3.3 Laatujärjestelmän toimivuus ja kehittäminen

Auditointiryhmän arvio

Laatujärjestelmä on kattava, toimiva ja vaikuttava

SeAMKin laatujärjestelmän kehittäminen on pitkäjänteistä, strategista ja systemaattista. Laatujärjestelmän ja strategian yhteys vahvistaa järjestelmän toimivuutta ja vaikuttavuutta. Erilaiset seurantamenettelyt auttavat korkeakoulun johtoa saamaan ajantasaista tietoa strategisen päätöksenteon tueksi. SeAMKin henkilöstö tunnistaa oman työnsä merkityksen osana laatutyötä, mikä edistää tavoitteiden saavuttamista. Yhtenevän ja ymmärrettävän järjestelmän toimivuus tuli vakuuttavasti ilmi auditointiaineistossa.

SeAMKin perustehtävät ja toiminnot kattava laatujärjestelmä on varsin laaja. Prosessikuvauksia, kehittämisohjelmia, toimintaohjeita, tiedonkeruun menettelyjä ja mittareita on runsaasti. Auditointipalautteen mukaan ne koetaan kuitenkin hyödyllisiksi ja arjen työtä helpottaviksi. PDCA-viitekehys on parantanut myös laatujärjestelmän viestivyyttä. Henkilöstön mukaan viitekehys soveltuu hyvin pieniinkin kehittämiskokonaisuuksiin, ja vuosikelloajattelua hyödynnetään laajalti. Laatujärjestelmän merkitystä koulutuksen suunnittelulle, toteutukselle ja kehittämiselle on käsitelty yksityiskohtaisemmin luvussa 1 ja laatujärjestelmän tukea TKI-toiminnalle ja maksulliselle palvelutoiminnalle sekä niiden kehittämiselle on kuvattu luvussa 2.2.

Auditointiryhmä sai vahvoja näyttöjä laatujärjestelmän tukeman strategisen ohjauksen vaikuttavuudesta koulutuksen, TKI-toiminnan, maksullisen palvelutoiminnan ja tukipalveluiden kehittämisestä eri toiminnoissa. Oppiminen SeAMKissa -pedagoginen malli kiteyttää korkeakoulun yhteisen oppimisnäkemyksen, ja TKI-toimintaohjeet varmistavat TKI-toiminnan systemaattisia menettelyjä. Perustehtävien vaikuttavuutta seurataan systemaattisesti aiemmissa luvuissa kuvatulla tavalla. NPS- ja Luottamus & Maine -kyselyt tukevat asiakastyytyväisyyden seuraamista. Kattavan ja yksityiskohtaisen laatujärjestelmän koetaan helpottavan henkilöstön perehdyttämistä. Laatujärjestelmän englanninkielistä versiota kannattaa kuitenkin täydentää tekstimuotoisilla prosessikuvauksilla ja muilla puuttuvilla osioilla.

SeAMK panostaa laatujärjestelmän jatkuvaan kehittämiseen

SeAMKin laatutyöhön sitoutunut johto on panostanut pitkäjänteisesti ja määrätietoisesti laatujärjestelmän kehittämiseen. Aiempien auditointien ja ulkoisten arviointien palaute on auditointiaineiston perusteella huomioitu hyvin. Laadun viitekehys vaihdettiin vuonna 2020 EFQM:stä PDCA-viitekehykseen. Laatujärjestelmään on viime vuosina lisätty SeAMKin pedagoginen malli, tulosmittareita on selkiytetty ja monialaisuutta vahvistettu. Opiskelijajäsenten määrää työryhmissä on myös lisätty ja hyvien toimintatapojen jakamista on tehostettu. Lisäksi on kehitetty sisäisen ja ulkoisen asiakastyytyväisyyden mittaamista.

Korkeakoulun laatukulttuuri ja toimintakulttuuri kaiken kaikkiaan on osallistavaa ja avointa. Laatujärjestelmä jättää tilaa yrittäjämäiselle toiminnalle, kokeiluille ja ideoinnille. Nämä todentuvat SeAMKin kokeilukulttuurissa ja monialaisuuden hyödyntämisessä. Auditointiaineiston mukaan laatukulttuuri innostaa henkilöstöä kehittymään ja kehittämään sekä edistää hyvien toimintatapojen leviämistä. Sisäiset auditoinnit, vertaisoppiminen ja tutkinto-ohjelmien yhteistyö ovat hyviä laatukäytänteitä, joiden käyttöä halutaan entisestään tehostaa. Tuleva organisaatiouudistus avaa niille vielä uusia mahdollisuuksia.

Auditointihaastattelujen mukaan henkilöstöllä ja opiskelijoilla on mahdollisuus vaikuttaa laatutyöhön. Yhteisökeskustelut, keskustelutilaisuudet, työryhmät, tiimit, kehityskeskustelut ja muut henkilöstön mainitsemat vaikutusmahdollisuudet edistävät seamkilaisten vahvaa sitoutumista ja kehitysmyönteisyyttä. Opiskelijat voivat vaikuttaa työryhmäjäsenyyksien ja palautejärjestelmän kautta. Henkilöstön ja opiskelijoiden välinen vuorovaikutus on tiivistä, mutta opiskelijajärjestöt voisivat lisätä tiedottamista toiminnastaan opettajille.    

Ulkoiset sidosryhmät, avainkumppanit ja verkostot osallistuvat aktiivisesti laatutyöhön

Auditointiryhmä sai runsaasti tietoa osakeyhtiön hallituksen, ulkoisten sidosryhmien ja avainkumppaneiden pitkäjänteisestä osallistumisesta SeAMKin laatu- ja strategiatyöhön. Koulutusta, TKI-toimintaa, maksullista palvelutoimintaa, henkilöstön osaamista ja toimintamalleja on kehitetty yhdessä aktiivisesti ja tuloksellisesti. Aluekehitysvastuuta korostava yhteiskunnallinen vuorovaikutus on pitkäjänteistä, systemaattista ja vakuuttavaa, kuten luvussa 2.1. on kuvattu.

Maakunnan myönteinen asenneilmapiiri, sidosryhmien vahva sitoutuminen, yhteneväiset strategiavalinnat ja luottamukselliset suhteet edistävät lisäarvoa tuottavaa yhteistyötä. Verkostojen ja avainkumppanuuksien anti korkeakoululle on merkittävä. Myös yhteistyöfoorumien, pyöreän pöydän neuvottelukuntien ja henkilökohtaisen vuorovaikutuksen merkitys korostuu aineistossa. Avainkumppanien ja SeAMKin välinen määräaikainen henkilöstövaihto on yksi kiinnostava esimerkki molempia osapuolia palkitsevasta laatutyöstä. Auditointiryhmä suosittelee, että SeAMK tarjoaa laatuosaamistaan myös laatujärjestelmien kehittämisestä kiinnostuneiden sidosryhmien käyttöön. 

SeAMK tunnistaa laatujärjestelmän avulla kehittämistarpeensa ja reagoi niihin tavoitteellisesti. Toimintaa kehitetään saadun palautteen pohjalta, ja uusia kehittämiskohteita nostetaan esille vuosittain. Viimeisimmät niistä liittyvät reaaliaikaisen raportointi- ja tilastointijärjestelmän kehittämiseen. Auditointiaineiston mukaan seurantaa tulee kuitenkin tehostaa arvioimalla huolellisesti jo sovittujen toimien etenemistä ja toteutumista. Myös viestintää palautteen perusteella tehdyistä muutoksista on syytä lisätä. 

Auditointiryhmä rohkaisee SeAMKin johtoa pohtimaan, voisiko laatujärjestelmää jatkossa keventää. Kehittämistoimien priorisointi sekä niiden vaikutusten seuranta ja arviointi voisivat parantaa kattavan ja vaikuttavan laatujärjestelmän toimivuutta entisestään.