Även om det nya kvalitetssystemet är så nytt att det inte till alla delar ännu hunnit implementeras har de nya mallarna för akademi- och enhetsrapporter visat sig välfungerande och användbara. Då de tidigare institutionerna utformade institutionsvisa kvalitetsrapporter i löpande text och fritt formulerade visade sig jämförbarheten inte alltid tydligt. Inte heller över tid gav rapporterna alltid en överskådlig bild av utvecklingen och progressionen.
Då studieplanerna och organisationen förnyades och kvalitetssystemet utvecklades och anpassades i enligthet med detta togs därför en ny modell för enhetsvis rapportering ibruk som ännu tydligare ska stöda PGSA-cykeln. Utgångspunkten för rapporteringsmodellen togs i en internationell modell för kriskommunikation, den såkallade SEES-modellen, där först data eller läget presenteras, sedan analyseras och sätts i omvärldskontext, varefter en bedömning av sannolik framtida utveckling ges. Utifrån dessa ges slutligen motiverade åtgärdsförslag. För att skapa ett uppföljnings- och rapporteringssystem som är transparent och dessutom inte för belastande för dem som sammanställer rapporterna togs vidare en excelbotten i bruk för rapporteringen med färdiga och gemensamma ramar – lika för alla enheter i organisationen. Detta har gjort rapporterna tydligare och mer jämförbara både sinsemellan och över tid.
Exempelvis enheten Arcada-tjänster kommer redan i höst att utifrån vårens rapport gå vidare med några av de föreslagna utvecklingsåtgärderna och sammanställa en ny rapport där analyserna utvecklas och bygger vidare på genomförda åtgärder. Akademinerna går likaså vidare med i rapporterna identifierade utvecklingsåtgärder, efter att en gemensam prioritering gjorts och kostnadseffekterna av de föreslagna åtgärderna godkänts i samband med budgeten för 2024.
För akademiernas del har kvalitetsrådet vidare konstaterat att gemensamma processer och en gemensam årsklocka för datainsamling är nödvändig och att dessa bör koordineras med rapporteringen. En årsklocka har därefter utarbetas tillsammans med kvalitetsplaneraren och tas i bruk från hösten 2023. Vad gäller gemensamma och smidiga processer för datainsamling väntar utvecklingen på ibruktagning av dels det nya studieregistret SISU, dels ärendehanteringsverktyget som gör också kvalitativa feedbackdata lättare att hantera och göra tillgängligt för relevanta aktörer.
Ett annat exempel på en framgångsrik utvecklingsåtgärd då det gäller kvalitetssystemet är ibruktagningen av de årliga chefsdialogerna baserade på teamens verksamhetsdialoger och de individuella utvecklingsdialogerna som infördes 2019. Under chefsdialogerna, som ordnas i början av hösten, behandlar rektor, direktören för HR och förvaltning tillsammans med respektive chef sådana olika personalfrågor som är relevanta med tanke på följande verksamhetsårs planering. Kompetensutveckling, rekryteringsbehov, personalrelaterade framgångar och utmaningar behandlas och dokumenteras som underlag för den strategiska verksamhetsplaneringen. Också exempel på goda praktiker delas under dessa chefsdialoger, som samtidigt tjänar syftet att ge rektor och HR-direktören en både bred och djup bild av personalens situation vid högskolan. Mallen för chefsdialogen har utvecklats över åren utifrån återkoppling från deltagarna, men också utifrån identifierade utvecklingsbehov då det gäller HR-funktionen.