissa nousi selvänä vahvuutena esiin, että toiminta- ja tavoitesuunnitelmiin on kerätty strategisesti tärkeimmät tavoitteet helposti viestittäväksi kokonaisuudeksi, joka on edelleen jalkautettavissa henkilöstön ja tiimien kehittämissuunnitelmiin. Näiden tavoitteiden toteutumista myös seurataan johdon toimesta osana säännöllistä raportointia.
Auditointihaastatteluissa ja henkilöstön työpajoissa vahvistui, että strategialähtöinen prosessi on ollut osallistava ja toimiva. Yhteiset tavoitteet luovat henkilöstölle hyvän perustan Humakin ydintoimintojen eli koulutuksen, TKI-toiminnan ja palvelutoiminnan toteuttamiselle. Osakeyhtiön hallituksen haastattelussa rehtorin säännölliset ajankohtaiskatsaukset osana hallituksen kokouksia saivat kiitosta. Auditointiryhmä kannustaa jatkamaan Humak-tasoisen tavoiteohjausmallin toteuttamista, arviointia ja kehittämistä. Tärkeää on myös jatkaa säännöllistä raportointia ja keskustelua asiasta hallituksen kanssa. Keskustelu voisi kuitenkin olla selkeämmin korkeakoulun strategista johtamista ja kehittämistä tukevaa. Auditointiryhmä suosittelee hallitukselta jatkossa nykyistä aktiivisempaa otetta.
Yhteisen tilannekuvan luomista vahvistettava yhteisöllisyyttä lisäämällä
Itsearviointiraportin mukaan yhteinen tilannekuva varmistetaan säännöllisillä yksiköiden, ryhmien ja tiimien tapaamisilla sekä yhteisillä henkilöstön aamukahveilla ja kehittämispäivillä.
Monipaikkainen kampusrakenne vaatii toimintatapoja, joilla yhteistä tilannekuvaa luodaan työskentelypaikasta riippumatta. Humakin itsearviointiraportissa, auditointihaastatteluissa ja työpajoissa tuli toistuvasti esille aamukahvikäytäntö, jolla tuodaan esille ajankohtaisia ja yhteisiä asioita koko henkilöstölle. Epäselväksi kuitenkin jäi, miten vuorovaikutteisia tilaisuudet aidosti ovat. Johdon käsitys tästä vaikutti olevan hieman muuta henkilöstöä positiivisempi. Monipaikkaisuudessa tekniikan kehitys on tuonut uuden ulottuvuuden Humakin henkilöstön ja opiskelijoiden jokapäiväiseen arkeen. Niin opiskelijoista kuin henkilöstöstäkin yhä useampi on vuorovaikutuksessa korkeakouluyhteisöön käytännössä vain verkon välityksellä. Henkilöstö ja opiskelijat kokivat monipaikkaisuuden vahvuudeksi ja tulevaisuuden menestystekijäksi.
Selvänä vahvuutena ja hyvänä käytäntönä auditointihaastatteluissa nousi esiin arvojen onnistunut viestiminen henkilöstölle. Auditointihaastatteluissa todettiin, että Humakiin hakeutuu samanhenkisiä ihmisiä, jotka jakavat Humakin arvot. Myös henkilöstön työpajoissa vahva arvopohja nousi konkreettisesti esiin. Arvopuhetta koettiin käytävän runsaasti ja sitä vahvistetaan toistuvasti sekä johdon toimesta että henkilöstön kesken. Tämä vahvistaa ja auttaa pitämään yllä yhteistä toimintakulttuuria.
Monipaikkaisuuden haaste nousi esille sekä henkilöstön haastatteluissa että työpajoissa. Kokemus yhdessä tekemistä jää vaillinaiseksi eikä tapaamisia kasvokkain ole riittävästi. Myös johto jää etäiseksi. Eri kampusten arjen tuntemus ja yhteisöllisyys ei synny ilman säännöllisiä tapaamisia. Haastatteluissa nousi myös esille odotus siitä, että yhteisöllisyys olisi Humakin toiminnan perusta. Auditointiryhmä suosittelee, että etä-, läsnä- ja hybridityötä tulee johtaa tavoitteellisesti ja hallitusti ja tätä kautta kasvattaa yhteisöllisyyttä ja yhteenkuuluvuutta. Humakilla on vahvan ja pitkäjänteisen verkkoavusteisen yhteisöllisyyden toteuttajana mahdollisuudet tavoitella edelläkävijyyttä ja uusien toimintatapojen ideointia tähän. Tämä vaatii kuitenkin aktiivista kehittämistä koko korkeakouluyhteisössä.
Auditointihaastatteluissa ilmeni, että Humakin monipaikkaisuuteen sisältyvien toimintamallien koettiin olevan rinnastettavissa työelämässä vallitsevaan monipaikkaisuuteen. Tämän toivottiin lisäävän opiskelijoiden ymmärrystä työelämän toimintamalleista ja organisaatiorakenteista ja helpottavan heidän orientoitumistaan monipaikkaiseen työelämään. Auditointiryhmä ei kuitenkaan vakuuttunut siitä, että Humakin nykyinen etäopetus on erilaista kuin vastaava opetus muissa korkeakouluissa. Auditointiryhmä suosittelee, että Humakin johto ja koulutuksesta vastaavat selkeyttävät ja kuvaavat, miten Humakin monipaikkaisuus lisää opiskelijoiden ymmärrystä monipaikkaisesta työelämästä.
Yhteydenpito etäisyydestä riippumatta varmistettava yhteisillä etä- ja hybridityön pelisäännöillä ja toimivan tiimirakenteen varmistamisella
Itsearviointiraportin mukaan yhteydenpito etäisyydestä riippumatta varmistetaan esihenkilötyöskentelyllä ja organisaatiorakenteella, jossa kaikilla on paikkansa tiimeissä ja ryhmissä.
Nykyaikaiset työvälineet antavat hyvät mahdollisuudet yhteydenpitoon ja työskentelyyn sijainnista riippumatta. Auditointihaastatteluiden ja henkilöstön työpajojen perusteella tähän liittyy kuitenkin haaste. Jos etätyötä ei johdeta tavoitteellisesti, yhdessä tekemisen kulttuuria ja yhteisöllisyyttä on vaikea saavuttaa. Humakissa toteutettavalle etätyölle on olemassa ohjeet, jotka löytyvät intrasta, mutta sellaisenaan ne eivät vielä riittävästi varmista käytäntöjen toimivuutta. Etätyöhön liittyvä valinnanvapaus ja itseohjautuvuus tekevät vaikeaksi ennakoida esimerkiksi yhteisiin kokouksiin ja tapaamisiin osallistumista. Tämä myös näyttäytyi auditointivierailun haastatteluissa. Auditointiryhmä suosittelee selkeyttämään etä- ja hybridityön tavoitteet ja pelisäännöt sekä varmistamaan, että koko korkeakouluyhteisö toimii niiden mukaisesti.
Henkilökohtainen kohtaaminen oman lähiesihenkilön kanssa tulee turvata, muulloinkin kuin kehityskeskustelujen yhteydessä. Humakin johdon tulee riittävästi näkyä myös kampusten arjessa. Myös auditointiaineistossa kuvattujen tiimirakenteiden toimivuutta Humakin käytäntöihin on syytä tarkastella. Vastuiden tulee olla selkeitä ja tiimirakenteen ja tiimin työskentelytapojen tulee tukea työn kehittämistä ja henkilökohtaisia kohtaamisia. Auditointiryhmä suosittelee, että Humakissa panostetaan säännöllisiin, myös kasvokkain tapahtuviin tapaamisiin.
Auditointihaastatteluissa monipaikkaisuus nähtiin lisäarvoa tuovana tekijänä TKI-toiminnassa yritysyhteistyöverkoston laajenemisen myötä. Haastatteluissa korostui henkilökohtaisten suhteiden merkitys asioiden joustavassa ja laadukkaassa tekemisessä. Tämä on kuitenkin ongelmallista henkilöstön vaihtuessa ja työn tapahtuessa fyysisesti etäällä toisistaan.
Auditointihaastatteluissa ilmeni, että Humakin kampusten henkilöstöllä on omia alueellisia kumppaneita, joiden kanssa tehdään koulutukseen ja TKI-toimintaan liittyvää yhteistyötä ja toteutetaan erilaisia tiedonkeruita. Toiminta ei kuitenkaan ole systemaattista eikä asioita rekisteröidä yhteiseen järjestelmään. Henkilöstön vaihtuessa tämä on ongelmallista. Auditointiryhmä suosittelee Humakille kumppanuuksienhallintajärjestelmän käyttöönottoa. Tämä tukisi monipaikkaisen organisaation yhteistyöverkostojen johtamista ja hallinnointia sekä nykyistä systemaattisempaa tiedonkeruuta ja dokumentointia. Järjestelmän käyttöönotto toisi myös auditointihaastatteluissa toivottua pitkäjänteisyyttä Humakin toimintaan. Myös tähän liittyviä kaikille yhteisiä toimintamalleja ja -prosesseja tulee kehittää ja niistä viestiä.
Kannustava toimintakulttuuri Humakin vahvuutena
Itsearviointiraportin mukaan kannustava toimintakulttuuri Humakissa toteutuu toisia kannustamalla ja innostamalla.
Kannustava toimintakulttuuri on Humakin selkeä vahvuus, mikä tuli toistuvasti esille auditointivierailun aikana. Henkilöstöllä on lupa tuoda ajatuksiaan esiin joustavasti, lähteä mukaan kokeiluihin ja kokemuksista kerrotaan kollegoille etäkohtaamisissa. Tämä mahdollistaa myös oppimisen muiden kokemuksista. Auditointiryhmä kannustaa Humakia jatkamaan henkilöstön ja opiskelijoiden arvostaman toimintakulttuurin ylläpitämistä, kehittämistä ja rikastuttamista. Kannustavan toimintakulttuurin ydinsanomasta ja toimintamalleista on tärkeää viestiä monipaikkaiseen työyhteisöön rekrytoiduille uusille työntekijöille jo perehdytyksen yhteydessä.
Kampusjärjestelyjä kannattaa pohtia
Monipaikkaisuutta perusteltiin Humakin johdon ja hallituksen haastatteluissa valtakunnallisen tehtävän hoitamisella. Lisäksi monipaikkaisuus nähdään osana Humakin yhteiskuntavastuuta. Monipaikkaisuuden kautta saadaan tuotettua tärkeää osaamista laajemmin Suomeen. Sidosryhmät toivat lisäksi esiin monipaikkaisuuden tärkeyden Humakille eri alueiden verkostojen tuntemisessa.
Auditointihaastatteluiden ja työpaja-aineiston perusteella kävi ilmeiseksi, että kampusten sijoittuminen hajalleen – ja jopa etäälle keskustojen muiden korkeakoulujen, oppilaitosten ja työpaikkojen luota – lisää etätyöskentelyä ja vähentää sitä kautta yhteisöllisyyttä. Useassa haastattelussa todettiin, että verkon välityksellä tapahtuvista kohtaamisista puuttuu henkilökohtaisuus eikä luontevia arkisia kohtaamisia synny. Auditointiryhmä suosittelee, että hallitus ja johto pohtivat Humakin toimintojen sijoittumista esimerkiksi muiden alueilla toimivien korkeakoulujen läheisyyteen, jolloin sekä henkilöstö että opiskelijat saisivat nykyistä vahvemman yhteisön tuen ja laajemmat mahdollisuudet yhteisöllisyyteen. Humakin tämänhetkiset kiinteistöt määrittävät liikaa toiminnan suunnittelua ja toteutusta. Pienemmät, nykyaikaista opetusteknologiaa hyödyntävät tilat lähellä muita opiskelijayhteisöjä voisivat luoda toimivan ja nykyistä kustannustehokkaamman kokonaisuuden opetuksen järjestämiselle ja samalla myös henkilöstölle. Näin myös turvattaisiin alueelliseen osaamistarpeeseen vastaaminen sekä yhteistyöverkostojen rakentaminen. Tätä Humakin johto ja hallitus pitivät tärkeänä. Edelleen auditointiryhmä suosittelee, että hallitus ja johto pohtivat myös, mikä on itsenäisten kampusten lisäarvo vai voisiko koulutuksen järjestää alueellisesti satelliittikoulutuksena Humakin pääkampukselta käsin.