Koulutuspalvelujen nykytila
Oulun ammattikorkeakoulu ja Oulun yliopisto ovat sopineet järjestelystä, jossa Oulun yliopisto järjestää säädösten puitteissa mahdollisimman laajasti yhteiset palvelut molemmille korkeakouluille. Oulun ammattikorkeakoulu on ostanut koulutuspalveluita Oulun yliopistolta jo vuodesta 2020 alkaen. Korkeakoulukonsernin yhteisistä koulutuspalveluista on sovittu Koulutuksen palveluiden yhteistyösopimuksessa. Auditointiaineiston perusteella Oulun ammattikorkeakoululla ja koulutuspalveluiden tuottajilla on vahva tahtotila kehittää yhteisiä palveluita.
Itsearvioinnissa kuvataan eri koulutuspalveluiden organisoitumista yhteisiin keskitettyihin palveluihin ja lähipalveluihin, jotka tekevät myös asiakaspalvelua kampuksilla. Lähipalveluiksi vuoden 2020 sopimuksessa on kirjattu 23 yksittäistä palvelua, joihin kuuluvat muun muassa opintohallinnon- ja opiskelijaliikkuvuuden palvelut. Koulutuksen yhteiset palvelut on jaettu kuuteen palvelukokonaisuuteen, joissa on palveluita liittyen jatkuvaan oppimiseen, ohjaukseen, opiskelijavalintaan ja kansainväliseen liikkuvuuteen.
Auditointiaineiston perusteella koulutuspalvelut toimivat pääsääntöisesti hyvin. Koulutuspalveluiden henkilöstön osaaminen ja sitoutuneisuus palvelujen laadun jatkuvaan kehittämiseen on vahvaa. Kuitenkin sekä itsearvioinnissa että auditointihaastatteluissa tunnistettiin selkeitä tarpeita kehittää koulutuspalveluita niin palvelusopimuksen, kehittämisprosessien, resurssien hallinnan kuin myös tiedonkulun suhteen. Yhtenä taustatekijänä on ammattikorkeakoulun opiskelijamäärien ja hakukohteiden määrän kasvu. Myös digitalisaatio on muuttamassa palveluiden tuottamisen tapaa. Koulutuspalveluihin kohdistuu osana sujuvaa oppijan polkua runsaasti ristikkäisiä haasteita yhtäältä opiskelijoiden tarpeiden moninaistuessa ja toisaalta koulutuksen läpäisyvaatimusten kasvaessa.
Koulutuspalveluja koskevan sopimuksen päivittäminen ja yhteisen toimintamallin kehittäminen
Auditointihaastatteluissa korostui tarve selkiyttää sitä, kenellä on kokonaisvastuu palveluiden kehittämisestä. Haastatteluissa nousi esiin, että tilaajan roolissa Oulun ammattikorkeakoululla on keskeinen vastuu asettaa palveluita koskevia tavoitteita ja tehdä aloitteita palveluiden kehittämiseksi. Auditointihaastatteluiden mukaan myös palvelukohtaisia vastuita sekä niihin liittyvää päätöksentekoa tulee selkiyttää. Ohjauspalveluiden suunnitelma on hyvä esimerkki selkeästi määritellyistä vastuista.
Auditointivierailun perusteella Koulutuspalveluita koskeva yhteistyösopimus – lyhyemmin palvelusopimus – on tarpeen ajantasaistaa. Nykyisestä palvelusopimuksesta puuttuvat itsearvioinnin mukaan yhteisesti hyväksytyt koulutuspalvelujen palvelukuvaukset, palvelujen tuottamisen linjaukset ja sisällöt. Auditointiryhmä suosittelee, että Oulun ammattikorkeakoulu ja Oulun yliopisto päivittävät palvelusopimuksen säännöllisesti ottaen huomioon Oulun ammattikorkeakoulun muuttuvat tarpeet. Auditointiryhmä suosittelee myös, että päivitettävään sopimukseen sisällytetään palveluita koskevat selkeät tavoitteet ja palvelukuvaukset.
Auditointihaastatteluiden perusteella koulutuspalveluiden ja Oulun ammattikorkeakoulun toimijoiden välistä vuoropuhelua tulee vahvistaa. Korkeakoulujen yhteistä palveluiden ohjausryhmää pidettiin keskeisenä toimijana palveluiden tavoitteiden ja linjausten sopimisessa. Lisäksi ammattikorkeakoulussa joissakin työryhmissä on mukana koulutuspalveluiden edustus. Yhteistyö oli tiivistynyt auditointiprosessin aikana, mitä pidettiin haastatteluissa erinomaisena. Yhteistyön ja tapaamisten koettiin lisänneen kokonaisnäkemystä Oulun ammattikorkeakoulun palvelutarpeista. Auditointihaastatteluissa korostettiin myös, että näiden rinnalla tarvitaan palvelukohtaisia tapaamisia.
Auditointiryhmä suosittelee Oulun ammattikorkeakoulua ja Oulun yliopistoa sopimaan koulutuspalveluiden kehittämiseksi yhteisen toimintamallin, joka perustuu opiskelijoiden ja henkilöstön tarpeisiin. Kehittämistyössä tulee arvioida säännöllisesti palveluiden järjestämisen tarkoituksenmukaisuutta, päätöksentekoa, vastuiden määrittelyä ja palvelukuvauksia. Kehittämistyössä tulee myös vahvistaa opiskelijoiden ja henkilöstön osallistumismahdollisuuksia esimerkiksi palvelumuotoilua hyödyntämällä. Auditointihaastatteluissa nousi esille myös idea erillisen kehittämispäällikön palkkaamisesta määräajaksi koulutuspalveluiden toimintamallin kehittämiseksi.
Koulutuspalveluille tulee luoda selkeät yhteiset laadunhallinnan menettelyt
Itsearvioinnin ja auditointihaastatteluiden perusteella koulutuspalveluiden laadunhallintaa tulee selkiyttää. Kehittämiskohteena ovat palvelukuvauksia koskevien laatukriteerien määrittely, vastuiden viestiminen, mittareiden kehittäminen sekä palveluita koskeva palautejärjestelmä ja siihen perustuva jatkuva kehittäminen.
Auditointihaastattelujen mukaan hyvänä uutena laadunhallinnan avauksena ovat olleet Oulun ammattikorkeakoulun opiskelijapalautteeseen sisällytetyt koulutuspalvelujen kysymykset. Niiden avulla koulutuspalvelut ovat saaneet palautetta palveluiden toimivuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta. Myös välitön asiakaspalaute palveluista sekä henkilöstöintra Heimon ja opiskelijaintra Oivan kehittämisestä toimivat hyvin. Auditointihaastattelujen perusteella opiskelijoiden tulisi saada vastapalautetta siitä, miten heidän antamansa palaute on vaikuttanut koulutuspalvelujen kehittämiseen. Auditointiryhmä suosittelee, että Oulun ammattikorkeakoulun laatu- ja vastuullisuusryhmä sekä Oulun yliopiston koulutuspalveluista vastaavat toimijat selkiyttävät yhteistyössä tarkoituksenmukaiset koulutuspalvelujen laadunhallinnan menettelytavat.
Yhteisiä koulutuspalveluita koskevan viestinnän kehittäminen
Auditointihaastattelujen perusteella viestintää koulutuspalveluiden tarjonnasta tulee vahvistaa. Sekä opiskelijoiden että henkilöstön on organisaatiomuutoksen ja nimenvaihdoksen myötä ollut vaikea löytää koulutuspalveluita. Koulutuspalvelut ovat vastanneet tarpeeseen esittelemällä toimintaansa eri osaamisaloilla ja sosiaalisessa mediassa. Koulutuspalvelujen yhteistyö kahden eri viestintäyksikön kanssa koettiin haasteelliseksi sujuvan viestin välittämisessä. Opiskelijoiden haastatteluiden perusteella koulutuspalveluiden viestinnän tulisi huomioida entistä paremmin opiskelijoiden tarpeet ja heidän käyttämänsä viestintäkanavat.
Auditointihaastatteluissa tunnistettiin tarve parantaa molemminpuolista tiedonkulkua. Koulutuspalveluiden henkilöstö toivoi, että eri työryhmien muistiot olisivat nykyistä avoimemmin saatavilla. Samoin kokonaiskuvaa ja tiedonkulkua Oulun ammattikorkeakoulun toiminnasta ja tarpeista edistäisi se, jos ammattikorkeakoulun työryhmät, tapahtumat ja kehittämishankkeet olisivat avoimia myös koulutuspalveluiden henkilöstölle. Auditointiryhmä suosittelee, että Oulun ammattikorkeakoulu ja Oulun yliopisto kehittävät tarkoituksenmukaisia menettelytapoja, joilla koulutuspalveluita koskeva viestintä vastaa tehokkaasti niin opiskelijoiden kuin henkilöstön tarpeisiin.
Koulutuspalvelut oppijan polkua tukemassa
Auditointihaastattelujen perusteella opiskelijan sujuvan opintopolun kannalta keskeisiä ovat opiskelijan lähellä toimivat kasvokkain toteutuvat palvelut sekä se, että opiskelija kokee saavansa vastauksia kysymyksiinsä ja avun kulloinkin tarvitsemaansa tukeen.
Hakuvaiheen tuki. Auditointiaineiston mukaan koulutuspalvelut tarjoavat muun muassa opiskelijavalinnan ja -neuvonnan Oamk-lähipalvelutiimistä, kun taas yhteiset koulutuspalvelut koordinoivat yhteistyötä Opetushallituksen kanssa. Auditointivierailulla haastateltavat nostivat opiskelijavalinnat esimerkkinä tarkkaan määritellyistä ja hyvin aikataulutetuista prosesseista. Hakijoille suunnatun viestinnän suunnittelu yhdessä koettiin myös toimivana. Haastatteluiden mukaan opiskelijavalintaprosessiin liittyy kuitenkin monta toimijatahoa, jonka vuoksi prosessin toteuttamista kahdessa eri tiimissä (Oamkin lähipalvelut ja yhteiset koulutuspalvelut) ei välttämättä koettu tarkoituksenmukaiseksi. Tätä on auditointiryhmän mukaan tärkeä arvioida jatkossa opiskelijavalinnan palveluita kehitettäessä.
Opiskeluaikainen tuki. Auditointihaastatteluiden mukaan lukujärjestyspalveluiden palautteen anto ja vastaanotto koettiin toimivina. Oamk-lähipalvelutiimin sisäinen sujuva tiedonkulku ja sijaisjärjestelmä varmistavat sen, että opiskelijoiden palvelutarpeisiin pystytään vastaamaan joustavasti esimerkiksi palveluaikoja lisäämällä. Kansainvälisen opiskelijaliikkuvuuden palvelut koettiin toimivina Oulun ammattikorkeakoulun tarpeisiin nähden, joskin tunnistettiin tarve vahvalle yhteistyölle korkeakoulujen toimijoiden välillä. Haasteina pidettiin vähentynyttä kansainväliseen opiskelijavaihtoon lähtemistä sekä vaihtoon lähtemisen aikaikkunan heikkoa joustoa opetussuunnitelmarakenteessa opiskelijoiden elämäntilanteisiin nähden.
Yhteisten koulutuspalveluiden kehittäminen ja resursointi
Auditointihaastatteluiden mukaan vuosittaisen budjetoinnin yhteydessä on käyty keskustelua palveluiden kustannuksista. Haastatteluissa tunnistettiin tarve tehostaa ja arvioida resurssien käyttöä erityisesti opiskelijamäärien lisääntyessä. Tällä hetkellä kustannukset ovat pääosin henkilöstökustannuksia eikä kokonaiskehittämiseen ole varattu erillistä resurssia. Kokonaiskustannusten hallintaan liittyen on hyvä arvioida koulutuspalveluihin sisältyvien prosessien sujuvuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.
Palveluiden digitalisointia pidettiin yhtenä ratkaisuna parantaa resurssitehokkuutta. Auditointihaastattelujen mukaan haasteena on, että Oulun ammattikorkeakoulun ja Oulun yliopiston palveluiden digitalisaatiossa on edetty erilaisin toimenpitein ja aikatauluin. Auditointiryhmä suosittelee Oulun ammattikorkeakoulua ja Oulun yliopistoa laatimaan yhteisen koulutuspalveluja koskevan digitalisaatiosuunnitelman, jossa digitalisaation mahdollisuudet ja synergiaedut hyödynnetään opiskelijoiden joustavaa opiskelua tukeviksi palveluiksi.