3.4 Korkeakoulun esimerkit onnistuneista kehittämistoimista

Vuoden 2019 alusta organisaatiota uudistettiin parantamaan suorituskykyä

Vuonna 2017 toteutettiin laaja selvitys, jonka pohjalta tehtiin organisaatiouudistus. Uudistuksessa verkkopedagogiikan tuki, verkkotutkinnot ja YAMK-koulutukset keskitettiin uudelle korkeakouluyksikölle (D). Samalla vastuu TKI-hanketoiminnasta siirrettiin korkeakouluyksikölle. Palveluyksikön vastuulle jäi TKI:n toiminnallinen johtaminen sekä hanketoiminnan ja talouden palvelutehtävät. TKI-toiminnan uudelleen organisoinnissa huomioitiin vuoden 2016 auditoinnissa saatu palaute.

Organisaation toimivuutta on mitattu kolmesti vuodessa tehtävällä Pulssi-kyselyllä, joka kohdistuu arjen työn sujuvuuteen ja tuloksellisuuteen eli näkökulmiin, joita organisaatiouudistuksella on tavoiteltu: tarkoituksenmukaisen työnjaon, osallisuuden ja ketteryyden tukemiseen sekä TKI-toiminnan ja opetuksen yhteyden vahvistamiseen. Kyselyn tulosten perusteella on aloitettu LaureaShip-valmennus, jonka tavoitteena on vahvistaa yhdessä oppimista ja tavoitteellista vuorovaikutusta koko henkilöstön osalta. Lisäksi vuonna 2020 otettiin käyttöön rehtoraatin vierailut korkeakouluyksiköiden johtoryhmissä. Tapaamisessa käydään läpi yksikölle asetettujen tulostavoitteiden toteuttamista ja sovitaan toiminnan kehittämisen painopisteistä. Yksikkö antaa tässä yhteydessä myös palautetta ja kehittämisehdotuksia palveluyksikölle. 

Menettelytapaohjeet osallistavan ja avoimen toimintakulttuurin perustana

Menettelytapaohjeet – koulutustoiminta, TKI-toiminta, aluekehitys- ja liiketoiminta, palvelut ja hallinto – laadittiin ensimmäisen kerran syksyllä 2018. Niillä haluttiin selkeyttää vastuita ja rooleja uudessa organisaatiorakenteessa, johon siirryttiin 1.1.2019 alkaen. Vastuiden selkeyttämisessä otettiin huomioon vuoden 2016 auditoinnin palaute.

Menettelytapaohjeet kuvaavat yhteiset periaatteet ja kehykset, jotka ohjaavat Laurean toimintaa. Yhteisten periaatteiden kuvaamisella pyritään vahvistamaan avoimuutta, yhteiskehittämistä sekä toiminnan yhdenmukaista, tuloksellista ja laadukasta toteutumista Laureassa. Menettelytapaohjeissa kuvataan eri toiminta-alueisiin liittyvien toimijoiden roolit, työryhmät ja näiden vastuualueet sekä suhteet toisiinsa. Menettelytapaohjeissa esitellään toimintokohtaiset avaintoiminnot, niiden omistajat ja toimintoja ohjaavat ohjeistukset. Työroolien ja työryhmien raportointisuhteiden kuvaamisella pyritään varmistamaan vuorovaikutteisuus ja tiedon kulkeminen läpi Laurean. Ohjeita päivitetään kaksi kertaa vuodessa.

Rehtorin tiedotteilla läpinäkyvyyttä toimintaan

Rehtorin tiedotteita on julkaistu vuodesta 2014 lähtien nykyisen rehtorin aloittaessa toimessaan. Kerran kuukaudessa ilmestyvät tiedotteet toimivat keskeisenä viestintävälineenä henkilöstölle ajankohtaisista asioista. Rehtorin tiedotteiden katselukerrat henkilöstöintrassa ovat keskimääräistä suuremmat.

Keskeistä tulostietoa, onnistumisia ja kehittämisen vaateita sisältävät tiedotteet toimivat systemaattisesti ilmestyvinä laatudokumentteina, jotka tallennettaan asianhallintajärjestelmä ASHAan. Tiedotteet toimivat hyvin myös perehdyttämisen välineenä uusille laurealaisille. Ne edistävät toimintojen läpinäkyvyyttä ja jakamisen kulttuuria toteuttaen näin avoimuutta yhtenä Laurean arvona. Toiminnan avoimuutta ja vuorovaikutuksellisuutta tukevat myös systemaattisesti toistuvat avoimet Pannu kuumana -keskustelutilaisuudet rehtorin ja henkilöstön välillä.

Työsuhteen elinkaariprosessi työnantajamielikuvan edistäjänä

Laureassa on pitkäjänteisesti panostettu työnantajamielikuvan kehittämiseen, joka pitää sisällään yksilön työsuhteen elinkaaren prosessit onnistuneesta rekrytoinnista ja perehdytysestä johdonmukaiseen työkyvyn aktiiviseen tukemiseen sekä monipuoliseen tukeen työuran loppupuolella ja sen jälkeen.

Laurea on mukana Vastuullinen työnantaja -kampanjassa, jossa työnhakijalla on mahdollisuus tutustua laurealaisten uratarinoihin ja jossa hakuprosessia ja rekrytointityökaluja on kehitetty hakijan näkökulmasta mahdollisimman helpoksi. Hakijoilta saadun palautteen perusteella rekrytointiprosessi järjestelmineen edistää laadukasta hakijakokemusta, joka näin luo Laurealle positiivista organisaatiokuvaa.

Perehdytysmateriaali on Canvas-alustalla verkkokurssina. Uudet laurealaiset saavat kutsun kurssille työsuhteen alkaessa. Tällä varmistetaan, että kaikki uudet laurealaiset tulevat yhdenmukaisella tavalla perehdytetyksi ja kaikki työsuhteeseen liittyvä tieto tulee käsitellyksi. Perehdytysohjelman sisällöstä kerätään jatkuvaa palautetta ja sitä kehitetään yhteiskehittämisen menetelmin.

Elämäntilanteiden vaihdellessa työuran aikana halutaan Laureassa mahdollistaa työelämän ja muun elämän yhdistävät joustot erilaisten vapaiden, työajan ja työnkuvien muokkaamisen avulla. Työkyvyn heikentyessä Laurealla on toimiva työkyvyn tukemisen prosessi yhdessä työterveyden kanssa. Työkykyyn liittyvistä mittareista ja henkilöstökyselyistä saadaan tietoa henkilöstön hyvinvoinnin ja työkyvyn ylläpitoon sekä toimenpiteiden suunnitteluun.

Osana kehityskeskusteluja käydään keskustelua tulevaisuudesta ja työuran näkymistä Laureassa. Näin myös silloin, kun ajankohtaiseksi tulee työuran päättyminen eläköitymiseen. Laurea tukee eläkeikää lähestyviä järjestämällä säännöllisesti valmennusta (SeniorCoaching), johon osallistuminen on vapaaehtoista ja yksilön tarpeista lähtevää. Lähtökeskusteluun kannustetaan ja Laureasta lähteviltä kerätään palaute lähtökyselyn avulla. Laurean Seniorit ry on Laurea-ammattikorkeakoulusta eläkkeelle siirtyneiden vuonna 2011 perustama yhdistys, jonka tarkoitus on edistää jäsentensä välistä kanssakäymistä, vaalia yhteisiä muistoja sekä vahvistaa toiminnallaan jäsenten henkistä, sosiaalista ja fyysistä hyvinvointia.