3.1 Laatujärjestelmän hyödyntäminen strategisessa johtamisessa

Auditointiryhmän arvio

Laatujärjestelmä auttaa korkeakoulua toiminnan kehittämisessä

Laurean laatupolitiikka on julkisesti saatavilla henkilöstö- ja opiskelijaintranettien lisäksi julkisilla nettisivuilta. Laatupolitiikka on selkeä ja siinä on kuvattu eri toimijoiden vastuut, laatujärjestelmän periaatteet ja tavoitteet. Laurean laatujärjestelmä perustuu PDCA-sykliin eli jatkuvaan kehittämiseen. Laurea toteuttaa säännöllisesti myös EFQM-arviointeja. Auditointihaastatteluissa henkilökunta kiitteli laatujärjestelmää ja piti sitä päivittäisenä toimintaa ohjaavana toimintatapana. Myös Laurean johto on sitoutunut jatkuvaan kehittämiseen ja piti laatujärjestelmää johtamisen välineenä sekä sen tuottamaa tietoa tärkeänä strategian toteuttamisessa. Myös uudet työntekijät tuntevat laatujärjestelmän ja kokevat sen olevan osa päivittäistä toimintaa. Laatujärjestelmään tutustuminen on osa uusien työntekijöiden perehdytystä. Keskeisenä toimintatapana haastateltavat pitivät PDCA-syklin lisäksi Quality Talks -menettelyä.

Laatujärjestelmän avulla Laurea varmistaa koulutuksen tasalaatuisuuden ja toiminnan jatkuvan kehittämisen. Jatkuvan kehittämisen periaate tukee Laurean tavoitetta olla vaikuttava, vastuullinen ja avoin korkeakoulu. Laurean johto on tehnyt nämä arvot näkyväksi laatujärjestelmän avulla henkilöstölle ja opiskelijoille.

Laurean strategiassa kuvatut kriittiset muutostarpeet ja niitä vastaavat strategiset valinnat ja kehityshankkeet ohjaavat etenkin johdon toimintaa. Korkeakoulua kehittävä toiminta peilautuu näihin kehityshankkeisiin. Operatiivisessa johtamisessa hyödynnetään laatujärjestelmän tuottamaa tietoa. Erityisesti numeerisia tunnuslukuja seurataan Power BI:ssa. Lisäksi johto seuraa strategisia ja kansallisia mittareita, kuten AVOP-kyselyn ja uraseurannan tuloksia. Erilaisten mittareiden tuottamaa tietoa hyödynnetään strategisten tavoitteiden toteutumisen seuraamisessa.

Auditointiaineiston mukaan Laurea kerää laaja-alaisesti palautetta opiskelijoilta, henkilöstöltä ja sidosryhmiltä. Palautteen keräämisellä johto varmistuu, että henkilöstö ja opiskelijat ovat sitoutuneet strategisiin valintoihin. Palautteilla varmistetaan myös perustehtäviä koskevien tavoitteiden saavuttaminen. Johto käy koulutukseen liittyvät palautteet läpi vuosikellon mukaisesti. Eri johtoryhmien työskentelyä pidettiin haastatteluissa tärkeänä paikkana palautteiden käsittelylle. Menettelytapaohjeessa on määritelty eri henkilöstöryhmien tehtäviä ja rooleja eri toimiryhmissä. Auditointiryhmä pitää menettelytapaohjetta hyvänä käytäntönä, sillä se konkretisoi eri työryhmien tehtäviä ja suhteita toisiinsa sekä niihin kuuluvia eri rooleja.

Laureassa kehittämishankkeita toteuttavat erilaiset sisäiset yhteistyö- ja kehittämisryhmät. Jokaiseen ryhmään valitaan myös opiskelijajäsen tai -jäseniä. Lisäksi Laurealla on monta työryhmää, jossa on myös ulkoisia sidosryhmiä, kuten työelämän ohjausryhmät ja Alumni Advisory Board. Näistä tulee johtamisen ja laatujärjestelmän tueksi sellaista tietoa, mitä muuta kautta ei saada. Auditointiryhmä kehottaa Laureaa etsimään keinoja, joilla varmistetaan, että oikeat henkilöt toimivat oikeissa työryhmissä ja miten työryhmistä nousseet asiat tuodaan korkeakouluyhteisölle tietoon. Näin varmistetaan se, ettei asioita jää huomioimatta ja työryhmien rajapinnoissa ei tehdä toisiinsa nähden ristiriitaisia tavoitteita, toimintaa tai päätöksiä.

Strategiaprosessi toimii johdon apuna kehittämisessä

Laurean nykyisen strategian perusteet valmistuivat vuonna 2019. Strategiaa tarkastellaan kuitenkin rullaavasti eli vuosittain. Tämä tapahtuu strategiatyöpajoissa, joissa henkilöstöä osallistetaan strategiaprosessiin. Toiminnan kehittämiseksi palautetta kerätään eri yhteistyökumppaneilta. Auditointiryhmä suosittelee, että strategiaprosessia voitaisiin tarkastella jatkossa 2–3 vuoden välein. Strategian lisäksi tarvitaan muita nopeampia välineitä muutosten havaitsemiseen ja niihin reagoimiseen. Tämä mahdollistaisi paremmin ulkoisten sidosryhmien kuulemisen sekä hallituksen osallistamisen strategiatyöhön. Lisäksi strategia olisi tällöin aikaisempaa paremmin ehditty jalkauttaa organisaatioon ennen uuden strategiakierroksen alkua.

Laurean hallitus ei tunnistanut korkeakoulun laatujärjestelmää korkeakoulun johtamisen välineenä. Auditointiryhmä suosittelee hallituksen perehdyttämistä korkeakoulun toimintaan laajemminkin kuin ylimmän johdon katselmuksilla. Hallituksen jäsenet toivoivat tapaavansa myös keskijohtoa ja muuta henkilökuntaa erilaisissa yhteyksissä. Auditointiryhmä suosittelee, että hallituksen roolia strategisessa ja laatujohtamisessa tulee vahvistaa.