Kvalitetssystemet utvecklas och revideras
Arcadas kvalitetssystem är förankrat i högskolans strategi och är uppdelat i fyra huvudområden: utbildningar, kontinuerligt lärande, Arcadas tjänster och FUI-verksamhet. Samverkan och genomslag i samhället är integrerat i utbildningen och FUI-verksamheten i kvalitetssystemet, men borde tydliggöras i beskrivningen av kvalitetssystemet. Enligt beskrivningen av kvalitetssystemet anger strategin riktningen för utvecklingen, hur samverkan med samhället säkerställs samt centrala åtgärder för att uppnå målen.
Kvalitetssystemet har utvecklats systematiskt över tid och systemet genomgick en större revidering 2022. Fram till 2021 sammanställde ett separat kvalitetsuppföljningsteam skriftliga rapporter om nyckeltal som visade organisationens utfall och gav rekommendationer till åtgärder. Efter organisationsförändringen 2022 sammanställer kvalitetsteamet istället basdata för akademichefer, direktören for Arcada-tjänster och HR-teamet som analyserar utfall och utveckling, sätter det i kontext och presenterar slutledningar och åtgärdsförslag i sina rapporter för ledningsgruppen. Det finns belägg för att data som genereras genom kvalitetssystemet används systematiskt i styrningen av organisationen. Systemet fångar upp signaler och möjliggör en nyanserad bild av organisationen som grund för riktad utveckling. Det är för tidigt att säga hur effektivt systemet fungerar som helhet, eftersom det är relativt nytt och ännu inte har införlivats i hela organisationen i tillräcklig utsträckning. Å andra sidan fick auditeringsgruppen inga belägg på att det tidigare systemet inte skulle ha stött kvalitetssäkringen och -utvecklingen av högskolans verksamhet.
Ett kvalitetssystem kommer att vara under ständig utveckling, och det är mycket troligt att systemet kommer att behöva justeras efter den första genomkörningen. Ett brett sammansatt kvalitetsråd utvärderar årligen kvalitetssystemet. Enligt auditeringsintervjun har kvalitetsrådet ägnat mycket tid åt akademirapporterna. Rapporterna har nu ett större fokus på framtiden och vilka åtgärder som behöver genomföras för att uppnå målen för organisationen framöver.
Olika kvalitetsindikatorer har identifierats som en del av kvalitetssystemet. De flesta av dessa är baserade på kvantitativa data som antal sökande, avhopp, genomströmning etc. Dialogmöten och andra former av kvalitativa bedömningar genomförs för att få en bättre överblick och mer djupgående kunskap. Detta bidrar till att höja nivån på den feedback som genereras via systemet och kompletterar helhetsbilden av organisationen. Arcadas ledning uttrycker att kvalitativa data är utmanande att arbeta systematiskt med. Man påpekar dock att stödtjänster har arbetat bra med de utbildningsansvariga i syfte att lyfta fram nyanserna i studentfeedbacken och sprida god praxis i organisationen. Auditeringsgruppen rekommenderar att Arcada fortsätter att arbeta för en bättre balans mellan kvantitativa och kvalitativa data så att informationsunderlaget blir så komplett som möjligt.
Utbildning
Kvalitetshanteringen av utbildningarna är väl beskrivet i kvalitetssystemet och omfattar alla delar av utbildningsverksamheten, från godkännande av studieplaner till uppföljning, återkoppling och kvalitetsutveckling. Det är viktigt för en utbildningsinstitution att lyssna på sin huvudsakliga målgrupp – studenterna. På Arcada sker detta på två olika nivåer: genom individuell utvärdering av studieavsnitt med efterföljande dialogmöten samt genom dialogmöten relaterade till hela utbildningar. På båda nivåerna följs studenternas feedback upp av lärare och/eller programkoordinator och studenterna får återkoppling på sin feedback. Studenternas röst har således en tydligt definierad roll i högskolans kvalitetssystem. Enligt högskolans självvärdering är studenterna dessutom representerade i alla rådgivande organ, inklusive kvalitetsrådet, för att säkerställa studenternas delaktighet. Sammanfattningsvis har högskolan tillgång till en stor mängd data från studenterna, och det framgår av intervjuerna att mycket tid läggs på att bearbeta dessa data. Detta gör det möjligt för högskolan att identifiera sina utvecklingsbehov på utbildningsområdet och driva en målinriktad utveckling med hjälp av kvalitetssystemet.
FUI-verksamheten
Kvalitetssystemet börjar med att peka på hur FUI-verksamheten kan stödja utvecklingen av programmen och hur programmen kan stödja utvecklingen av FUI-verksamheten. Det förefaller dock som om kvalitetssäkringen av FUI-verksamheten är mer inriktad på extern finansiering, publikationssiffror och publikationernas kvalitet än på att uppnå sektorsövergripande samverkan. Detta betonades under auditeringsbesöket av både lärare och studenter som ville ha en tydligare koppling mellan forskning och undervisning. Auditeringsgruppen konstaterar att ett betydande arbete har gjorts för att bygga upp FUI-verksamheten vid Arcada, men anser också att mer arbete bör göras på integrationen mellan FUI-verksamheten och utbildningarna och att detta bör förtydligas i beskrivningen av Arcadas kvalitetssystem.
Arbetslivet och samhället
Kvalitetssystemet skall också säkerställa att förändringar i omvärlden som kan påverka högskolans verksamhet uppmärksammas. I detta sammanhang är branschrådet och högskolans alumnverksamhet viktiga. Branschrådrepresentanter uppskattade möjligheter till att vara delaktiga i högskolans strategiarbete, och det är tydligt att branschråden används för att säkerställa att Arcadas professionsinriktade utbildningar möter arbetsmarknadens och samhällets behov. Branschrådens och alumnverksamhetens roll verkar vara något marginaliserad i själva beskrivningen av kvalitetssystemet, och deras möjligheter att påverka kvalitetssystemet verkar vara något diffusa. Samtidigt finns det en variation i antalet branschrådsmöten och något olika uppfattningar om det reella påverkansmöjligheter i de olika branschråden. Detta är en svaghet i systemet som akademirapporten för 2023 pekar på. Det konstaterades också under besöket att branschrådens möjligheter att ge rekommendationer baserade på utvärderingarna ännu inte har förverkligats. För att detta ska ske krävs ett systematiskt arbete. Högskolans ledning skulle välkomna ett ännu närmare samarbete med arbetslivet och samhället, men påpekar också att Arcada som en liten, statligt finansierad högskola har sina begränsningar.
Sammanfattningsvis är intrycket att Arcada arbetar med att förankra en öppen dialogbaserad kvalitetskultur som till stor del bygger på delaktighet från alla delar av organisationen. Det är tydligt att alla inte ännu är lika förtrogna med kvalitetssystemet. Arcada måste därför sträva efter att införliva systemet i organisationen som helhet, samtidigt som man systematiskt utvecklar systemet och anpassar det till den övergripande organisationen.