3.1 Laatujärjestelmän hyödyntäminen strategisessa johtamisessa

Assessment of the audit team

Laatujärjestelmä johtamisen ja strategian toteuttamisen tukena

TAMKin laatupolitiikka on julkinen dokumentti, joka muodostuu laatujärjestelmän periaatteista, tavoitteista ja vastuista. Laatupolitiikka luo yhteisen perustan laatutyölle. TAMK on kehittänyt laatujärjestelmäänsä ja tiedolla johtamista systemaattisesti usean vuoden ajan. TAMK kerää omasta toiminnasta tietoa laajasti ja tiedon hyödyntämistä tuetaan useiden tietojärjestelmien ja työkalujen, kuten Valvomo-tietoportaali ja TUNI reports-raportointiportaali, avulla. Pitkäjänteisesti kehitetty laatujärjestelmä on selkeästi osa TAMKin toimintaa ja sitä hyödynnetään TAMKissa laajasti.

Vuonna 2019 hyväksytyn uuden strategian pohjalta tiedontuotantoa on kohdennettu sisäisten sidosryhmien tarpeisiin, mikä tukee strategian toteutumisen edellytyksiä koko organisaatiossa. Auditointihaastatteluissa kävi ilmi, että esimerkiksi hallitukselle, johdolle ja osaamisyksiköihin kohdennetut raportit tukevat organisaation toiminnan johtamista erinomaisesti. Laatujärjestelmän tuottamaa tietoa hyödynnetään korkeakoulun johtamisessa. Auditointiryhmän havaintojen mukaan laatujärjestelmä linkittyy TAMKin strategisen ohjauksen TASO- prosessiin hyvin, laatujärjestelmän toimintoja osataan käyttää ja toiminnot koetaan tarkoituksenmukaisiksi. TAMKin tulee kiinnittää jatkossa huomiota haastatteluissa selkeinä kehittämiskohteina esiin nousseisiin käytettävien sovellusten määrään sekä tiedon yhteiskäyttöisyyteen.

Tiedontuotannon ja sen tehokkuuden kehittämisen näkökulmasta olisi tärkeää, että TAMK priorisoisi olennaisen tiedon epäolennaisesta. Tämä ei välttämättä tarkoita tiedontuotannon laajuuden kaventamista, vaan sitä, että tiedontuotannossa kiinnitetään jatkossa enemmän huomiota tiedon käytettävyyteen suhteessa TAMKin strategisen osaamisen ennakointiin. Vastaavaa palautetta TAMK sai edellisen auditoinnin yhteydessä.

Tutkintoon johtava koulutus muodostaa TAMKin toiminnan ja siten laatujärjestelmän ytimen. Auditointiaineistossa ja -haastatteluissa nousi esille, että tutkintoon johtavassa koulutuksessa, jatkuvassa oppimisessa ja TKI-toiminnassa on toimivat laadunhallinnan menettelyt, mutta ne näyttäytyvät erillisiltä. Jatkossa auditointiryhmä kehottaa TAMKia miettimään tapoja tuoda laatujärjestelmän avulla edellä mainitut toiminnan osa-alueet lähemmäksi toisiaan, ja palvelemaan entistä kokonaisvaltaisemmin toiminnan kehittämistä ja strategista uudistumista. Vaikka kyse on laatujärjestelmää laajemmasta, koko organisaatiota koskevasta toimintatavasta, laatujärjestelmän kehittämisen avulla eri toimintojen väliset yhteydet voidaan tehdä paremmin näkyviksi.

Laatujärjestelmän tuki strategiselle kehittymiselle

TAMKin strategisena tahtotilana on monialaisena työelämäkorkeakouluna tuottaa parasta ammatillista korkeakoulutusta ja innovaatioita osana Tampereen korkeakouluyhteisöä. TAMKilla on merkittävä rooli alueen osaamisen ja osaajien kehittäjänä. Strategian toteutumisen näkökulmasta on tärkeää, että strategiset tavoitteet on määritelty ymmärrettävästi ja se ohjaa jokaisen korkeakouluyhteisön jäsenen toimintaa. TAMK on uudistanut strategista ohjausta uuden strategian myötä. Strategiaa ja kriittisiä menestystekijöitä toteuttavat tavoitteet määritellään vuosisuunnitteluprosessin yhteydessä yhteiselle wikialustalle. Tavoitteiden asettamisen jälkeen wikiin kirjataan toimenpiteet, joiden etenemistä seurataan johtoryhmässä. Prosessi on systemaattinen ja etenee AMK-tasolta tulosyksikkötasolle. Tämä on selkeä, perusteltu ja hyvä kehitysaskel, vaikka se näyttää johtavan siihen, että TASO-tavoitteita ja niihin liittyviä toimenpiteitä on paljon.

Auditointiryhmän vaikutelman mukaan strategiaa ei ole vielä omaksuttu samalla tavalla koko organisaatiossa. Tämä on luonnollista tilanteessa, jossa strategia on vielä suhteellisen uusi ja TAMKissa on meneillään useita muutoksia. Toisaalta tämä voi johtua myös vuosisuunnitteluprosessista, joka tuottaa organisaatioon paljon tavoitteita ja toimenpiteitä. Strategian ohjausvaikutusta on mahdollista vahvistaa vuosisuunnitteluprosessia yksinkertaistamalla. Myös matriisimainen organisaatio asettaa omat haasteensa niin strategiselle johtamiselle kuin laadunhallinnalle. TAMKissa on päätetty luopua osaamisyksiköiden tulostavoitteista siiloutumisen ja sisäisen kilpailun välttämiseksi. Vaikka muutos on perusteltu, auditointiryhmä huomauttaa yhteisvastuullisten tavoitteiden haasteista ja erityisesti vastuun jakautumisesta. Tämä saattaa erityisesti muutoksissa ja ongelmatilanteissa muotoutua ongelmaksi. TAMKin tulee kiinnittää erityistä huomiota tavoiteasetannan sekä vallan ja vastuun selkeyteen. Strategisten tavoitteiden ja painopisteiden painoarvoa voisi lisätä oma kehittämis- tai toimenpideohjelma, jossa otettaisiin kantaa painopisteiden kehittämisen vastuisiin, tavoitteisiin ja resursseihin. TAMKilla on tällä hetkellä erillisiä, temaattisia kehittämisohjelmia, joiden tavoitteet ja toimenpiteet voisi integroida osaksi yhteistä, TAMK-tasoista ohjelmaa.

Vaikuttavuuden kasvattaminen ja tiimirakenne

TAMKissa on käytössä tiimirakenne, joka on syntynyt käytännön tarpeista vahvistaa moni- ja poikkialaista yhteistyötä. Tiimien avulla on pyritty tuomaan teeman parissa toimivia henkilöitä yhteen vaikuttavuuden kasvattamiseksi. Tamkilaiset voivat tiimiytyä organisaatioyksikön sisällä ja yli organisaatiorajojen. Auditointiryhmälle jäi kuitenkin epäselväksi se, miten tiimirakenne linkittyy uuteen strategiaan. Osaamisyksiköiden kanssa käytävässä vuoropuhelussa varmistetaan, että tiimirakenne tukee strategian toteuttamista ja tarkentaa tarvittaessa tiimien roolia osana osaamisyksiköiden organisoitumista.

TAMKin laatukulttuurin kehittymisen näkökulmasta on tärkeää, että tiimirakenne pysyy riittävän yhdenmukaisena läpi organisaation, vaikka yksiköissä ja niiden toimintaperiaatteissa voi olla paikoin merkittäviäkin eroavaisuuksia. Tiimien toiminnan eriytyminen voi muodostua esteeksi monialaisen yhteistyön kehittymiselle jatkossa.

Auditointiryhmä suosittelee, että tiimirakenteen kehittämisen lisäksi strategisten valintojen ulottamista erityisesti henkilöstön osaamisen kehittämiseen vahvistetaan. Tutkintoon johtavan koulutuksen lisäksi tavoiteasetannan tulee yhä selvemmin pitää sisällään jatkuva oppiminen ja TKI-toiminta. TAMKin laatujärjestelmän kehittämistä olisi kolmannen auditointikierroksen jälkeen hyvä arvioida suhteessa strategisiin tavoitteisiin. Strategia on valinta, jonka tulee ohjata koko organisaation toimintaa. Strategista uudistumista ja valintojen toteutumista voidaan tukea viemällä strategiset tavoitteet (kansainvälisyys, työelämäpainotus ja strateginen substanssiosaaminen) ja osaamisen kehittyminen yhä vahvemmin henkilöstön vuositason tavoitteisiin ja tehtäviin. Näin menetellen strateginen kehittyminen saadaan osaksi henkilöstön työnkuvia vastuina, joiden toteutumista voidaan aktiivisesti seurata. Samalla toimintaa, viestintää ja johtamista on mahdollista priorisoida ja yksinkertaistaa.