Laadunhallinnan menettelyt tukevat Savonian kykyä oman toimintansa kehittämiseen
Savonialla on neljä strategiasta johdettua toteutusohjelmaa. Toiminnanohjausjärjestelmä kattaa systemaattisesti nämä toteutusohjelmat. Tietoa toiminnanohjausjärjestelmään kertyy seurantamittareista sekä arviointi- ja palautekyselyistä. Vastuuryhmät käsittelevät saadun arviointi- ja palautetiedon toiminnan kehittämiseksi.
Toiminnanohjausjärjestelmä kattaa ammattikorkeakoulun perustehtävät, ja laadunhallinnan menettelytavat ilmenevät kaikissa toiminnoissa. Auditointivierailulla auditointiryhmä tutustui muun muassa demon kautta jatkuvan oppimisen laadunhallinnan menettelytapoihin, jotka pohjautuvat toiminnanohjausjärjestelmään.
Auditointihaastattelujen mukaan toiminnanohjausjärjestelmä saa aikaan toiminnan kehittämistä läpi organisaation. Auditointivierailulla auditointiryhmä kuuli esimerkkejä opetukseen, TKI- toimintaan, työelämäyhteistyöhön, opiskelijaohjaukseen, sisäiseen viestintään ja opiskelijahallinnon liittyvästä raportoinnista. Hallituksen jäsenet kertoivat menettelyistä, joilla hallitus seuraa toiminnanohjausjärjestelmän tuottamaa tietoa tavoitteiden saavuttamiseksi ja tekee tarvittavia korjausliikkeitä. Henkilöstöllä on mahdollisuus tehdä laatupoikkeamailmoitus intrassa. Yleisesti ottaen Savoniassa korostettiin tavoiteasetannan merkitystä tiedon hyödyntämisessä toiminnan kehittämiseksi ja tavoitteiden saavuttamiseksi.
Savonian toiminnanohjausjärjestelmä perustuu pitkäjänteiselle kehittämiselle
Savonian toiminnanohjausjärjestelmää on kehitetty pitkäjänteisesti. Järjestelmä on ollut käytössä jo edellisen auditoinnin (2016) aikana ja etenkin sen tuottaman tiedon monipuolisuus on kehittynyt edelliseen auditointiin nähden. Auditointiaineiston pohjalta voidaan todeta, että tiedontuotantopalveluiden kehittäminen on edistynyt suunnitelman mukaisesti ja vastaa hyvin tarkoitustaan.
Auditointiryhmä kannustaa Savoniaa ottamaan toiminnanohjausjärjestelmän kehitystyössä seuraavan kehitysaskeleen ja pohtimaan, voisiko tulevaisuuden kehitystyössä hyödyntää ennakointitietoa esimerkiksi alueen työvoimatarpeista. Lisäksi tekoälyn yhdistäminen toiminnanohjausjärjestelmään voisi kytkeä Savonian nykyistä vahvemmin ympäröivään yhteiskuntaan jo nyt erinomaisella tasolla olevan yhteiskunnallisen vaikuttavuuden lisänä.
Savonia esittää itsearviointiraportissa kehittämiskohteekseen tiimien ja tulosyksiköiden rajat ylittävien toimintojen laadunhallinnan vahvistamisen. Auditointiryhmä kannustaa jatkamaan tätä työtä organisaatiouudistuksen myötä. Laadunhallinta voi parhaimmillaan toimia yksiköiden välisen toiminnan vahvistajana, kun yhteisesti jaettu laatukulttuuri ja laadunhallinta tukevat toimintojen kehittämistä. Auditointiryhmä esittää pohdittavaksi, olisiko seuraavaksi mielekästä laatia toiminnanohjauksen ja laatutyön käsikirja, joka huomioisi laaja-alaisesti eri yksiköiden laatutyön tarpeet. Savonian tulee selvittää, miten toimintaa voisi kehittää ja laatutyötä kuvata entistä systemaattisemmin toteutusohjelmien ja osaamisalueiden avulla. Näin myös kulttuuriala integroituisi vielä vahvemmin toiminnanohjaukseen.
Vastuiden visualisointi selkeyttäisi laadunhallinnan kokonaisuutta
Laadunhallinta kattaa Savonian ydintoiminnot, ja vastuut on kuvattu eri dokumenteissa, kuten johtosäännössä, laatuohjelmassa ja Savonia-tasoisten ryhmien tehtävänkuvissa. Auditointivierailun aikana kävi ilmi, että henkilöstön keskuudessa esiintyi tästä huolimatta epäselvyyttä laadunhallinnan vastuiden jakautumisesta. Ylimmän johdon tasolla laadunhallinnan vastuut tunnistettiin hyvin. Haasteet henkilöstön osalta voivat liittyä organisaatiouudistukseen ja siihen, että toimijoiden vastuita on kuvattu eri dokumenteissa. Auditointiryhmä ehdottaakin, että laadunhallinnan vastuista muodostetaan yksi visuaalinen kokonaisuus, jossa ovat mukana kaikki laadunhallinnan vastuulliset toimijat, myös ulkoiset kumppanit ja opiskelijat.
Toiminnanohjausjärjestelmän ja johtamisjärjestelmän välisten suhteiden selkeä visuaalinen kuvaus voisi edistää jokaisen savonialaisen ymmärrystä laadunhallinnan kokonaisuudesta, joka sinänsä on toimiva ja tarkoituksenmukainen. Tämä edistäisi itsearviointiraportissakin tunnistettuun haasteeseen eli laadunhallinnan kokonaisuuteen vastaamista tilanteessa, jossa organisaatiota on uudistettu ja uusia yksiköitä perustettu.
Savonialainen laatukulttuuri on avointa ja kokeilevaa
Savonialainen laatukulttuuri on avointa, osallistavaa, innovatiivista ja kekseliästä. Opiskelijat, sidosryhmät ja henkilöstö voivat osallistua Savonian laatujärjestelmän kehittämiseen Savonian laatuohjelman mukaan monin tavoin. Opiskelijoiden kohdalla korostetaan aktiivista vuorovaikutusta, kuvataan lukuisia palautekanavia sekä todetaan opiskelijan aktiivisen roolin korostavan sitä, että laatu on arjen tekoja myös opiskelussa. Savonialla on yhteistyö- ja rahoitussopimus opiskelijakunta Savottan kanssa. Opiskelijakunnan jäsenet osallistuvat Savonia-tasoisiin ryhmiin ja hallituksen toimintaan. Sidosryhmille toteutetaan vuosittain laaja kysely, jonka tulokset käsitellään osavuosikatsausten yhteydessä. Viimeisin julkisesti saatavilla oleva sidosryhmäkysely on kuitenkin toteutettu viimeksi vuonna 2019 ja Savonia on uusimassa kumppanuusmalliaan. Henkilöstölle toteutetaan vuosittain laaja henkilöstökysely.
Auditointivierailun aikana kuultiin esimerkkejä useista ketteristä tavoista kehittää toimintaa ja kokeilla erilaisia asioita, kuten hankkeiden pohjalta syntyneet ideat uusista YAMK-tutkinto-ohjelmista. Auditointivierailun aikana syntyi kokemus siitä, että etenkin TKI-työstä nousseita herätteitä oli otettu käyttöön koulutuksen, täydennyskoulutuksen, jatkuvan oppimisen ja sidosryhmäyhteistyön kehittämisessä.
Savonian laatukulttuurin ytimessä on auditointivierailun perusteella innostava visio ja selkeät yhteiset tavoitteet. Onnistumisen kokemusten yhteinen jakaminen ja tähän liittyvät käytännöt ovat osa savonialaista toimintakulttuuria. Useissa yhteyksissä, kuten sidosryhmähaastattelussa, korostettiin myös välittömien vuorovaikutussuhteiden merkitystä Savonian avoimen laatukulttuurin pohjana. Uuden organisaatiorakenteen myötä yksiköiden edustajat kuvasivat olevansa oppimassa ja rakentamassa yhdessä myös uudenlaisia toimintatapoja.
Savonia oli nostanut itsearviointiraportissa kehittämiskohteekseen kielellisen tasa-arvon parantamisen. Kansainvälisen henkilöstön ja opiskelijoiden määrän kasvaessa auditointiryhmä suosittelee, että Savonia huolehtii heidän osallistamisestaan yhteiseen kehittämiseen sekä englanninkielisen, saavutettavan tiedon tuottamisesta toiminnanohjaus- ja laatujärjestelmään liittyen. Auditointivierailun ajankohtana Savonia oli kehittämässä englanninkielistä henkilöstöintraansa, joka osaltaan edistää Savonian kansainvälistymistavoitteita. Näin myös kansainvälinen henkilöstö pystyy hyödyntämään täysimääräisesti laadunhallinnan työkaluja ja toiminnanohjausjärjestelmää.