3.3 Laatujärjestelmän toimivuus ja kehittäminen

HEI's self-assessment

Laatujärjestelmän tavoitteena on mahdollistaa, tukea ja varmistaa TAMKin vaikuttavaa toimintaa. Laadunhallinta on kiinteä osa perustehtävien toteuttamista. Laatujärjestelmä kattaa koko toiminnan: se sisältää menettelytavat, prosessit ja järjestelmät, joiden avulla ylläpidetään ja kehitetään toiminnan laatua.

Kuviossa on kuvattu Plan-Do-Study-Act-kehällä TAMKin laadunhallinnan menettelytavat. Toiminnan ytimessä on osaaminen ja uudistuminen ja uloimmilla kehillä a) koulutus, TKI-toiminta ja työelämäyhteys, b) palvelut, c) johtaminen ja toiminnanohjaus, d) TAMKin laatujärjestelmä. Plan-vaiheen menettelytapoja on ennakointitieto ja työelämän tarpeet, strategia ja toimeenpanon vuositavoitteet, OKM-sopimus sekä opetus-, toiminta- ja taloussuunnitelmat. Do-vaiheeseen on määritelty hyvät käytännöt, prosessit, kuvaukset ja vastuut, toiminnanohjaus ja -järjestelmät sekä toimintaohjeet ja käsikirjat. Study-vaihe koostuu palautteista, sisäisistä ja ulkoisista arvioinneista sekä tulos- ja seurantatiedoista. Act-vaiheessa on mainittu korjaavat toimenpiteet osana vuosittaista ja päivittäistä kehittämistä sekä toiminnan, johtamisen ja osaamisen kehittäminen. Toimintaympäristöksi ja toimijoiksi on mainittu opiskelijat, henkilöstö, ulkoiset sidosryhmät, yhteiskunta.
Kuvio 6. TAMKin laatujärjestelmän kokonaisuus

Käytännössä laatujärjestelmä tukee koulutuksen ja TKI-toiminnan toteuttamista sekä kiinteää työelämäyhteyttä sovittujen laadunhallinnan menettelytapojen kautta: mm. tuottamalla tietoa sidosryhmien tarpeista, kokemuksista ja tuloksista. Näin tarpeisiin pystytään vastaamaan ennakoivasti ja yhteiskunnallisesti vaikuttavasti.

Perustehtävien toteuttamista tuetaan yhtenäisten käytäntöjen, prosessien ja avoimuuden näkökulmasta toimintaohjeilla sekä tarkoituksenmukaisilta osin prosessikuvauksilla. Keskeisille toimintakokonaisuuksille määritetään mittarit ja tavoitetasot, joiden saavuttamista seurataan osana vuosisuunnittelua ja hyödyntämällä kattavaa raportointitietoa (Valvomo- ja TUNIreports-portaalit).

Hyvät käytännöt osaksi toimintaa

Laatujärjestelmän avulla varmistetaan, että toimiviksi todetut toimintatavat otetaan käyttöön. Jakamista ja laajempaa käyttöönottoa tukee avoin ja vuorovaikutuksellinen toimintakulttuuri. Keskeisinä kanavina toimivat erilaiset koko henkilöstön yhteiset tai tiettyjen ryhmien tapaamiset.

Hyvien käytäntöjen jakaminen on tiiviistä Tampereen yliopiston mutta myös kansallisten ja kansainvälisten verkostojen kanssa. Opiskelijayhteistyö on jatkuvaa. Esimerkiksi pandemian aikana korostuivat hyvien käytäntöjen jakaminen yhteisöllisyyden lisäämisessä ja jaksamisen tukemisessa. Opiskelijoiden osaamisen jakamiseen kannustetaan opiskelijatuutoritoiminnalla ja työelätaitoja opettavalla Learning Lab -toimintamallilla.

Hyvien käytäntöjen laajemmasta käyttöönotosta esimerkkejä ovat:

  • Yhden johtoryhmän muistiorakenteen laajentaminen kaikkien johtamisryhmien käyttöön elokuussa 2020
  • Osaamisyksiköiden tiimiarviointien käyttöön otto kahden yksikön hyvään kokemukseen pohjautuen
  • Tekniikan alalla yhden tutkinto-ohjelman HAPPO-kahvikonseptin esimerkin hyödyntäminen myös muissa koulutuksissa
  • Pandemia-aikana hyvien kokemusten kautta laajentuneet virtuaalikahvit ja opiskelijoiden aktivoinnin käytännöt.

Henkilöstön, opiskelijoiden ja sidosryhmien osallistuminen kehittämiseen

Laatutyön periaatteiden (ks. kuvio 7) mukaisesti kehittäminen on osa jokaisen tamkilaisen työtä ja arjen toimintaa; avoimesti ja yhdessä.

Kuviossa on hahmoteltu TAMKin laatutyön periaatteet Plan-Do-Study-Act-kehälle. Plan-vaihetta kuvaa yhteinen tavoite ja päämäärä – Toimimme yhteisen tavoitteen hyväksi toimintaa jatkuvasti parantaen. Do-vaiheessa tärkeää on yhteisöllisyys ja vastuu omasta työstä – Työskentelemme yhdessä samalla omaa työtämme kehittäen. Study-vaiheen tavoite on läpinäkyvyys ja ratkaisukeskeisyys – Tarkastelemme toimintaamme aktiivisesti ongelmien sijaan ratkaisuihin keskittyen. Act-vaihetta luonnehtii muutosvalmius ja rohkeus – Muutamme toimintaamme rohkeasti ja proaktiivisesti tunnistetun tarpeen mukaan. Periaatteita läpileikkaavina teemoina on avoimuus ja yhdessä kehittäminen.
Kuvio 7. Laatutyön periaatteet

Henkilöstö ja opiskelijat osallistuvat kehittämiseen monin tavoin, kuten työryhmien ja päätöksentekoelinten kautta (ks. esim. työryhmät, joissa Tamko mukana). Esimerkiksi laatutyöryhmällä on tärkeä vakiintunut rooli osallistumisen kanavana. Se on toiminut vuodesta 2010 lähtien, ja siinä on yksiköiden, Tamkon ja opiskelijoiden edustus. Ryhmä toimii laatujärjestelmää ja sen kehittämistä arvioivana, koordinoivana, valmistelevana ja tukevana asiantuntijatyöryhmänä.

TAMK-tason ryhmien lisäksi myös yksiköillä ja toiminnoilla on tapoja kehittää kokonaisuuksia yhdessä mm. palvelujen käyttäjien kanssa (esim. tietohallinnon ja osaamisyksiköiden yhteiset kehittämistapaamiset). Keskeinen osallistumisen väylä on myös opiskelijoiden, henkilöstön ja sidosryhmien vuorovaikutuksessa ja erilaisissa kanavissa antama palaute. Palautteen antaminen on keskeinen työelämätaito, jonka kautta kehittämiseen osallistuminen kuuluu osaksi opintoja.

Tamkon kanssa tiedonvaihto ja yhteistyö on jatkuvaa, joten kehittämisehdotuksia saadaan välittömästi. Myös säännönmukaisissa laatuteemaisissa tilaisuuksissa keskustellaan kehittämistarpeista ja hyvistä käytännöistä. Tietoa tehdyistä kehittämistoimista jaetaan sisäisten kanavien lisäksi opiskelijakunnan kautta.

Ulkoisten sidosryhmien keskeinen systemaattinen kehittämiseen osallistumisväylä on neuvottelukunnat. Muita osallistumisväyliä ja yhteistyömuotoja on kuvattu arviointialueella 2. Osallistumisen toteutumista on arvioitu mm. osana sidosryhmätutkimusta ja sitä kehitetään tarvelähtöisesti.

Laatujärjestelmää kehitetään

Laatujärjestelmälle on asetettu tavoitteet, joiden toteutumisesta saadaan tietoa osana vuosisuunnitteluun kuuluvaa laatujärjestelmän arviointia. Myös tulosanalyysi antaa tietoa järjestelmän toimivuudesta. Muita laadunhallintaan, toimintaan ja käytäntöihin kohdistuvia arviointeja toteutetaan tarpeen mukaan. Fokuksen ja kriteeristön muodostavat laatujärjestelmälle asetettujen tavoitteiden ohella Karvin auditoinneissa käyttämät kriteerit.

Laatujärjestelmän toimivuutta arvioidaan säännöllisillä sisäisillä ja ulkoisilla arvioinneilla, joiden avulla tunnistetaan keskeiset vahvuudet ja kehittämiskohteet sekä kohdennetaan kehittämistoimia. Esim. vertaisoppimiskohteen valintaan vaikuttivat sisäisten arviointien havainnot. Arviointien pohjalta laatujärjestelmässä on tunnistettu vahvuuksia sekä kehittämistarpeita, joihin on suunnattu toimenpiteitä. Esimerkiksi vaikuttavuuden seurantaa on vahvistettu ja vahvistetaan niin, että järjestelmä tukisi entistä paremmin vaikuttavan toiminnan aikaansaamista.

Laatujärjestelmän kehittämistä viedään eteenpäin pitkäjänteisesti huomioiden toiminnan painopisteet; profiloituminen työelämää palvelevaksi korkeakouluksi. Myös laatupolitiikkaa ja sen osana laatujärjestelmän tavoitteita ja tehtäviä päivitettiin vuoden 2021 alussa tähän peilaten.

LAATU-vastuualue vastaa kehitystyön koordinoinnista ja viestimisestä yksiköihin. Laatujärjestelmän toimivuudesta ja kehittämisen etenemisestä raportoidaan vuosittain korkeakouluneuvostolle. Kehittämistoimia käsitellään säännöllisesti laatutyöryhmässä ja niistä viestitään kuhunkin teemaan liittyviin päätöksentekoelimiin ja vastuutahoille.

 

Vahvuudet Kehittämiskohteet
Laatujärjestelmän avulla tunnistetaan keskeiset kehittämiskohteet ja viedään niitä eteenpäin tavoitteellisesti Kehittämistoimien priorisoinnin ja toimeenpanon seurannan tehostaminen
Laatujärjestelmä kattaa koko toiminnan ja tukee perustehtävien toteuttamista Uusien ja jo käytössä olevien laadunhallinnan menettelytapojen vakiinnuttaminen ja edelleen kehitys
Jatkuvan parantamisen ajatus (PDSA-sykli) näkyy läpileikkaavasti Tietoisuuden vahvistaminen laadunhallinnan menettelytavoista ja tehdyistä kehittämistoimista
Avoin, kehittämiseen ja osallistumiseen kannustava laatukulttuuri: kattavat osallistumismahdollisuudet sekä -kanavat Prosessikuvaus- ja kehitystyön eteenpäinvienti tarvelähtöisesti ja priorisoiden

Assessment of the audit team

Laatujärjestelmän kehittäminen on yhteistyötä

TAMKin laatujärjestelmä kattaa koko toiminnan ja tukee perustehtävien toteuttamista. Laatujärjestelmän vahvuus on tutkintoon johtavan koulutuksen laadunhallinnan menettelytavat ja niiden tuottama tuki koulutuksen kehittämiselle. TAMKin on jatkossa varmistettava, että jatkuvan oppimisen ja TKI-toiminnan menettelyt integroituvat kokonaisuuteen entistä paremmin. TAMKin strategia sekä jatkuvan oppimisen ja TKI-toiminnan määrän kasvu tulevat haastamaan tutkintoon johtavaan koulutukseen pohjautuvan toimintakulttuurin. Auditointiryhmä suositteleekin, että laatujärjestelmän kehittämisessä mietitään keinoja tukea näiden kolmen toiminnon yhteistyötä. Vastaavasti keinoja muuttaa näkökulmaa TAMKin sisäisen toiminnan tehokkuudesta vaikuttavuuden kasvuun on arvioitava kriittisesti, aivan kuten TAMK itsearviointiraportissaan osaltaan toteaa.

Monialainen yhteistyö edellyttää yhdenmukaisuutta

TAMKin osaamisyksiköt ovat historialtaan, toimintaperiaatteiltaan ja kulttuureiltaan erilaisia. TAMK-fuusio ei nouse enää esille, joka on laatutyön kehittymisen näkökulmasta hieno asia. Siitä huolimatta monialainen yhteistyö edellyttää perusprosessien riittävää yhdenmukaisuutta. Osaamisyksiköiden toiminta ei voi olla kovin erilaista myöskään tukipalveluiden näkökulmasta. Hyvien käytäntöjen ympärillä käytävää keskustelua tulee kohdistaa onnistumisten lisäksi myös onnistumisten taustalla oleviin syihin. TAMKin menestyminen tutkintoon johtavassa koulutuksessa, jatkuvassa oppimisessa ja TKI-toiminnassa tulee jatkossa ohjata entistä vahvemmin laatujärjestelmän kehittämistä. Näin on mahdollista päästä kiinni periaatteisiin, joilla onnistumisten edellytykset saadaan monistettua eri puolille TAMKia.

TAMKissa on avoin, osallistava ja kokeiluun kannustava laatukulttuuri. Opiskelijat ovat toiminnan keskipisteessä. Esimerkiksi OPS-prosessi on auditointiryhmän näkökulmasta selkeä, osallistava ja läpinäkyvä. Työelämä on laajasti mukana TAMKin toiminnan kehittämisessä neuvottelukuntien kautta. Tästä esimerkkinä toimii sidosryhmäkysely, jossa vaikuttavuustarkastelu on mukana. On hyvä, että tasalaatuisuuden merkitys on noussut TAMKissa esille muun muassa opettajatuutoritoiminnassa.

TAMKin laatujärjestelmän kehittämisessä on saavutettu vaihe, jossa toiminnan sisäisen laajentamisen sijaan on hyvä tarkastella laatujärjestelmän vaikuttavuutta osana kokonaisuutta. Laatujärjestelmän olemassaolon ja sen kehittäminen tulee perustua TAMKin strategian toteutumisen ja vaikuttavuuden kasvulle. Auditointiryhmä kannustaa tarkastelemaan laatujärjestelmän toimivuutta ja vaikuttavuutta TAMKin strategisten tavoitteiden ja mittareiden kehittymisen näkökulmasta. TAMKin laatujärjestelmän kehittämisestä tulisi päästä ajatteluun, jossa TAMK lisäksi kehittää verkostojensa laatujärjestelmää laadukkaan tiedolla johtamisen keinoin.