Laatupolitiikka luo hyvän perustan koko korkeakoulun yhteiselle laatutyölle
Oulun ammattikorkeakoulun johtosääntöön kirjattu laatupolitiikka ja laatujärjestelmän periaatteet, tavoitteet ja vastuut muodostavat hyvän ja toimivan perustan korkeakoulun yhteiselle laatutyölle sekä korkeakoulun johtamiselle ja kehittämiselle. Laatutyötä koskevat kuvat ja kuvaukset, jotka ovat intrassa niin henkilöstön kuin opiskelijoiden saatavilla, ovat pitkälle kehiteltyjä, selkeitä ja viestivät systemaattisesta laatutyöstä koko korkeakouluyhteisön vastuisiin kuuluvana asiana.
Oulun ammattikorkeakoulun strategian päivittäminen vuoden 2024 alusta ja viime vuonna tehdyt muutokset organisaatiossa ovat vaikuttaneet myös laatujärjestelmään. Toiminnan kokoaminen kolmeen osaamisalaan ja uuden TKI-yksikön muodostaminen ovat johtaneet vastuiden ja toimintatapojen muutoksiin, mikä on otettu huomioon korkeakoulun laatutyön dokumentaatiossa. Muutoin laatujärjestelmä on auditointihaastattelujen mukaan pysynyt pitkään samanlaisena, mikä on toiminut hyvänä tukena muutosten toteuttamisessa ja luonut jatkuvuutta toiminnan kehittyessä organisaatiossa.
Laatujärjestelmän selkeät menettelytavat mahdollistavat strategian toimeenpanon
Oulun ammattikorkeakoulun strategian päivittäminen perustui monipuolisiin analyyseihin. Siihen sisältyi strategian, toimintaympäristön, ennakointitiedon ja tulevaisuuden tarkastelua eri näkökulmista. Strategiaa valmisteltiin hyvässä vuorovaikutuksessa ammattikorkeakoulun hallituksen ja henkilöstön kanssa. Auditointihaastattelujen perusteella myös opiskelijoilla oli mahdollisuus tuoda näkemyksensä uudistukseen.
Oulun ammattikorkeakoululla on laajat verkostot ja toimivat menettelytavat strategista päätöksentekoa tukevan ennakointitiedon keräämistä ja hyödyntämistä varten. Edellisen auditoinnin kehittämissuositusten perusteella ennakointitiedon käyttöä on systematisoitu erityisesti tutkinto-ohjelmissa. Auditointiaineiston perusteella ennakointi- ja palautetietoa kootaan kattavasti monista eri lähteistä ja sitä myös hyödynnetään. Auditointiryhmä suosittelee Oulun ammattikorkeakoulua kiteyttämään ja dokumentoimaan ennakointitietoa edelleen siten, että se olisi entistä paremmin hyödynnettävissä koko organisaatiossa ja eri toiminnoissa päätöksenteon tukena.
Ammattikorkeakoulun strategian toimeenpanon monipuolisia menettelytapoja ja prosessia on kuvattu hyvin itsearviointiraportissa ja auditointiaineistossa. Strategian toimeenpano ylimmästä johdosta operatiivisen tason konkreettisiksi toimenpiteiksi muodostaa loogisen ja toimivan ketjun, mikä mahdollistaa henkilöstön sitoutumisen strategian tavoitteisiin ja toimeenpanoon.
Laatujärjestelmä tukee korkeakoulun profiilia sekä strategian ja perustehtäviä koskevien tavoitteiden saavuttamista
Oulun ammattikorkeakoulun strategian toimeenpanossa koulutuksen ja TKI-toiminnan tiekarttoja pidettiin auditointihaastattelujen mukaan hyvinä menettelytapoina. Auditointihaastatteluissa korostettiin tiekarttojen merkitystä ohjaavana tekijänä päätettäessä investoinneista ja suurimmista hankkeista.
Strategian toimeenpanon ja sen seurannan tukena ovat selkeät yksikkökohtaiset toimenpidesuunnitelmat, joissa on erinomaisella tavalla otettu huomioon henkilöstön osaaminen ja hyvinvointi sekä TKI-integraatio ja tulostavoitteiden saavuttamista koskevat toimenpiteet. Toiminta- ja taloussuunnitelman tehtävä on puolestaan kohdentaa resursseja strategian tiekartoissa ja toimenpidesuunnitelmissa priorisoituun toimintaan.
Strategian toteutusta tukevien tavoitteiden ja määrällisten mittareiden seurantaprosessi on selkeästi kuvattu itsearvioinnissa ja intranetissä. Ammattikorkeakoulussa on auditointiaineiston mukaan strategian toimeenpanoa ja sen seurantaa koskevat menettelytavat sekä työryhmät ja foorumit, joilla on selkeät tehtävät tässä prosessissa. Laatujärjestelmän tuottamaa tietoa seurataan hallituksessa, johtoryhmässä, koulutuksen kehittämisryhmässä, TKI-johtotiimissä sekä tulosyksiköissä ja tiimeissä, mikä todentui myös auditointihaastatteluissa. Seurantaa koskevat johtopäätökset ja toimenpiteiden eteneminen on kuitenkin kirjattu eri työryhmien lukuisiin muistioihin. Auditointiryhmä kannustaa Oulun ammattikorkeakoulua jatkamaan kehittämistavoitteiden seurannan tehostamista ja kokoamaan seurantatiedot selkeämmin näkyväksi intranettiin.
Henkilöstö tunnistaa työnsä yhteyden ammattikorkeakoulun tavoitteisiin
Laatujärjestelmässä on määritelty menettelytavat, joilla strategiaa toteutetaan organisaation eri tasoilla ja eri työryhmissä. Ammattikorkeakoulun strategiaa on työstetty yhteisöllisyyttä ja avoimuutta korostavin menettelyin. Tästä hyvä esimerkki on henkilöstön kanssa yhdessä toteutettu projekti, jossa ammattikorkeakoulun arvoja – avoimuus, vastuullisuus ja vaikuttavuus – sanoitettiin ja määriteltiin käytännön toteutuksina. Tässä määrittelytyössä arvojen käytännön toteutusta konkretisoitiin muun muassa sidosryhmäyhteistyön jatkamisena, opettajien osaamisen kehittämistyönä ja huomion kiinnittämisenä henkilöstön jaksamiseen sekä opiskelijoiden ohjaukseen.
Itsearvioinnissa todetaan, että henkilöstö on keskeinen strategian toteuttaja. Tulosyksiköiden johtajien ja esihenkilöiden rooli on merkittävä tavoitteiden käsittelyssä. Yhteiset keskustelut, kehityskeskustelut ja esihenkilöiden toiminta tukevat sitä, että tavoitteiden merkitys ja yhteys henkilöstön omiin tavoitteisiin avautuu.
Viime vuosina ammattikorkeakoulussa on kiinnitetty erityistä huomiota esihenkilöiden koulutukseen, jossa teemana on ollut strategian arkistaminen. Lisäksi auditointihaastatteluissa korostettiin strategian merkityksestä käytävää keskustelua. Hyvinä foorumeina tehdä strategiaa tutuksi pidettiin rehtorin kahvitilaisuuksia, tulosyksiköiden, koulutuksen ja TKI-toiminnan kehittämistilaisuuksia sekä henkilöstöintra Heimon aineistoja. Auditointiaineiston perusteella Oulun ammattikorkeakoululla on erinomaisia menettelytapoja, joilla strategia tuodaan arjen käytännöiksi.
Auditointivierailu osoitti, että henkilöstö tunnistaa pääosin strategian merkityksen työssään, mutta opettajien työpajassa tuotiin esiin myös joitakin kriittisiä näkökulmia johdon ja työntekijöiden vuorovaikutusta koskien. Oulun ammattikorkeakoulun johdon tulee jatkaa aktiivista vuoropuhelua henkilöstön kanssa, jotta viimeaikaisten organisaatiossa tehtyjen muutosten linjaukset, vastuunjaot ja niitä koskevat perustelut ammattikorkeakoulun kehittämisessä avautuvat koko henkilöstölle.