Oulun ammattikorkeakoulun auditointi

Laatujärjestelmä on johtamisen tuki strategian toteuttamisessa 

Oamkin laatujärjestelmän pohjana on PDCA-sykli (kuva 17), ja sen sisältö on avattu intran laatukäsikirjassa. Olemme määritelleet laatutyön osana johtosääntöä. Laatupolitiikka eli laatujärjestelmän periaatteet, tavoitteet ja vastuut on tässä yhteydessä selkeästi tuotu esille. Johtosäännön mukaisesti laadukkuus ohjaa kaikkea oamkilaisten toimintaa ja on keskeinen osa johtamista.  

Kuva 17. Oamkin laatujärjestelmän lähtökohtana on strategia, joka antaa suunnan toiminnalle. Hyödynnämme laatujärjestelmän tuottamaa tietoa johtamisessa.

Oamkin strategia suuntaa toimintaamme kohti visiota ja tavoitteita. Strategiaa tarkastelemme kahden vuoden välein ja uudistamme neljän vuoden välein OKM:n sopimuskauden mukaisesti toimintaympäristön muutokset huomioiden. Strategian ja siihen liittyvät uudistukset hyväksyy Oamkin hallitus.

Strategiset tavoitteet viemme operatiiviselle tasolle seuraavasti:

• tarvittavilla osastrategioilla, esimerkiksi viestintä
• tiekarttojen avulla sekä koulutuksessa (ks. luku 1.1) että TKI-toiminnassa (ks. luku 2.2)
• toiminta- ja taloussuunnitelmalla
• tulosyksikkökohtaisilla strategian toimenpidesuunnitelmilla.

Toimintaa linjaavat suunnitelmat kytkemme vuositasolla Toiminta- ja taloussuunnitelmaan, jossa kohdennamme resurssit eri tulosyksiköille ja toiminnoille (kuva 18).

Tiimit toteuttavat tulosyksiköissä strategian toimenpidesuunnitelmia yhteisesti sovituilla tavoilla. Esihenkilön ja työntekijän välisissä keskusteluissa tarkastelemme tavoitteita henkilökohtaisella tasolla.

Kuva 18. Strategian toteuttaminen Oamkissa.

Prosesseilla ohjaamme tekemistä yhtenäiseksi. Linjaukset ja ohjeistukset vievät strategian käytäntöön. Näin strategiset tavoitteet konkretisoituvat esimerkiksi koulutuksen sekä TKI-toiminnan tiekartoissa, OPS-työn linjauksissa ja TKI-toiminnassa painoaloille suunnatussa hanketoiminnassa.  

Johtamista tukevat monipuoliset seurantajärjestelmät 

Strategian, tulosyksiköiden toimenpidesuunnitelmien ja toiminta- ja taloussuunnitelman, esimerkiksi budjetin, toteutumista seuraamme säännöllisesti johtoryhmän ja tulosyksiköiden kokouksissa ja koulutuksen kehittämisryhmässä. Seurannan pohjalta arvioimme strategian toteutumista ja suuntaamme tarvittaessa toimia uudestaan. Keväällä 2022 teimme strategiakatsauksen OKM:n sopimuskauden välitarkastelun yhteydessä.  

Tuotamme määrällistä tietoa johtamisen tueksi raportointityökalu Power BI:n avulla ja laadullista opiskelija-, henkilöstö- ja sidosryhmäpalautejärjestelmien ja arviointitoiminnan avulla (ks. luku 3.3 ja 3.4).  

Power BI -raportointia on kehitetty tuottamaan tietoa reaaliaikaisesti määräajassa valmistuneista opiskelijoista ja jatkuvasta oppimisesta verrattuna muihin ammattikorkeakouluihin. Voimme hyödyntää työkalua sekä rahoituksen ennakoinnissa että mahdollisten kehittämistoimien suunnittelussa. Power BI toimii työvälineenä johto- ja päällikkötasoilla, mutta raportointia on upotettu myös osaksi henkilöstöintran sisältöjä, jotta olennaiset tiedot ovat avoimesti esillä ja koko henkilöstön saavutettavissa. 

Laadullisten ja määrällisten seurantatietojen esille tuomista, yhteistä keskustelua niistä ja systemaattista käyttöä on tarpeen tehostaa organisaation eri tasoilla.  

Keskustelu ja yhteinen työskentely sitouttaa strategiaan 

Strategiasisältöä on päivitetty syksyllä 2023. Strategiaa on lähdetty uudistamaan yhteisissä tilaisuuksissa nousseiden keskusteluiden pohjalta. Yhteistä näkemystä olemme rakentaneet johdon työpajatyöskentelyssä ja kokonaisuutta käsittelimme Oamkilaisten päivässä marraskuussa, jolloin henkilöstö pystyi tuomaan näkökulmansa strategian pääkohtiin. 

Henkilöstö on keskeinen strategian toteuttaja. Tulosyksiköiden johtajien ja esihenkilöiden rooli on merkittävä tavoitteiden käsittelyssä organisaation eri tasoilla. On tärkeää tehdä Oamkin tavoitteet näkyväksi ja konkretisoida niitä esimerkiksi tiekarttojen avulla sekä keskustella oman työn merkityksestä tavoitteiden saavuttamisessa. Tätä teemme esimerkiksi tulosyksiköiden omissa kehittämistilaisuuksissa sekä TKI-toiminnan ja koulutuksen kehittämisfoorumeissa. 

Päälliköille olemme aloittaneet lisäksi loppuvuonna tilaisuudet Laatu arjen työssä, joissa he ideoivat muun muassa sitä, miten päivitetty strategia saadaan tulosyksiköissä arkistettua ja henkilöstö tunnistaa työnsä yhteyden tavoitteisiin. Tätä työtä jatkamme vuonna 2024. 

Koulutuksessa haemme kasvua strategian mukaisesti. Olemme perustamassa vuoden 2024 alusta opettajien kasvuryhmää, joka tekee esitykset toimenpiteiksi ja kasvun mahdollistamiseksi. Yhteinen työskentely ja toimenpiteiden suunnittelu sitouttaa henkilöstöä strategiaan.