Laatutyö on osa yhteisöllistä arjen toimintaa
CAF-malliin perustuva Lapin ammattikorkeakoulun laatujärjestelmä kattaa ammattikorkeakoulun toiminnan ja tukee ammattikorkeakoulun perustehtävien toteuttamista. Laatujärjestelmä on kuvattu kattavasti ja toimintojen, toimijoiden ja konsernin sisäiset roolit ja vastuut on kuvattu laajasti. Laatujärjestelmää on kehitetty pitkäjänteisesti ja systemaattisella otteella. Laaja laatujärjestelmä on toimiva, eikä estä kehittämistä tai ole liian byrokraattinen. Auditointivierailun aikana saatiin näyttöä siitä, että laatujärjestelmä tuottaa jatkuvaa tietoa, jonka avulla toimintaa kehitetään joustavasti ja nopeasti reagoiden. Auditointiaineiston mukaan laatujärjestelmän toimivuutta ja tehokkuutta tarkastellaan vuosittain toteutettavassa johdon katselmuksessa. Tarkoituksena on varmistaa johdon vastuiden toteutuminen laatujärjestelmän vaikuttavuuden arvioinnissa ja järjestelmän jatkuvassa kehittämisessä.
Laatutyössä kehittämisen painopisteet ja kehittämiskohteet määritellään strategian, CAF-itsearvioinnin, sisäisten auditointien ja kerättyjen palautteiden perusteella. Lapin ammattikorkeakoulussa viimeisin CAF-itsearviointi on tehty vuonna 2020. Vaikka auditointihaastatteluissa henkilökunta ei tunnistanut CAF-itsearviointimallia toimintaa ohjaavana järjestelmänä, laatuprosessit ja henkilökunnan sitoutuminen prosessien kehittämiseen välittyi toiminallisena ja sisällöllisenä kehittämisenä. Arviointiryhmä suositteleekin CAF-itsearviointiprosessin ja sen merkityksen ammattikorkeakoulun toimintojen kehittämisessä esiin nostamista entistä näkyvämpänä osana johtamisesta ja viestintää.
Lapin ammattikorkeakoulussa on kehitetty sisäisiä auditointeja. Sisäisten auditointien laajuus ja toteuttamistapa, jossa mukana on laajasti kehittäjiä myös korkeakoulun ulkopuolelta, tuo ammattikorkeakoululle ajantasaista ja monipuolista tietoa ammattikorkeakoulun toiminnan vahvuuksista ja kehittämiskohteista. Sisäisten auditointien palaute toimii johdon katselmuksissa materiaalina kehittämistoimista päätettäessä ja siten toiminnan johtamisessa. Auditointihaastatteluissa vahvistui sisäisten auditointien merkitys eri toimintojen selkeyttämisessä ja kehittämisessä sekä kehittämistoimien priorisoinnissa.
Lapin ammattikorkeakoulun johto ja henkilöstö ovat sitoutuneet laatujärjestelmään ja jatkuvaan kehittämiseen. Auditointiryhmä sai auditointivierailulla vahvan näkemyksen siitä, että laatutyö ja toiminnan kehittäminen ovat osa henkilöstön jokapäiväistä arkea. Laatukulttuuria kuvattiin auditointihaastatteluissa järjestelmälliseksi, avoimeksi, ymmärrettäväksi, kuuntelevaksi, yhteisölliseksi, kehittäväksi, koko ajan paranevaksi ja jopa arjessa huomaamattomaksi. Auditointivierailun mukaan Lapin ammattikorkeakoulun arvot luottamus, ennakkoluulottomuus ja yhteisöllisyys ovat osa yhteisön arkea. Haastatteluiden mukaan laatukahvit sekä rehtorin ja osaamisaluejohtajien näkyvyys ja lähestyttävyys tukivat organisaation sisäistä vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyden kehittymistä.
Palautteen pohjalta kehitettävät prosessit ohjaavat käytännön toimintaa arjessa
Auditointihaastatteluissa vahvistui käsitys toimivien prosessien keskeisestä merkityksestä Lapin ammattikorkeakoulun kaikessa toiminnassa. Prosessitiimien aktiivisuus ja ketteryys nopeana palautteen käsittelijänä ja arjen toiminnan kehittäjänä nousi esiin useissa haastatteluissa. Myös Lapin ammattikorkeakoulun tarpeisiin kehitetyt tietojärjestelmät tukevat prosessien kokonaisvaltaista kehittämistä. Toimivat ja tarpeen mukaan kehitettävät prosessit mahdollistavat yhdenmukaiset toimintatavat ja toiminnan kehittämisen. ARC-järjestelmän hyödyntäminen prosessien kehittämisessä on hyvä esimerkki arjen toimintaa palvelevasta prosessien kehittämisestä. Järjestelmässä strategian ja toiminnan yhteydet on visualisoitu, mikä auttaa korkeakouluyhteisöä hahmottamaan muutosten vaikutukset kokonaisuuteen. Onnistuneena prosessin kehittämisen esimerkkinä auditointihaastatteluissa nousi esiin TKI-toiminnan prosessien kehittäminen, jossa TKI-toiminnasta saadun palautteen perusteella TKI-toiminnan prosesseja lisättiin ja prosesseja kehitettiin huomioimalla yritysrajapinta entistä paremmin. TKI-hankkeissa palautetta kerätään puolen vuoden välein ja hankkeen lopussa. Haastattelujen mukaan TKI-toimintaan ollaan suunnittelemassa kaksi vuotta hankkeen loppumisen jälkeen lähetettävää palautekyselyä. Erityisesti TKI-hankkeiden vaikuttavuuden arvioimiseksi auditointiryhmä suosittelee palautekyselyn edelleen kehittämistä ja käyttöönottoa.
Laatujärjestelmässä ammattikorkeakoulun toiminnasta saadaan kattavasti palautetta useiden prosessien kautta. Palaute viedään eri toimijoille tiedoksi ja toimenpiteitä varten. Opiskelijoilta opetuksesta saatu palaute viedään osaamisalueiden johtajille ja osaamispäälliköille, jotka käsittelevät palautetta tiimeissä. Sopimuskumppaneilta kerätään palautetta kaksi kertaa vuodessa käytävissä arviointikeskusteluissa. Samalla saadaan tietoa alueen kehittämistarpeista ja TKI-toiminnasta. Myös muilta sidosryhmiltä saadaan välitöntä palautetta tiiviin yhteistyön kautta. Auditointiryhmä suosittelee entistä järjestelmällisempää palautteen keräämistä erityisesti muilta sidosryhmiltä kuin sopimuskumppaneilta sekä sidosryhmien nykyistä tiiviimpää ja järjestelmällisempää osallistamista kehittämiskohteiden tunnistamiseen ja prosessien kehittämiseen.
Auditointihaastattelujen perusteella palautejärjestelmän tuottamaa tietoa hyödynnetään prosessien ja toimintatapojen kehittämisessä yhteisöllisesti sekä yksittäisen opettajan tai muun toimijan kehittäessään toimintaansa. Esimerkkejä saadun palautteen ja ulkoisen toimintaympäristön muutosten huomioimisen perusteella kehitetyistä onnistuneista ratkaisuista ovat Master Schoolin perustaminen ja Tornion liiketalouden koulutuksen joustavuuden ja saavutettavuuden parantaminen monimuotokoulutuksena.
Opiskelijoiden laatutyöhön osallistamisen kulttuuri tarvitsee vahvistamista ja ohjausta
Auditointivierailun aikana auditointiryhmälle välittyi kuva siitä, että opiskelijat ovat ylpeitä Lapin ammattikorkeakoulusta ja pitävät yhteisöllisyyttä ammattikorkeakoulun vahvuutena, mutta opiskelijoiden ja opiskelijakunnan osallistamisen ja osallistumisen kulttuuri korkeakoulun laatutyöhön on jäänyt vakiintumatta ja tarvitsee vahvistamista. Opiskelijat tunnistavat erilaiset palautekyselyt, joilla voivat antaa opintojaksopalautetta ja palautetta annetaan myös suoraan opettajille. Kuitenkin opiskelijoiden tunnistamat järjestelmälliset vaikuttamisen tavat korkeakouluyhteisöön ja toiminnan kehittämiseen olivat osin hajanaisia ja tarkentumattomia.
Lapin ammattikorkeakoulussa on jo tehty opiskelijakunnan aktivointia toimintojen kehittämiseen. Auditointiryhmä suosittelee, että opiskelijoiden aktivointia tulee jatkaa entistä järjestelmällisemmin ja varmistaa, että aktiivinen osallistuminen ja järjestelmälliset toimintatavat, kuten säännölliset tapaamiset johdon kanssa, jatkuvat myös opiskelija-aktiivien vaihtuessa. Auditointiryhmä suosittelee, että opiskelijat otetaan nykyistä järjestelmällisemmin mukaan ammattikorkeakoulun toiminnan kehittämiseen ja opiskelijoiden osallistumista strategiaprosessiin ja laatutyöhön tuetaan ja vahvistetaan. Mahdollisimman kattavan opiskelijanäkökulman saamiseksi on tärkeää, että opiskelijoiden osallistamisessa otetaan huomioon erilaisten opiskelijaryhmien mahdollisuudet osallistua ja vaikuttaa toiminnan kehittämiseen.