Studentinflytande i berednings- och rättsskyddsprocesser
Universitetslagen garanterar en beslutsfattande roll för studerandena i ÅA-styrelsen, universitetskollegiet och fakulteterna. Sedan länge har ÅA överfört regeln till ledningsgrupper och nämnder. Åbo Akademis Studentkår (ÅAS), till vilken alla studerande hör, har en fortgående dialog mot fakulteterna och stödfunktionerna. På utbildningsnivå finns det 42 ämnesföreningar vid ÅA. Ämnesföreningarna fungerar som en kanal för studerandena till lärarna och fakultetsteamet inom stödfunktionerna. Många ämnesföreningar har en aktiv roll i utvecklingen av utbildningen och kontakten till arbetslivet.
Sedan senaste auditering 2016 har ÅA systematiskt arbetat för att ytterligare integrera studerandena även i berednings- och utredningsprocesser. ÅAS styrelseordförande är numera medlem av rektors ledningsråd. Studerandena finns även med i utredningsgrupper med studentperspektiv (t.ex. fastighetsstrategi). Inom beredningen av regelverk kan ÅAS meddela om behov till en utvecklingslista som upprätthålls. Då en uppdatering görs hålls möten med ÅAS inne i beredningsprocessen utöver att ÅAS deltar i utlåtandeomgången som alltid ingår. Inom rättskyddet har anvisningarna gjorts om så att ÅAS deltar med ett ombud i alla processer där en studerande utreds.
Styrelseuppföljning
Sedan 2012 har ÅA genomfört en styrelseuppföljning vartannat eller vart tredje år beroende på styrelsens mandatperiod. Styrelseordförande äger enkäten. I enkäten ställs frågor kring fyra områden:
- styrelsens arbetsförmåga (sammansättning och arbetsformer, utbildningen för sitt uppdrag, diskussionsklimat)
- styrelsens kunskapsnivå och utvecklingsbehov (högskoleutveckling, forskningspolitik och trender, utbildningspolitik och trender)
- förutsättningarna för styrelsearbetet (samarbetet med rektor, beredningarnas nivå, behandlas rätt ärenden)
- kvalitativ bedömning av styrelsens arbete (strategisk planering, uppföljning, riskhantering)
Styrelsemedlemmarna bedömer varje fråga med ett siffervitsord, i vissa fall såväl arbetsprocessen som arbetskvalitet. Det stora mervärdet är ändå medlemmarnas avslutande reflektioner per område. De har gett upphov till diskussioner som gjort att styrelsen gjort ändringar i sina arbetsmetoder men också förutsatt anpassningar i den beredande organisationen.
Systematik för införande av god praxis
Processanalys eller inhämtad kunskap utifrån ger fortgående behov av uppdatering. Sedan senaste auditering 2016 har ÅA i ökad mån tagit i bruk en modell för att ta fram gemensamma processramverk som varje fakultet eller enhet sedan kan anpassa till sin verksamhet.
På basis av ett initiativ tas det fram ett pilotprojekt som ska svara på frågor om vad ändringen kräver, fördelar och nackdelar. Är det en process alla utbildningar redan genomför samlas det in åsikter om hur modellen fungerar med avsikt att föra vidare detaljer som fungerar bra. När en modell tagits fram piloteras funktionerna vid en eller ett par enheter för att få praktiska erfarenheter. Den uppdaterade modellen sprids sedan till alla fakulteter eller enheter och nödvändiga bestämmelser uppdateras.
Piloteringsmetoden har använts för bedömningsmatris för magisterarbeten och språkrespons av magisterarbeten. Pågående projekt är att skriva kandidatarbete i par och modell för hybridarbete. Nästa är att testa kurser byggda som mikromeriter. Metoden beaktar god praxis i utvecklingen, sprider god praxis och likriktar processer med visst utrymme för anpassningar.
Tydligare administrativa processer med nya datasystem
Sedan auditeringen 2016 har ÅA förnyat sina studieadministrativa system genom att gå med i Peppi-konsortiet, som är det ena av två nationella ekosystem för studieadministration. Det har förbättrat processerna för bl.a. studeranderegistrering, utbildningsplanering inkl. kursregister, schemaläggning, registrering av studieprestationer, sammanställning av uppföljningsdata och statistikrapportering till myndighetsregister. Systemet är också ett viktigt verktyg för studerandena då studieplanering och kurs- och tentamensanmälningar sker via det. Nästa steg är moduler för bl.a. tillgodoräknande och korsstudier.
Även för ärendehanteringen har ny programvara införskaffats. DocSy och Valmu möjliggör bättre uppföljning och tillgång till dokument i pågående och avslutade ärenden. Beslut och protokoll kan numera sökas via en publikationsdatabas på intranätet. Arbetet pågår med att föra in förenhetligade beslutsprocesser, beslutsmallar och elektroniska underskrifter.
Programvaran för forskningens processer har uppdaterats. Via AboCris sköts informationshanteringen av forskningsresultat. Tillgången till ÅA:s forskning är mer lättillgängligt på webben än i tidigare programvara, likaså sammanställningen av uppföljningsdata och rapportering. Nästa steg är att koppla forskningens projekthantering till systemet. Med de nya systemen har ÅA:s administrativa processer likriktats, vilket förenklar t.ex. ersättare-funktioner över resultatenhetsgränserna.