Lapin yliopiston auditointi

Laatujärjestelmä osana toiminnanohjaus- ja johtamisjärjestelmää

Laatujärjestelmä toimii tiiviissä syklissä ja yhdessä yliopiston toiminnanohjaus- ja johtamisjärjestelmän kanssa tukien perustoimintojen ja palveluiden tavoitteiden saavuttamista. Laatujärjestelmä perustuu strategiaan ja sen toimeenpanosuunnitelmaan. Lapin yliopistolla on käytössä yhteiset laadunhallinnan menettelytavat, jotka tukevat koulutuksen, tutkimuksen sekä taiteellisen toiminnan kehittämistä ja asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Koulutuksen ja tutkimuksen palautejärjestelmät tuottavat tietoa opetuksen ja tutkimuksen kehittämiseen ja tuloksellisuuden seurantaan. Osaamisen suuntaamisen malli on keskeinen osa toiminnanohjausta ja laadun varmistusta.

Osallistavan laatukulttuurin edistäminen ja hyvien käytäntöjen jakaminen

Yliopiston laatukulttuuri on osallistavaa ja avointa. Jokainen yliopistoyhteistön jäsen vastaa oman työnsä laadusta ja osallistuu myös omien työvastuiden mukaisesti laatutyöhön. Yliopiston laadunhallinnan dokumentaatiota on yhtenäistetty rakentamalla yhteinen digialusta (laatuwiki), joka toimii keskitetysti koko yliopiston henkilöstön yhteisenä laadunhallinnan ylläpito-, työskentely- ja perehdyttämisalustana. Tämä tekee laadunhallinnasta läpinäkyvää ja vuorovaikutusta lisävää tukien osallistavaa ja avointa laatukulttuuria. Yliopiston opetus-,tutkimus- ja muu henkilökunta sekä opiskelijaedustajat osallistuvat aktiivisesti  laatutyöhön. Esimerkiksi laadunhallinnan dokumentaation uudistamistyöhön (laatuwikin perustaminen) on osallistunut laaja joukko eri alojen asiantuntijoita henkilöstöryhmien edustajia ja opiskelijoita. Yliopiston ulkoiset sidosryhmät osallistuvat laatutyöhön esimerkiksi palautekyselyiden vastaamisen muodossa tai osallistumalla kehittämistoimintaan. Opiskelijaedustus on yliopiston eri toimielimissä, kuten hallituksessa ja yliopistokollegiossa. Lisäksi opiskelijat ovat edustettuina kaikissa keskeisissä kehittämistyöryhmissä, kuten koulutuksen johto- ja kehittämisryhmässä sekä tutkimuksen kehittämisryhmässä.

Yliopistolla toimii eri alojen asiantuntijoiden ja opiskelijoiden foorumeita, joissa jaetaan konkreettisia, hyviä käytänteitä yksikköjen sisällä, yli yksikkörajojen ja myös LUC- korkeakoulujen kesken. Hyviä käytäntöjä jaetaan eri asiantuntijoista koostuvissa kehittämistyöryhmissä. Koulutuksen johto- ja kehittämisryhmässä sekä tutkimuksen kehittämisryhmässä tiedekuntien ja yksiköiden edustajat keskustelevat ja jakavat omien yksiköidensä toimivia käytänteitä niin opetuksen, tutkimuksen kuin yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen saralla ja suunnittelevat koko yliopistolle yhteisiä toimintatapoja. Korkeakoulukonsernitasolla yliopiston ja ammattikorkeakoulujen henkilöstöt työskentelevät erilaisissa työryhmissä yhteistä toimintaa kehittäen ja toisiltaan oppien.

Esimerkkejä yliopiston sisällä käyttöönotetuista hyvistä käytänteistä: Opinnäytetöiden sähköinen käsittelyprosessi, tutkijakoulun tutkijapolun uudistus, jota sovelletaan kaikissa yksiköissä, Tenure track -malli, vahvuusperustaisen ohjauksen kehittäminen opettajia ja ohjaajia aktivoiden (VAHTO-toiminta). Yhteiskuntatieteiden tiedekunnan tutkino-ohjelmissa toimii ns. oppiainekahvit. Esimerkiksi Matkailututkimuksen oppiainekahvit, joissa opiskelijat, henkilökunta ja usein myös elinkeinoelämän edustaja jakavat tietoa ja kokemuksiansa säännöllisesti matkailun alalta.

Esimerkkejä korkeakoulukonsernin sisällä käyttöönotetuista hyvistä käytänteistä:

• Lapin yliopiston ja lapin ammattikorkeakoulun yhteinen strategiatyön valmisteluprosessi, jonka tuloksena syntyi yhteinen strategia ja strategiset valinnat.
• Lapin korkeakoulujen henkilöstölle järjestetään säännöllisesti yhteisiä digipedatunteja, joiden tarkoitus on käsitellä tiettyä teemaa digipedagogiikkaan liittyen ja jakaa hyviä käytäntöjä aiheesta opettajien kesken.
• Opetusyhteistyön syventäminen Lapin korkeakoulujen kesken strategian mahdollistajan Study+ kehittämisohjelman puitteissa.
• Lapin korkeakoulukonsernilla on yhteinen uusi palvelukokonaisuus LUC – palvelut, joista vakiintuneina käytäntöinä toimivat jo yhteiset kirjastopalvelut, tietohallinto- ja IT-palvelut. Lisäksi eOppimispalvelut vastaa molempien korkeakoulujen digitaalisen opetuksen ja oppimisen tuesta ja kehittämisestä.

Laatujärjestelmän kehittäminen

Laatujärjestelmän keskeisimmät tavoitteet ovat strategiassa määriteltyjen tavoitteiden saavuttaminen johtamista tukemalla, toiminnan ohjauksen tukeminen seuranta- ja arviointitietoa tuottamalla, toiminnan jatkuva arviointi ja parantaminen, yhteisten toimintatapojen selkeyttäminen ja yhdenmukaistaminen, hyvien käytäntöjen tunnistaminen, levittäminen ja vakiinnuttaminen sekä osaamisen ja hyvinvoinnin tunnistaminen sekä tukeminen.

Laatujärjestelmää kehitetään ja arvioidaan jatkuvan kehittämisen syklin mukaisesti soveltaen PDCA (plan, do, check, act) – kehittämismenetelmää. Laatujärjestelmän toimivuutta arvioidaan perustoimintojen (koulutus, tutkimus, taiteellinen toiminta) kautta huomioiden läpileikkaavana yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja vaikuttavuus (YVV-toiminta). Laatujärjestelmän toimivuutta arvioidaan myös osana LUC-palveluiden laadun varmistusta.

Laatujärjestelmää toimii osana toiminnanohjaus- ja johtamisjärjestelmää tuottaen seuranta- ja arviointitietoa, tukien avointa ja osallistavaa laatukulttuuria yhteistyön-ja tekemisen kautta etenkin keskeisten strategisten työryhmien työskentelyn kautta. Laatujärjestelmän toimivuudesta vastaa yliopiston rehtori. Laadun varmistaminen on koulutusvararehtorin vastuulla. Laatupäällikkö vastaa puolestaan laatujärjestelmän kehittämisen koordinoimisesta yhteistyössä toimintaprosessien vastuutoimijoiden kanssa. Itse laatujärjestelmän kehittämistä tullaan systematisoimaan osana meneillään olevaa johtamisjärjestelmän uudistamista. Laatujärjestelmän kehittämismenettelyt on kuvattuna yliopiston laatuwikissä.