Perustehtävien tavoitteiden saavuttamisen ja kehittämisen keskeisiä välineitä ovat strategiasta johdettu toimenpideohjelma sekä KAMK- ja yksikkökohtaiset toimintasuunnitelmat. Toimintasuunnitelmissa kuvataan seuraavan kahden vuoden keskeiset kehittämistoimenpiteet, vastuut ja resurssit. Suunnitelmaa seurataan vuoden aikana mm. mittari-, tunnusluku- ja palautetiedon avulla sekä vuosittain toiminnan raportoinnissa ja johdon katselmuksessa.
Johtamis- ja laatujärjestelmän koetaan antavat raamit toimintatavoille, joiden avulla arjen työssä toteutetaan strategiaa ja tavoitellaan asetettuja tavoitteita. Se antaa rakenteen tunnistaa, suunnitella, toteuttaa ja arvioida johtamisen ja toimintojen tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Järjestelmä tuottaa mittari-, arviointi- ja palautetietoa perustehtävien kehittämiseen. Tulokset ohjaavat kaikkien kolmen perustehtävän tavoitteiden saavuttamista, kehittämistä ja mahdollistavat nopean reagoinnin merkittävien poikkeamien kohdalla.
Niin organisaation sisäisiä kuin muidenkin toimijoiden toiminnassa havaittuja hyviä käytäntöjä jaetaan arjen työssä ja yksikkökokouksissa.
Osallistava laatukulttuuri toiminnan kehittämisessä
Henkilöstö, opiskelijat ja ulkoiset sidosryhmät osallistuvat toiminnan kehittämiseen laajasti. Opiskelijat ovat edustettuina tasavertaisina jäseninä kaikissa keskeisissä ryhmissä, joita ovat mm. KAMK Oy:n hallitus, tutkintolautakunta, YT/TS-toimikunta, poikkialaiset ryhmät, oppimisen kehittämisen työryhmät, kv- ja ohjauksen tiimi. Opiskelijakunta KAMOn kanssa on yhteistyösopimus, jossa sovitaan strategisesta kumppanuudesta ja palveluiden tuottamisesta. KAMOn edustajat tapaavat säännöllisesti (n. 2-3 krt/vuosi) rehtorin, opintoasiainpäällikön, palvelujohtajan ja koulutusjohtajien kanssa. KAMO osallistuu opiskelijarekrytointiin ja markkinointiin, erilaisten tapahtumien ja opiskelijoiden hyvinvoinnin parantamiseen tähtäävien tilaisuuksien järjestämiseen.
Työelämä ja sidosryhmät ovat laajasti mukana TKI-toiminnassa hankkeiden valmistelussa ja toteutuksessa eri rooleissa (esim. osatoteuttajina, rahoittajina, ohjausryhmätyöskentelyssä, asiantuntijoina). Koulutuksessa työelämä osallistuu opetussuunnitelma työhön, ja toimii oppimisympäristönä. Opetuksessa hyödynnetään vierailevia luennoitsijoita. Alumnit vierailevat luennoitsijoina ja osallistuvat alumnipäiviin. Harjoittelujaksojen, opinnäytetöiden ja työelämään tehtävien projektiopintojen yhteydessä käydään jatkuvaa vuoropuhelua. Keinoja osallistaa työelämää, sidosryhmiä ja yhteistyöverkostoja ovat työelämätapaamiset, vierailut ja erilaiset tilaisuudet.
Henkilöstö osallistuu toiminnan kehittämiseen KAMK-tasolla työryhmien ja tiimien työskentelyn kautta. Koulutuksen ja TKI-toiminnan poikkialaisissa ryhmissä ovat edustettuina kaikki osaamisalueet ja asiantuntijapalvelut. Poikkialaisia tiimejä ovat mm. kv-tiimi ja ohjauksen tiimi. Ryhmien rooli on huhtikuussa 2019 toteutetun organisaatiouudistuksen jälkeen koettu epäselväksi. Tähän on vastattu kokoamalla KAMKin keskeiset ryhmät ja roolit pp-esitykseen, joka on julkaistu intrassa suomeksi ja englanniksi sekä käyty yksiköissä läpi tiedonkulun varmistamiseksi.
Palautteen kerääminen eri muodoissaan on osa toimintaa. Työelämä, opiskelijat ja kolmas sektori osallistuvat aktiivisesti suunnitteluun (mm. OPS-työ) ja antavat eri kanavien kautta jatkuvasti palautetta.
KAMKin toiminnan laatu perustuu siihen, että
- teemme oikeita asioita määrittelemällä mitä ja miksi teemme
- teemme asiat oikein määrittelemällä, miten, milloin ja kuka tekee
- jokainen tekee oikeita asioita oikein
- mittamme ja arvioimme toimintaamme
- kehitämme toimintaamme tulosten perusteella
Johtamis- ja laatujärjestelmän osat – toimenpideohjelma, toimintasuunnitelmat ja toimintamallit – kuvaavat kulloinkin toiminnan kannalta oikeat asiat ja määrittelevät aikataulut, roolit ja vastuut tekemiselle. Jatkuvan kehittämisen periaatteen (PDCA) mukaisesti suunniteltujen toimenpiteiden toteutumista seurataan ja arvioidaan mittari-, tunnusluku-, palaute- ja arviointitiedon avulla. Palautetta kerätään opiskelijoilta, henkilöstöltä ja sidosryhmiltä, ja sitä hyödynnetään toiminnan kehittämisessä.
Tehtyjen itsearviointien pohjalta esille nousee, ettei yhteisesti sovittuja toimintatapoja noudateta eivätkä keskeiset roolit ole arjessa selkeitä. Toisaalta esimerkiksi perehdyttämisprosessin koetaan toimivan hyvin.
Opiskelijapalautejärjestelmä koetaan osin toimimattomaksi mm. vähäisen vastaajamäärän vuoksi. Käyttöön ollaan ottamassa Peppi-järjestelmän opintojaksopalautetoimintoa, joka tuo systemaattisuutta palautteen keräämiseen. Opiskelijapalautejärjestelmän sisältämiä palautekyselyitä on vähennetty eikä palautekäytänteet ole kyselyjen osalta vielä vakiintuneita. Opiskelijoiden aktiivisuuden lisäämiseksi kokeiluna aloitettu opiskelijoiden Porinapäivät-tilaisuus on vakiintunut osaksi opiskelijapalautejärjestelmää. Opiskelijakunta KAMO järjestää päivät kaksi kertaa vuodessa, ja niiden aikana opiskelijoilla on mahdollisuus antaa palautetta eri muodoissa (esim. kyselyt, pöytäliinat, liikevalolaput). Palaute ja vastapalaute käydään läpi mm. KAMOn ja opiskelijapalveluiden sekä ravintola-, puhtaanapito ja kahvilapalveluita tuottavan Kajaanin Mamsellin kanssa.
Johtamis- ja laatujärjestelmää kehitetään ketterästi, mutta harkitusti esille tulleiden tarpeiden pohjalta. Vuosittain alkuvuodesta tehtävän johdon katselmuksen (toiminnan raportointi ja mittaritulosten analyysi) ja vuosikellojen katselmoinnin yhteydessä keskustellaan, miten toimenpiteet, aikataulut ja vastuut vastaavat toiminnan tarpeita. Keskustelun pohjalta sovitaan tarvittavista muutoksista.
| Vahvuudet |
Kehittämiskohteet |
| Työelämän, opiskelijoiden ja henkilöstön osallistaminen suunnitteluun ja kehittämiseen |
Keskeisten ryhmien ja roolien vastuiden ja tehtävien kirkastaminen toiminnassa |
| Tiivis yhteistyö työelämän kanssa |
Opiskelijoiden aktiivisuuden lisääminen palautteenantamiseen |