Kvalitetspolicyn utgör grunden för kvalitetsarbetet
Arcada har en offentlig kvalitetspolicy och beskrivning av sitt kvalitetssystem som finns publicerade på högskolans svenska webbsida. På den engelska sidan finns en översikt över kvalitetssystemet, men styrdokument finns inte tillgängliga på engelska. Detta borde åtgärdas av Arcada.
Kvalitetspolicyn bygger på uppdrag, vision och värdegrund och gäller både utbildning och forskning, utvecklings- och innovationsverksamhet (FUI). Den uttalade värdegrunden och ett allmänt bildningsideal präglar all verksamhet. Policyn är förankrad i europeiska riktlinjerna och principerna för kvalitetssäkring. Kvalitetspolicyn omfattar tio principer som följs av högskolan för att säkerställa ett engagerat och systematiskt kvalitetsarbete både av medarbetare och av studenter. Den beskriver Arcadas kvalitetssystem med Planera – Genomföra – Studera – Agera faser i PGSA-modellen som tillämpas på alla nivåer av verksamheten vid högskolan och följer organisationsmodellen med fyra verksamhetsområden. Det övergripande ansvaret för kvalitetsarbetet beskrivs i kvalitetspolicyn och i dokumentet Beskrivning av kvalitetssystem med en ändamålsenlig rollfördelning. Policyn är välskriven, ändamålsenlig och utgör grunden för kvalitetsarbetet vid högskolan.
Det nya kvalitetssystemet håller på att etableras
Arcadas kvalitetssystem som beskrivs i självvärderingen togs fram i samband med omorganisationen 2022. Det framgick inte helt tydligt från självvärderingen vad som tagits med in i den nya organisations- och kvalitetsmodellen samt hur Arcada hade hanterat övergången. Vid auditeringsbesöket saknade auditeringsgruppen också en koppling till Arcadas tidigare kvalitetsarbete/-system och vilka lärdomar som legat som grund för de åtgärder som lett fram till dagens system. Det uppgavs i flera intervjuer att det var svårt att ge exempel på åtgärder då processer och beskrivningar nyligen har kommit på plats, och man inte kommit hela varvet runt i PGSA-cykeln. Kompletterande material som auditeringsgruppen fick ta del av efter besöket förtydligade övergången från det gamla till det nya systemet. Högskoleövergripande data har följts regelmässigt upp inom valda teman och områden redan tidigare, men systematiken i uppföljningen och rapporteringen har förbättrats. Auditeringsgruppen anser att även när det nya systemet är implementerat kan det finnas erfarenheter och lärdomar i det gamla systemet som är viktiga att ta med och bygga på för framtiden.
Uppdelningen med akademirapporteringen som fokuserar på kvalitetsaspekter i relation till högskolans strategiska mål och LMI-rapporterna (Leda Med Information), som har fokus på kvalitet i relation till finansieringsindikatorerna, är ändamålsenliga. Akademirapporterna sammanställs till en årlig högskoleövergripande kvalitetsrapport för styrelsen. Den första högskoleövergripande kvalitetsrapporten skulle sammanställas innan utgången av 2023, men den var inte ännu klar vid tidpunkten för auditeringsbesöket. I självvärderingen och olika intervjuerna med ledningen betonades att policyn nyligen hade reviderats delvis på grund av en omfattande omorganisation. Trots detta finns flera delar på plats och har prövats.
Ledningen nyttjar informationen
Kvalitetssystemet har en årsklocka/hjul som inkluderar dialoger och datainsamling. Auditeringsgruppen gör bedömningen att systemet generar information som används av ledningen. Ledamöter från styrelsen gav söktrycket som exempel på en viktig indikator för styrelsens planering och utvärdering. Enkäter och studentdialoger används som underlag för att fånga upp behov av åtgärder av ansvariga för utbildningarna. Det finns belägg att data används i styrningen av verksamheten och att systemet fångar upp signaler och stöder målinriktad utveckling.
Å andra sidan var det svårt för auditeringsgruppen att fullt ut överblicka hela den nya PGSA-cykeln, i synnerhet steg III ”Studera” och steg IV ”Agera” och bedöma effektiviteten i praktiken då systemet är i uppbyggnadsfasen. Flera intervjuade påpekade att kvalitetssystemet har inte ännu prövats till alla delar. Däremot som kvalitetsarbetet beskrevs i Arcadas självvärdering, dokumentationen på webbsidan och i intervjuerna ger sammantaget en positiv bild och en ändamålsenlig beskrivning av kvalitetssystemet kopplad till högskolans profil. Informationen som genereras av systemet kommer att kopplas till strategisk ledning för att uppnå målen för de grundläggande uppgifterna för Arcada. I intervjun med styrelsen påpekades att det tidigare systemet också tog fram nyttig information för deras arbete. Arcada bör prioritera att fullfölja en hel cykel/varv för att dra lärdomar och till fullo nyttja de data som genereras av systemet. Det hördes röster under besöket att det kanske till och med finns så pass mycket data att man inte hinner analysera allt.
Välkänd och förankrad strategi vid Arcada
Det framkom tydligt vid flera intervjuer att Arcadas strategi är välkänd och förankrad inom organisationen. Merparten av medarbetarna känner till strategin och flertalet ser en koppling mellan sitt arbete och högskolans mål på ett positivt sätt. Det kan dock finnas ytterligare fördelar med att beskriva och synliggöra kvalitetsarbetet i förhållande till strategin.
Från intervjuerna framkom att det har skett ett intensivt arbete att få processbeskrivningar på plats under de senare åren. Det är bra att detta har uppmärksammats och prioriterats. Flera intervjuade poängterade att de är relativt nya på sin funktion. Auditeringsgruppen betonar att för en relativt liten högskola som Arcada, som lätt kan bli personberoende och kan få informella system, är det viktigt att ha processbeskrivningar på plats för att säkerställa ett institutionellt minne och motarbeta den sårbarhet som personberoende kan orsaka för en liten organisation. I personalworkshoppen uppskattade också personalen tydliga processer.