Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun auditointi

Xamkin laatujärjestelmä noudattaa eurooppalaisia korkeakoulujen laadunhallinnan suosituksia, ja se rakentuu PDCA-mallin ympärille. Strateginen johtaminen ja toiminnanohjaus perustuvat laatujärjestelmän systemaattisesti tuottamaan tietoon. Laatujärjestelmän menettelytavat tukevat toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamista, toiminnan ja tulosten seurantaa ja arviointia sekä kehittämistä.  

Laadun arviointi ja kehittäminen perustuvat avoimuuteen ja eri toimijoiden näkökulmien huomioimiseen toiminnan kehittämisessä. Laadukasta toimintaa aikaansaadaan luomalla aktiivisesti kokeiluun ja kehittämiseen kannustavaa, osallistumismahdollisuuksia tarjoavaa ja avointa ilmapiiriä. Osallistuvaa laatukulttuuria tuetaan keräämällä säännöllisesti palautetta eri ryhmiltä ja integroimalla se toiminnan kehittämiseen, tarjoamalla palaute- ja arviointitieto käyttöön ja tiedottamalla siitä sekä käyttämällä menettelytapoja, jotka varmistavat henkilöstön ja opiskelijoiden osallistumisen toiminnan kehittämiseen. Esimerkkeinä näistä ovat koulutusten kehittämisfoorumit, joissa opiskelijat, opiskelijakunta ja henkilöstö keskustelevat kehittämiskohteista ja palautteesta sopien yhdessä kehittämistoimista, ja johdon katselmukset, joihin osallistuvat johto sekä henkilöstön ja opiskelijoiden edustajat. Aloitteiden, kehittämisideoiden ja keksintöjen tekemiseen kannustetaan, niiden käsittelyyn on sovitut menettelyt ja kannustimena maksetaan myös palkkioita.

Palautetta toiminnan laadusta kerätään opiskelijoilta ja henkilöstöltä säännöllisesti sekä määrämuotoisilla toistuvilla kyselyillä että tapauskohtaisesti räätälöidyillä kyselyillä. Sidosryhmäpalautetta kerätään korkeakoulun tasolla vuorovuosin alumneilta, TKI-sidosryhmiltä ja koulutuksen sidosryhmiltä. Palautteet käsitellään sovitussa toimielimessä tai työryhmässä sekä yksiköissä. Jatkuvaa, ei-systemaattista palautetta sidosryhmiltä kerätään opetuksen työelämäyhteistyön, palvelutoiminnan ja hankeyhteistyön yhteydessä. Tätä palautetta ei kuitenkaan dokumentoida yhteiseen käyttöön ja sen hyödyntäminen jää osittain paikalliseksi. Palautejärjestelmän kehittämiskohteiksi on tunnistettu toiminnan kehittämistä ja kohderyhmien osallistumista parhaiten tukevan keruutavan ja kysymyksenasettelun määrittely ja palautteen hyödyntämisen ja vaikutusten tekeminen entistäkin näkyvämmäksi. Opiskelijapalautteen vastausten saaminen on koettu osittain hankalaksi, joten kehittämistyössä huomioidaan tarve vastaajamäärien kasvattamiseen. Kehittämistyö on käynnistetty opintojaksopalautteen uudistamisella, ja opiskelijakunta Kaakon edustajat ovat osallistuneet työhön. Koulutusalojen on johdon katselmuksissa sovittu panostavan entisestään opiskelijapalautteen keräämiseen ja hyödyntämiseen, mikä sisältää myös palautteen merkityksen avaamisen opiskelijoille.

Hyviä käytäntöjä levitetään tilaisuuksissa, palavereissa ja sisäisten tiedotuskanavien kautta. Esimerkiksi opetuksen johtoryhmässä on säännöllisesti esitelty eri alojen hyviä käytäntöjä. Verkkopedagogiikan hyvien käytäntöjen jakamiseksi pidetään vuosittain seminaari ja jakamiseen ja kehittämiseen kannustetaan myös palkitsemalla vuoden verkko-opetusteko.

Laatujärjestelmää kehitetään yhteistyössä eri toimijoiden kanssa

Laatutiimi ja laatupalvelut vastaavat laatujärjestelmän kehittämisestä. Laatujärjestelmää kehitetään arviointien, jatkuvan palautteen ja tarpeiden kuuntelun sekä eri toimintojen ja opiskelijakunnan kanssa tehtävän yhteistyön avulla. CAF-arviointi sekä laatujärjestelmän itsearviointi tehdään muutaman vuoden välein. Nämä nostavat esiin kehittämiskohteita, jotka vaikuttavat myös laatujärjestelmään. Säännöllisin väliajoin toteutettava ulkoinen arviointi, auditointi, on keskeinen laatujärjestelmän kehittämisen väline. Laatujärjestelmän toimivuudesta saadaan jatkuvaa palautetta opiskelija- ja henkilöstökyselyillä, hallintopalveluiden asiakaspalautekyselyllä, johdon katselmuksissa sekä yhteistyöstä eri toimintojen kanssa. Saatua palautetta koostetaan kehittämistyön pohjaksi ja pienempiä uudistuksia tehdään nopeasti. Esimerkiksi opintojaksopalautejärjestelmän uudistaminen on käynnistynyt palautteen perusteella tietoon tulleista opettajien, opiskelijoiden ja johdon tarpeista. Kehittämistyötä tehdään siten, että osallistetaan henkilöstöä ja opiskelijoita mukaan. Tavoitteena on laatujärjestelmä, joka 1) on dynaaminen, 2) tukee strategiaa ja toiminnan kehittämistä, 3) sisältää tehokkaan ja selkeästi kuvatun prosessikokonaisuuden ja ohjeistuksen ja 4) edistää Xamkin avoimen ja vuorovaikutteisen laatukulttuurin kehittymistä.

Laatutiimi itsearvioi laatujärjestelmän vuonna 2018. Toimivimmiksi arvioitiin koulutusten arviointi, opiskelijapalautteen kerääminen, analysointi ja hyödyntäminen koulutuksen kehittämisessä, ydinprosessien kuvaukset ja niiden toimintaa ohjaava vaikutus sekä yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehittäminen. Eniten kehitettävää tunnistettiin olevan oppimisympäristöjen ja tukipalveluiden kehittämisessä opiskelijoiden ja opettajien tarpeiden mukaisesti, kokeilevan toimintakulttuurin edellytysten luomisessa, opiskelijoiden, henkilöstön ja sidosryhmien osallistumisessa laatujärjestelmän kehittämiseen ja prosessikuvausten hyödyntämisessä toiminnan kehittämisessä. Näiden parantamiseksi on toteutettu opetuksen tukipalveluiden palautekyselyt opiskelijoille ja henkilöstölle ja saatu näin kehittämistyöhön suuntaa, luotu toimintamalli ja käynnistetty aloitetoiminta, otettu opintojaksopalautejärjestelmän kehittämiseen vahvasti käyttäjäpalautteet huomioon sekä päivitetty prosessikuvausten ohjeistus.