3.3 Laatujärjestelmän toimivuus ja kehittäminen

Assessment of the audit team

Centrian laatujärjestelmä kattaa sen perustehtävät

Centrian laatukäsikirja on uudistettu vuonna 2022. Uudistuksen tavoitteena oli selkeyttää laadunhallinnan kokonaisuutta ja tuoda se näkyväksi osaksi arkea. Osakeyhtiön hallitus on hyväksynyt Centrian nykyisen laatupolitiikan periaatteet helmikuussa 2022.

Laatukäsikirja kattaa ammattikorkeakoulun perustehtävät ja tukipalvelut. Laatujärjestelmä sisältää laatupolitiikan lisäksi vastuut laadusta, jatkuvan parantamisen, prosessit ja hyvät käytännöt. Laatujärjestelmässä on kuvattu laadun kolme keskeistä elementtiä: toiminnan strateginen arvoperusta, arvon luominen prosessien kautta sekä jatkuva parantaminen. Näiden avulla ammattikorkeakoulu ylläpitää ja kehittää koulutuksen, TKI-toiminnan sekä tukipalvelujen laatua.

Haastatteluissa henkilöstö tunnisti strategian ja sen toteutusohjelmat, mutta tuoretta laatukäsikirjaa ei tunnistettu vielä kattavasti. Sen koettiin olevan taustalla vaikuttava kokoava asiakirja. Haastatteluiden perusteella uudistetun laatukäsikirjan jalkauttaminen ja sen merkityksen avaaminen henkilöstölle, opiskelijoille ja sidosryhmille on vielä kesken. Centrian henkilöstö tuntee laatujärjestelmän osa-alueista parhaiten toiminnan strategisen perustan. Arvon luomisessa Centrian vahvuus on opiskelija- ja asiakassuuntautunut toiminta sekä systemaattinen toiminnan arviointi ja kehittäminen osana vuosittaista toimintasuunnitelmaprosessia.

Centrian ydinprosesseja ja niihin kytkeytyviä aliprosesseja sekä tukitoimintoja on kuvattu laatukäsikirjassa. Niiden tavoitteena on tukea toiminnan kehittämistä ja nostaa esille riskejä aiheuttavat poikkeamat. Johtamisen toiminnan kehittämisen kehä on hyvin kuvattu laatukäsikirjassa. Kokonaisuutta tarkasteltaessa jatkuva parantaminen PDCA-syklin avulla on viety pääosin toiminnan tasolle.

Laatujärjestelmän kehittäminen näyttäisi haastatteluiden perusteella osin jääneen vahvan strategian varjoon. Laatujärjestelmän kehittämisessä laatupäällikön rooli on keskeinen. Laatuajattelun mukaan laatu kuitenkin kuuluu jokaiselle centrialaiselle. Auditointiryhmä suosittelee, että laatujärjestelmän kehittämiseen osallistuu jatkossa laajempi tiimi. Laatukäsikirjan merkityksen avaaminen ja oleellisen kiteyttäminen koko henkilöstölle olisi jatkossa tärkeää. Tällä varmistetaan toiminnan systemaattisuus kaikilla kolmella kampuksella ja kaikissa koulutuksissa.

Centrian tunnistaa laatujärjestelmän avulla kehittämiskohteensa ja kerää palautetietoa systemaattisesti

Centrian strategia luo laatujärjestelmän perustan. Laatukäsikirjan mukaan laatujärjestelmän tavoitteena on toiminnan jatkuvan kehittämisen tukeminen. Strategisia tavoitteita seurataan vuositasolla kvartaaleittain. Palautetiedon perusteella toimintaa suunnataan uudelleen tavoitteiden saavuttamiseksi. PDCA-syklin kautta Centria tunnistaa perustehtäviensä ja tukipalvelujen kehittämistarpeet ja kehittää toimintaansa systemaattisesti. Auditointihaastatteluissa kuultiin, että TKI-johtaja ja hänen vastuualueellaan toimivat tutkimus-, kehittämis- ja palvelutoiminnan asiantuntijat saavat käyttöönsä systemaattisesti mittaritietoja, joiden perusteella on mahdollista tehdä ketterästi toimenpiteitä tavoitteiden saavuttamiseksi.

Centrian laatujärjestelmän periaatteena on, että laadunhallinta on jokaisen vastuulla. Tarkemmin eri kohderyhmien sekä myös ulkoisten sidosryhmien laatuvastuut on määritelty laatukäsikirjassa.  Centriassa on luotu erilaisia käytäntöjä henkilöstön osallisuuden tukemiseen ja hyvien käytänteiden jakamiseen.  Haastatteluissa nousivat esille esimerkiksi monipuoliset digipedagogiikan tukemiseen liittyvät käytänteet.  Myös Centrian intran keskustelualusta mahdollistaa kehittämiseen liittyvän jatkuvan vuoropuhelun koko henkilöstön kesken.

Auditointihaastattelut vahvistivat sen, että opiskelijoilta, henkilöstöltä ja sidosryhmiltä kerättyä palautetta hyödynnetään Centrian toiminnan kehittämisessä. Opiskelijakunta Copsan kautta opiskelijaedustajia on mukana Centrian kehittämisryhmissä. Myös Centrian hallituksessa ja johtoryhmässä on opiskelijajäsen. Työpaja-aineiston ja opiskelijakunnan haastattelun mukaan opiskelijat ja opiskelijakunnan edustajat kokevat myönteisenä jatkuvan ja välittömän vuorovaikutuksen niin Centrian johdon kuin henkilöstön kanssa.

Henkilöstön työtyytyväisyyskysely toteutetaan vuosittain. Sieltä nostetaan esille korkeakoulutasoisia ja tiimitasoisia kehittämiskohteita. Kehityskeskustelut ovat osa henkilöstön palautejärjestelmää. Myös kohtaamisten vuosikellon mukaiset henkilöstön säännölliset tapaamiset ovat osa jatkuvan parantamisen kulttuuria. Sidosryhmille kohdennetaan säännöllisesti asiakaspalautekysely, ja neuvottelukuntien rooli on merkittävä. Auditointiryhmä suosittelee, että Centrian loisi edelleen uusia yhteistyömalleja sidosryhmien kanssa käytävään vuoropuheluun. Auditointihaastattelujen perusteella sidosryhmäkumppaneilla on halua sitoutua nykyistä vahvemmin tämäntyyppiseen toimintaan.  Samalla se vahvistaisi entisestään Centrian alueellista vaikuttavuutta.

Itsearviointiraportin ja haastattelujen perusteella Centrian laatujärjestelmää kehitetään jatkuvasti itsearviointien ja myös ulkoisista auditoinneista saadun palautteen perusteella. Edelliset ulkoiset auditoinnit on toteutettu vuosina 2006 ja 2008 Korkeakoulujen arviointineuvoston ja vuonna 2016 Karvin toimesta.