Lednings- och kvalitetssystemet är väl integrerat i det dagliga arbetet
Åbo Akademis lednings- och kvalitetssystem omfattar allmänna ledningsprinciper, skriftliga instruktioner och andra styrdokument, organisationsmodell och ansvarsfördelning samt arbetssätt och processer. Lednings- och kvalitetssystemet är således mångfasetterat med många olika slags beståndsdelar. Systemets olika element är emellertid tydligt beskrivna och har publicerats på Åbo Akademis intranät samt till de mest väsentliga delarna även på webben. Då de enskilda delarna är tydliga, är även helheten tydlig och lätt att omsätta i praktiken. Åbo Akademi bedömer i sin självvärdering att beskrivningen av systemet inte är i en speciellt framträdande roll. Nya sätt att kommunicera om systemet speciellt ur användarperspektiv skulle kunna tas fram. Visualiseringarna av systemet (figur 6 och 8) är tydliga, men en mer interaktiv visualisering av systemet på intranätet med länkar som leder till vidare information om delmomenten skulle kunna vara ett sätt att främja förståelsen av systemet som helhet. Cykeln för kontinuerlig utveckling av utbildning, forskning, samverkan och stödprocesser skulle också med fördel kunna beskrivas i mer utförlig form på intranätet (se även kapitel 2.1).
Den kvalitetspolicy som ligger till grund för kvalitetsarbetet är offentligt tillgänglig. Enligt kvalitetspolicyn har lednings- och kvalitetssystemet som målsättning att garantera en välfungerande och kontinuerlig utveckling av verksamheten genom systemet i sig och stöda en utveckling av en gemensam kvalitetskultur kring universitetets värden, en kvalitativ verksamhet, ett processinriktat angreppssätt, hållbara arbetsmetoder och en aktiv växelverkan.
Hela lednings- och kvalitetssystemet förefaller att vara väl integrerat och förankrat i verksamheten. Bland representanter för ledning och personal på olika nivåer i organisationen rådde en stor samstämmighet om att lednings- och kvalitetssystemet som helhet utgör en naturlig del av det dagliga arbetet och av ledningsarbetet på alla nivåer. Även om kvalitetssystemet består av många olika delar, uppfattas det som smidigt snarare än tungrott eller belastande. Flera respondenter uppskattade den positiva förändringen som har skett vid Åbo Akademi de senaste åren vad gäller systematiseringen i hur verksamheten planeras, följs upp och utvecklas. Överlag ansågs transparensen i ledningssystemet ha förbättrats.
Verksamhetsplaneringsprocessen och uppföljningen av verksamheten kan ännu utvecklas
Verksamhetsplaneringsprocessen är drivkraften i lednings- och kvalitetssystemet. Processen stöder implementeringen och uppföljningen av strategin och verksamheten genom att skapa struktur och systematik i hur Åbo Akademis strategiska mål konkretiseras som enhetsspecifika verksamhetsmål, aktiviteter, satsningar och mätare för utbildning, forskning och samverkan. Den övergripande verksamhets- och ekonomiplanen för Åbo Akademi bygger på de enhetsspecifika planerna och riskanalyserna. En god praxis vid Åbo Akademi är att sammanställa den övergripande riskanalysen på basis av fakultets- och enhetsspecifika analyser. Bättre riktlinjer för årsplaneringen eller en ändring av processen så att den övergripande verksamhetsplanen tas fram först och ger de allmänna riktlinjerna för enheternas planer skulle kunna bidra med önskad systematik i enhetsspecifika mål och mätare.
De kvartalsvisa periodrapporterna förser speciellt ledningen och styrelsen med kvantitativ information om verksamheten på enhetsnivå som kompletteras med dekanernas kommentarer och aftonskolor med styrelsen. Periodrapporteringen utgår ganska långt ifrån undervisnings- och kulturministeriets finansieringsmodell och övriga mätare som fastställts i Åbo Akademis avtal med ministeriet. Det var däremot inte helt tydligt hur de enhetsspecifika målen och mätarna som inte ingår i periodrapporteringen följs upp och hur återkopplingen till verksamheten sker. Mätarna från ministeriet är viktiga då de påverkar universitetets ekonomiska tilldelning men är inte tillräckliga med tanke på den information som behövs för att följa upp de strategiska målen.
Auditeringen ger vid handen att lednings- och kvalitetssystemet generar adekvat information som stöd för den strategiska ledningen och förbättringen av verksamheten, men att det ännu finns ett behov av, och även en uttalad strävan, att höja ambitionsnivån i fråga om information och mätare till stöd för ledningen av universitetet. Detta gäller innehållet både i den information som samlas in och hur informationen används. Bland annat framkom i intervjuerna att det inte alltid är helt klart vartill den insamlade informationen ska användas och hur den bidrar till kvalitetsutveckling. Ett konkret exempel gäller kursutvärderingarna: ledningen följer noggrant med utfallet av dessa, men medger samtidigt att de inte nödvändigtvis ger en fullständig eller rättvisande bild av utbildningens kvalitet som helhet. Studerandena å sin sida uppfattar kursutvärderingsrutinerna som otympliga, varför svarsprocenten är låg och resultaten därmed eventuellt mindre tillförlitliga. Likaså framkom i intervjuerna en önskan av speciellt styrelsen att utveckla kvalitativa mätare och indikatorer.
Åbo Akademi behöver systematisera sitt arbete med att prioritera och definiera sina mätare så att dessa genererar den information ledningen behöver för att leda och styra verksamheten mot uppsatta mål. Enligt intervjuerna är det är viktigt att se över helheten och analysera om det finns behov av att strömlinjeforma vissa aspekter i systemet, vad är viktigt och vad behövs samt huruvida processerna är tydliga och leder till önskade resultat. Åbo Akademi borde också säkerställa att utvecklingsåtgärder som identifierats i lednings- och kvalitetssystemet förs in i den övergripande verksamhetsplaneringen i enlighet med cykeln för kontinuerlig utveckling.
Det ovan sagda ska inte uppfattas som en svaghet i lednings- och kvalitetssystemet, utan som en naturlig utmaning i kvalitetssystemets nuvarande utvecklingsskede. Det faktum att universitetet identifierar utvecklingsbehoven med avseende på den information som används i ledningen vittnar snarast om att systemet fungerar, då det bidrar till att öka förståelsen av hurdan information som är relevant.
Medarbetarna identifierar sig med de strategiska målsättningarna
För merparten av personalen styrs det egna arbetet av årliga målsättningar och planer. Åbo Akademis övergripande mål är långsiktigare och mera allmänt formulerade. Gapet mellan den kortsiktiga verksamhetsplaneringen och de långsiktiga målen kan enligt auditeringsintervjuerna i vissa fall upplevas som alltför stort, varvid det inte alltid framstår som helt klart på vilket sätt arbetet ett visst år faktiskt utgör ett steg på vägen mot en högre målsättning. I så fall blir det också svårare för enskilda medarbetare att se kopplingen mellan det egna arbetet och Åbo Akademis mål. Åbo Akademis ledning synliggjorde självmant behovet av att ta fram konkretare utvecklingsplaner på medellång sikt i syfte att överbrygga detta gap. Överlag gav intervjuerna med personalen ändå det intrycket att medarbetarna identifierar sig med universitetets målsättningar och förstår vad som förväntas av dem.