3.1 Laatujärjestelmän hyödyntäminen strategisessa johtamisessa

Assessment of the audit team

Laatujärjestelmän tuottamaa tietoa hyödynnetään laajasti korkeakoulun johtamisessa

Kajaanin ammattikorkeakoululla on määritelty laatupolitiikka, joka on julkisesti saatavilla korkeakoulun internet-sivuilla. Laatujärjestelmän periaatteet, tavoitteet ja vastuut on lisäksi kuvattu tarkemmin ja syvällisemmin KAMKin tapa toimia -käsikirjassa. Laatujärjestelmä perustuu PDCA (Plan, Do, Check, Act) -sykliin. Toimintoja suunnitellaan, toteutetaan ja seurataan neljällä eri tasolla. Näitä tasoja ovat auditointiaineistojen mukaan strategia, toimenpideohjelma, toimintasuunnitelma ja toimintamallit. Suunnittelun aikajänne on strategian ja toimintamallien osalta määritelty 5 ̶10 vuodelle, toimenpideohjelma neljälle vuodelle sekä yksikkökohtaiset toimintasuunnitelmat tehdään kahdeksi vuodeksi.

Korkeakoulun itsearviointiraportissa on kuvattu toimintoja kattavasti erityisesti suunnittelun (Plan) ja toiminnan (Do) osalta. Tätä näkemystä vahvistivat korkeakoulun intranettiin ja sen eri ohjeistuksiin tutustuminen sekä auditointihaastattelut. Haastatteluissa saatiin lisävahvistusta siihen, että korkeakoulussa toimintojen tuloksia arvioidaan (Check) ja tarvittaessa tehdään korjaavia tai kehittäviä toimenpiteitä (Act). Erityisesti KAMKin välitön ja matalan organisaation kulttuuri mahdollistaa sen, että toimintojen kehittämistä voidaan tarvittaessa tehdä ketterästi mahdollisimman lähellä itse toimintaa.

KAMK hyödyntää laatujärjestelmänsä tuottamaa tietoa korkeakoulun strategisessa johtamisessa. Auditointihaastatteluissa korostui, että laatujärjestelmän tuottamaa tietoa hyödynnetään systemaattisesti sekä hallitustyöskentelyssä että yksiköiden johtamisessa. Haastatteluissa tuotiin myös esille, että toiminnan tunnuslukuja seurataan jokaisen osaamisalueen kokouksissa opetuksen, TKI-toiminnan ja talouden osalta.

Korkeakoulun hallinnollisten tasojen sekä toimijoiden ja työntekijöiden tehtävät on kuvattu KAMKin tapa toimia -käsikirjassa. Käsikirjassa on korostettu myös jokaisen henkilöstöön kuuluvan vastuuta oman tehtäväalueensa toiminnan laadusta, mikä toteutuu suunnittelemalla, toteuttamalla, arvioimalla, kehittämällä ja dokumentoimalla toimintaa. Lisäksi käsikirjassa korostetaan eri toimijoiden osallisuutta hyvien käytänteiden etsimiseen ja jakamiseen sekä kehittämiskohteiden tunnistamiseen ja korkeakoulun toiminnan kehittämiseen osallistumiseen. Auditointihaastatteluissa nousi esille se, että kehityskeskusteluilla pyritään varmistamaan, että jokainen korkeakoulun työntekijä tunnistaa oman työnsä yhteyden korkeakoulun strategiaan ja tavoitteisiin.

Auditointiaineistoissa ja -haastatteluissa nousi esille, että Karvin vuoden 2015 auditoinnista saatujen palautteiden perusteella KAMKin hallitustyöskentelyä on kehitetty laaja-alaisesti. Hallituksen jäsenille on mahdollistettu Kauppakamarin järjestämään HHJ Hyväksytty hallituksen jäsen -koulutukseen osallistuminen. Hallituksen kokouskäytäntöjä uudistettiin ja hallituksen roolia vahvistettiin merkittävästi suhteessa korkeakoulun johtoon. Hallitus on ottanut sille kuuluvan, osakeyhtiölain sekä ammattikorkeakoululain edellyttämän aseman. Lisäksi hallitus on osallistunut aktiivisesti strategiatyöhön, seuraa tarkasti strategian toteutumista ja hyödyntää auditointihaastattelun perusteella myös toimintaympäristön ennakointitietoa päätöksentekonsa tukena.