Laatujärjestelmän kehittämistä on tehty pitkäjänteisesti
Jyväskylän yliopiston laatujärjestelmää on kehitetty systemaattisesti, pitkäjänteisesti ja tavoitteellisesti. Yliopistolla on kunnianhimoinen tavoite saada aikaan kokonaisvaltainen strategialähtöinen toimintatapa, jossa laatujärjestelmä, toiminnanohjausjärjestelmä ja johtamisjärjestelmä on nivottu yhteen. Toiminnan kehittäminen pohjautuu osallistavaan strategiaprosessiin, toimintaympäristön analyysiin sekä laatujärjestelmän tuottamaan tietoon. Kokonaisvaltainen malli on selkeä osoitus tavoitteellisesta pyrkimyksestä jatkuvaan laadunhallinnan parantamiseen sekä laatujärjestelmän avulla kehittämistarpeiden tunnistamiseen. Auditointiryhmä suosittelee yliopistoa seuraamaan, että kokonaisvaltaisuuden kääntöpuolena ei synny liian kankeita toimintatapoja, jotta välitöntä kehittämistä kaipaavat pienet ja nopeasti korjattavissa olevat asiat eivät jää vuosikellon ratasten väliin.
Jyväskylän yliopiston laatujärjestelmä on toimiva ja sen kuvaus kattaa yliopiston perustehtävät tutkimuksen ja koulutuksen, niihin perustuvan yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen sekä ydintehtäviä tukevat palvelut. Laatujärjestelmän toimivuudesta ja vaikuttavuudesta koulutuksen ja tutkimuksen osalta on näyttöä. Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen suunnittelu ja toteutus on sisäänrakennettu STAK-kehään, mutta sen arviointia ja kehittämistä ei ole erikseen mainittu, mikä auditointiryhmän näkemyksen mukaan heijastuu myös yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen arvioinnin ja kehittämisen nykytilassa. Auditointivierailun ja -aineiston perusteella yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen kehittämistarpeiden tunnistaminen ja toiminnan kehittäminen vaikuttaa osin perustuvan anekdoottiseen, tapauskohtaiseen ja henkilöityneeseen tiedonvaihtoon. Auditointiryhmä suosittelee, että laatujärjestelmää täydennetään järjestelmällisellä yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen toiminnan ja tulosten arvioinnilla ja seurannalla koko organisaatiossa.
Vaikka laatujärjestelmä tuottaa monipuolista tietoa perustutkintokoulutuksesta, on jatkuvan oppimisen kehittämistarpeiden tunnistamisen ja toiminnan tavoitteellisen kehittämisen osalta vielä havaittavissa katkonaisuutta. Auditointiryhmä suosittelee, että teknistä raportointi- ja seurantajärjestelmää kehitettäisiin eteenpäin niin, että toiminnan eri osa-alueiden sujuva ja ajantasainen seuranta on mahdollista organisaation eri tasoilla. Auditointiryhmä suosittelee myös tutkimustietojärjestelmän täydentämistä tutkimusaineistoja ja yhteiskunnallista vuorovaikutusta koskevilla tiedoilla.
Avoin laatukulttuuri kannustaa osallistumiseen
Jyväskylän yliopistossa toiminnan laatua seurataan ja kehitetään avoimesti sekä yliopistoyhteisöä osallistavasti organisaation eri tasoilla. Henkilöstö ja perustutkinto-opiskelijat osallistuvat toiminnan kehittämiseen organisaation eri toimielimissä ja työryhmissä tarkoituksenmukaisella tavalla. Yliopistossa on myös pitkään ollut aktiivisesti toimiva laadunohjausryhmä. Yksi esimerkki osallistuvasta ja avoimesta laatukulttuurista on, että ylioppilaskunta antaa vuosittain kirjallisen palautteen johdon toiminnasta ja palaute käsitellään yliopiston hallituksessa.
Ulkoisten sidosryhmien osallistuminen toiminnan laadun arviointiin ja kehittämiseen ei ole systemaattista. Auditointiryhmä suosittelee, että sidosryhmien edustajia voisi esimerkiksi olla mukana uusia koulutuksia arvioitaessa. Lisäksi olisi suositeltavaa, että Jyväskylän yliopisto huomioi tohtoriopiskelijat ja jatkuvan oppimisen opiskelijat toiminnanohjausta ja palautejärjestelmää kehittäessään nykyistä enemmän sekä tunnistaa heidät tohtorikoulutuksen ja jatkuvan oppimisen koulutusten kehittämisen ja seurannan kehityskumppaneina. Perustutkinto-opiskelijoiden rooli omien koulutustensa kehittämiseen osallistumisessa on heitä selkeämpi.
Jyväskylän yliopistolla on esittää esimerkkejä useista onnistuneista kehittämistoimista. Yliopistoyhteisö ja sidosryhmät tunnistavat strategian osallistavan ja yhteisöllisen laatimisen onnistuneeksi kehittämistoimeksi. Strategia on laadittu perustuen laajaan tiedon ja näkemysten keräämiseen megatrendeistä ja tiedekuntakohtaisista toimintaympäristön muutoksista. Innovatiivisena ratkaisuna strategiatyön käynnistysvaiheessa toteutettiin Futurisaattori-ajatuskiihdytin, jonka kautta saatiin satoja näkökulmia opiskelijoilta ja opettajilta yliopiston nykyhetkestä ja kehittämistarpeista. Auditointiryhmän näkemyksen mukaan Futurisaattori voi edistää myös strategian toimeenpanoa. Hyvänä ratkaisuna voi myös pitää yritysten ja sidosryhmien osallistamista strategiatyöhön sekä kyselyjen että strategiatyön hackathonin kautta.