3.3 Laatujärjestelmän toimivuus ja kehittäminen

Assessment of the audit team

Laatujärjestelmä tunnistaa kehittämistarpeet

Laatujärjestelmää kehitetään systemaattisesti ja sen kehittämistarpeita tunnistetaan erinomaisesti toimintaympäristössä tapahtuvista muutoksista johtuen. Auditointivierailun perusteella Maanpuolustuskorkeakoulun laatujärjestelmä on toimiva kokonaisuus, joka palvelee strategian toteuttamista. Maanpuolustuskorkeakoulun laatujärjestelmä kattaa kaikki korkeakoulun perustehtävät. Perustehtävät toteutuvat selkeiden prosessien avulla, ja perustehtävien tavoitteiden saavuttamista arvioidaan vuosittain.

Laatujärjestelmän vahvuus on sen tiettyjen osa-alueiden pysyvyys, mikä auttaa kokonaisuuden toimimisessa henkilöstön urakierrosta huolimatta. Auditointihaastattelujen perusteella henkilöstö ja opiskelijat kokevat laatujärjestelmän systemaattiseksi ja selkeäksi. Maanpuolustuskorkeakoulussa laatujärjestelmä otetaan esimerkillisellä tavalla huomioon kaikessa toiminnassa. Maanpuolustuskorkeakoulu pystyy tunnistamaan laatujärjestelmänsä avulla kehittämistarpeensa ja kehittämään toimintaansa tavoitteellisesti.

 

Riskienhallinta ja palautejärjestelmä varmistavat kehittämistarpeiden huomioinnin

Laatujärjestelmän osa-alueet (prosessityö, palautejärjestelmä, itsearviointi, riskienhallinta ja yhteiskehittäminen) toimivat kokonaisuutena ja niiden avulla tunnistetaan kehittämistarpeita. Auditointiryhmä antaa erityiskiitoksen palautejärjestelmän toimivuudesta. Palautetta kerätään aktiivisesti kaikilta, ja annettu palaute käsitellään laadunvarmistuksen ohjausryhmissä, aselajeittain sekä yhteisesti. Myös vastapalautteen antaminen ja saaminen on yleistä ja normeilla määriteltyä.

Auditointihaastatteluiden mukaan Maanpuolustuskorkeakoulun laatujärjestelmä toimii tarkasti ja se on vaikuttava. Laatujärjestelmän eri osa-alueet ovat hyvin määriteltyjä, ja ne näkyvät korkeakoulun kaikessa toiminnassa. Laatujärjestelmä on strategian toteuttamisen apuväline, ja siinä tehtävässä se onnistuu erinomaisesti.

Maanpuolustuskorkeakoulussa toimii aloitetoimikunta ja aloitteiden kokoamiseksi on olemassa aloitejärjestelmä. Käytössä on Puolustusvoimien yhteinen Altika-aloitetietokanta, jonka avulla on mahdollista tehdä konkreettisia kehittämisehdotuksia, joista parhaat palkitaan. Myös opiskelijoita kannustetaan aloitteisiin opiskelijoiden ideapankin avulla.

 

Yhteisöä ja sidosryhmiä kuunnellaan laatujärjestelmän kehittämisessä

Maanpuolustuskorkeakoulun toimintaa leimaa systemaattisuus. Toimintaa kehitetään itsearviointien, palautejärjestelmän ja riskienhallinnan kautta. Auditointihaastatteluiden mukaan nopeasta urakierrosta ja saman koulutuksen suorittamisesta johtuen ongelmat havaitaan nopeasti ja niihin puututaan. Laadunvarmistuksen ohjausryhmät ovat tärkeä osa kokonaisuutta. Laatujärjestelmää kehitetään osana muun toiminnan kehittämistä.

Korkeakoulun strategiatyötä on tehty skenaarioanalyysiä käyttäen, missä on onnistuttu hienosti. Toimintaympäristön jatkuva analysointi ja trendien huomioiminen näkyy korkeakoulun toiminnassa. Esimerkiksi NATO-keskustelujen tuomiin muutoksiin ja kehittämistarpeisiin on tartuttu asianmukaisella tavalla, ja niitä on pystytty ennakoimaan hyvin.

Kattava palautejärjestelmä takaa laatukulttuurin osallistavuuden ja avoimuuden. Auditointihaastatteluiden mukaan annetulla palautteella on vaikutusta. Kun strategian toteutumista seurataan laatujärjestelmän avulla, yhteisön kokemukset vaikuttavat strategiseen johtamiseen. Lisäksi laatukulttuurin osallistavuutta ja avoimuutta lisää se, että henkilöstön ja opiskelijoiden edustus on mukana eri toimielimissä käsittelemässä laatuasioita. Täten vaikutusmahdollisuuksia on runsaasti ja laatutyöhön kannustetaan.

Auditointihaastatteluiden mukaan laatujärjestelmän keskeinen piirre on eri osapuolten kuuntelu. Henkilöstö, opiskelijat ja ulkoiset sidosryhmät, kuten puolustushaarojen johtajat ja alumnit, osallistuvat toiminnan kehittämiseen palautejärjestelmän ja osallistamisen kautta. Auditointihaastatteluiden mukaan virallisten opiskelijaedustusten lisäksi on olemassa myös toinen järjestelmä, jonka kautta opiskelijoiden ääni kuuluu: kurssijohtajien oppitunnit ja yksityiset keskustelut. Kurssijohtajia arvostetaan ja heille kerrotaan hallinnollisista ja opintojen rakenteellisista asioista. Maanpuolustuskorkeakoulun neuvottelukuntaa osallistetaan myös aktiivisesti toiminnan kehittämiseen.