3.1 Laatujärjestelmän hyödyntäminen strategisessa johtamisessa

Auditeringsgruppens bedömning

Laatujärjestelmä tukee yliopiston strategiaa ja profiloitumista

Lapin yliopiston laatupolitiikan mukaisesti jokaisella yliopistoyhteisön jäsenellä – työntekijöillä ja opiskelijoilla – on oma vastuunsa laadusta ja laadun kehittämisestä. Laatupolitiikka luo yhteisen perustan laadukkaan toiminnan ja palveluiden tavoitteille, periaatteille ja vastuille, jotka kytkeytyvät keskeisesti yliopiston strategiaan. Lapin yliopiston laatupolitiikka on julkinen ja se on saatavilla yliopiston verkkosivuilla sekä laatuwikissä. Yliopiston strategia ohjaa yliopiston johtamista ja toimintaa sekä määrittää yliopiston profiilin. Toiminnanohjauksen avulla asetetaan toiminnalle suunta ja tavoitteet sekä suunnitellaan ja resursoidaan toiminta tavoitteiden saavuttamiseksi. Samalla seurataan, ohjataan, arvioidaan ja raportoidaan tavoitteiden toteutumista laatujärjestelmän avulla. Laatujärjestelmää kehitetään jatkuvan kehittämisen periaatteen mukaisesti (PDCA-malli).

Itsearviointiraportti ja haastattelut osoittivat, että Lapin yliopiston strategia ja sen toimeenpanosuunnitelma muodostavat selkeän ja johdonmukaisen lähtökohdan laatujärjestelmälle.  Eri henkilöstöryhmät ja opiskelijat ovat olleet mukana yhteisen laatukäsikirjan työstämisessä. Haastattelujen perusteella yliopistoyhteisön jäsenet tunnistavat hyvin oman työnsä ja opintojensa yhteyden yliopiston tavoitteisiin.

Yliopistossa on käytössä useita yliopistotasoisia prosesseja, joiden avulla koulutuksen, tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan laatua kehitetään strategisen suuntaisesti. Laatujärjestelmän rakentaminen jatkuvan kehittämisen PDCA-syklin mukaisesti on esimerkki systemaattisesta kehittämisotteesta. PDCA-syklin soveltaminen varmistaa osaltaan laadunhallinnan systemaattisuutta. Toisena esimerkkinä voidaan mainita Tulevaisuuden tutkintokoulutus -ennakointityö, joka tuottaa auditointiryhmän arvion mukaan onnistuessaan hyödyllisiä oivalluksia koulutuksen kehittämiseen. Vahvuutena on systemaattinen klusteri- ja osaamiskeskittymätoiminta.

Strategian valintoja tukevien kehittämisohjelmien (Study+, Work+, Global+) malli on lähtökohtaisesti toimiva tapa hyvien käytänteiden levittämiseen yliopiston sisällä. Ohjelmien johtamisjärjestelmä ja niiden tavoitteet osana laatu- ja johtamisjärjestelmää vaikuttavat systemaattisilta ja tarkoituksenmukaisilta.

Lapin yliopistossa laatujärjestelmän tuottamaa seuranta- ja arviointitietoa käytetään osana johtamisjärjestelmää, ja kehittämistyön dokumentaatio on onnistunutta. Yliopiston strategisen johtoryhmän tekemä vuosittainen laatujärjestelmän toimivuuden arviointi ja tässä yhteydessä kerättävä kansallinen ja kansainvälinen vertailuaineisto on esimerkki hyvästä uudesta käytännöstä. Auditointiryhmä suosittelee, että tiedolla johtamisen merkitystä osana johtamisjärjestelmää vahvistetaan edelleen. Kehittämistyön pohjautuminen henkilökunnan kokemuksiin voi osallistumisen ja yhteisöllisyyden näkökulmasta olla perusteltua, mutta näiden kokemusten yhdistämistä systemaattiseen tiedon keräämiseen ja tämän tiedon hyödyntämistä johtamisessa tulee kehittää. Myös Lacris-tutkimusportaaliin koottua tietoa voisi nykyistä systemaattisemmin hyödyntää tiedolla johtamisessa.

 

Ulkoinen ja sisäinen viestintä kaipaavat kehittämistä

Itsearvioinnin ja haastatteluiden perusteella auditointiryhmä katsoo, että ulkoinen viestintä on erityinen kehittämiskohde Lapin yliopistolle. Nykyisen ulkoisen viestinnän painopisteenä on alueellisen vaikuttavuuden tukeminen ja varmistaminen, missä on onnistuttu hyvin. Painotus alueellisuuteen on yliopiston strategian näkökulmasta ymmärrettävä, mutta yliopiston täysi potentiaali jää tällöin viestinnällisesti hyödyntämättä. Yliopisto voisi lisätä valtakunnallista ja kansainvälistä näkyvyyttään panostamalla ulkoiseen viestintään nykyistä kunnianhimoisemmin. Auditointiryhmä suosittelee nykyaikaisten monimediallisten keinojen laajempaa käyttöä ja koko yliopistoyhteisön osaamisen entistä laajempaa hyödyntämistä yliopiston henkilökunnan itsenäistä kasvollista viestintää tukemalla ja siihen kannustaen. Lacris-tutkimusportaalin sormenjälki-toimintoa sekä sosiaalisen median seurantaa voisi hyödyntää nykyistä enemmän viestinnällisesti.

Käytössä olevat sisäisen viestinnän käytännöt tukevat henkilökunnan ja opiskelijoiden hyvinvointia ja osallisuutta yliopistoyhteisössä. Auditointiryhmä kuitenkin suosittelee, että sisäisen viestinnän käytäntöjä voisi edelleen kehittää nykyistä vuorovaikutteisemmiksi. Opiskelijat toivoivat myös lisää tukipalveluiden heille kohdennettua viestintää muun muassa hyvinvointia tukevista palveluista.