Yliopistolla on hyvin dokumentoitu laatupolitiikka ja laatujärjestelmä
Tampereen yliopistolla on laatupolitiikka, joka muodostuu laatujärjestelmään kirjatuista periaatteista, vastuista ja tavoitteista. Tampereen yliopiston julkisen laatupolitiikan mukaan laatutyön tavoitteena on tukea yliopiston perustehtävien vaikuttavuutta ja strategisten tavoitteiden saavuttamista. Laatupolitiikan määritelmässä todetaan myös, että laatujärjestelmän tarkoituksena on tarjota viitekehys koko yliopiston toiminnan laadunhallinnalle.
Laatupolitiikkaa on kehitetty vuosien mittaan järjestelmällisesti. Laatutyö perustuu laatupolitiikkaan ja on siten myös vastuutettu osa-alueittain. Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen osalta yliopistossa on pohdittu laadunhallinnan ja vastuutuksen kehittämistä. Tästä yksi esimerkki on pohdinta kolmannen, vaikuttavuustyöhön keskittyvän vararehtorin nimittämisestä. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja vaikuttavuus ovat hyvin esillä Tampereen yliopiston toiminnassa, mutta vuorovaikutuksen suuntaamista ja kehittämistä edistäisi yhteisten tavoitteiden määrittely (ks. luku 2.1).
Auditointivierailun haastattelujen ja työpajojen perusteella Tampereen yliopistolla on hyvin dokumentoitu laatujärjestelmä, jota hyödynnetään toiminnan johtamisessa ja kehittämisessä. Yliopistolla on esittää runsaasti näyttöä hyvistä laadunhallinnan käytänteistä, esimerkiksi Hyvän hallinnon periaatteet -dokumentti sekä näyttöä dokumentin mukaisesta toiminnasta. Tietyiltä osin vastuut eivät ole yhtä selvästi tai läpinäkyvästi määriteltyjä. Tästä voidaan mainita esimerkkinä yllä mainitut yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen ja niiden vastuutukseen liittyvät toiminnot osana laatujärjestelmää.
Tampereen yliopiston laatujärjestelmä noudattaa Plan-Do-Check-Act (PDCA) -mallia, jossa suunnittelusyklin lähtökohtana ovat kehittämistavoitteet. Jatkuvaa kehittämistä ohjaavat kehittävät arvioinnit, seurantaindikaattorit ja muut palaute- ja arviointitiedot. Auditointiaineiston perusteella henkilöstölle ei kuitenkaan ole täysin selvää, miten laatujärjestelmä nivoutuu osaksi johtamisjärjestelmää. Henkilöstö ymmärtää laatujärjestelmän pääasiassa vuosisuunnitteluna ja -raportointina sekä palautejärjestelminä. Uuden säätiöyliopiston perustamisesta on kulunut vasta suhteellisen lyhyt aika, mikä heijastuu osittain siihen, että järjestelmäkokonaisuudessa sekä sen hyödyntämisessä on nähtävissä myös useita kehittämiskohteita. Yleisemmän tason kehittämiskohteeksi arvioinnissa nousi korjaava toiminta palautteen perusteella eli palautesyklin Act-vaiheessa tehtävät toimet. Palautetta kerätään ja sen keräämistä kehitetään, mutta korjaavien toimenpiteiden systemaattisuus ja tähän liittyvä viestintä kaipaavat pitkäjänteistä tarkastelua ja kehittämistä. Kokonaisuutena arvioiden yliopiston olisi auditointiryhmän näkemyksen mukaan syytä terävöittää laatujärjestelmän roolia osana kokonaisjohtamisjärjestelmää.
Laatujärjestelmä tukee yliopiston profiilia, mutta monialaisuus asettaa haasteita laadunhallinnan järjestelmällisyydelle
Auditointiaineiston perusteella Tampereen yliopisto kerää runsaasti tietoa toiminnastaan ja myös hyödyntää tietoa ongelmien tunnistamisessa, ennakoinnissa ja kehittämistoimien toteuttamisessa. Tässä mielessä yliopistoa voi kuvata oppivaksi organisaatioksi. Erityismaininnan ansaitsee auditointiryhmän mielestä laaja ja monipuolinen sidosryhmäyhteistyö, jota hyödynnetään omalta osaltaan toiminnan suuntaamisessa ja kehittämisessä (ks. luku 2).
Laatujärjestelmä tukee auditointiryhmän vierailulla saaman käsityksen mukaan sekä yliopiston profiilia monialaisena toimijana että yliopiston perustehtävien toteuttamista. Vaikka laaja monialaisuus luo myös haasteita laadunhallinnan systemaattiselle toteuttamiselle, yliopistossa on tunnistettu tähän liittyviä haasteita ja lähdetty aktiivisesti vastaamaan niihin. Esimerkkinä tästä voidaan mainita opinnäytetöiden ohjauksen käytäntöjen ja laadun harmonisointi.
Yliopisto hyödyntää laatujärjestelmää myös strategiaa jalkauttaessaan. Esimerkiksi vuosisuunnittelussa huomioidaan yksikkö- ja tiedekuntakohtaiset strategiset ja operatiiviset tavoitteet laajempia strategisia tavoitteita asetettaessa. Yliopistossa on, ja on ollut, käynnissä suuri määrä erilaisia kehittävän arvioinnin prosesseja, joiden pohjalta on tunnistettu kehittämiskohteita. Auditointihaastattelujen perusteella näiden pohjalta on myös ryhdytty kehittämistoimiin osana strategista johtamista.
Yliopiston johto on tietoinen jatkuvan tasapainoilun haasteesta eli siitä, missä määrin ohjausjärjestelmien tulee olla yhtenäisiä, jopa standardoituja, kaikille yksiköille, ja missä määrin tulee huomioida yksiköiden ja tiedekuntien välisiä eroja. Tämä on tarkoittanut yhteisen järjestelmän kehittämistä, jonka soveltamisessa on mahdollista ottaa ainakin jossain määrin huomioon yksiköiden erilaisuus. Toisaalta laatu- ja johtamisjärjestelmää on rakennettu siten, että se loisi kannusteita yhteistyöhön yksiköiden välillä. Yliopistolla on myös toimivat hallinnolliset rakenteet ja käytössään erilaisia yliopiston laajuisia ja kampusten välisiä verkostoja ja käytäntöjä, jotka edesauttavat yhteistyötä laajasti.
Yliopiston laatujärjestelmä auttaa henkilöstöä tunnistamaan oman työnsä yhteyden yliopiston strategisiin ja operatiivisiin tavoitteisiin. Yhteyksien tunnistamisen edellytyksenä on, että henkilöstö on riittävästi perehdytetty ja perehtynyt laatujärjestelmään ja strategiaan. Siksi myös Tampereen yliopiston tulee huolehtia siitä, että strategian, tavoitteiden ja laatujärjestelmän yhteydet on omaksuttu laajasti. Tämä vaatii jatkuvaa viestintää ja kommunikointia.