Auditering av Yrkeshögskolan Arcada

Arcadas kvalitetssystem är integrerat på alla nivåer av verksamheten och baserar sig på den övergripande Kvalitetspolicyn fastställd av högskolans styrelse. Systemet bygger på Planera-Gör-Studera-Agera cykeln (se bild i Kvalitetspolicy) för kontinuerlig förbättring och utveckling och presenteras i detalj i dokumentet Beskrivning av Arcadas kvalitetssystem. Systemet utvärderas årligen och justeras enligt behov, och har en central roll i att styra utvecklingen av högskolans verksamhet mot de strategiska målsättningarna.

Under de senaste åren och fortsättningsvis är högskolans kvalitetssystem ett område under utveckling. Den genomgripande organisationsförändringen 2022 tillsammans med revideringen av studieplanerna 2020-2021 och nu senast ibruktagandet av nya digitala verktyg (studieregister, ärendehanteringssystem, projekthanteringsverktyg och rapporteringsmallar) har gjort att stora anpassningar och revideringar av systemet har varit nödvändiga. Det har alltså uppstått klara behov av att anpassa och förbättra kvalitetssystemet för att möta de nya omständigheterna, processerna och strukturerna. Högskolan inledde en process 2022 för att revidera och stärka systemet. Även vid auditeringen av kvalitetssystemet 2018 konstaterades ett behov av att införa modeller för en utveckling av själva kvalitetssystemet så att det följer sin tid och de förändringar organisationen och verksamheten genomgår. Således har det nya kvalitetssystemet baserats på, men också bidragit till en översyn av befintliga policyer, processer och metoder för att säkerställa deras relevans och lämplighet för högskolans förändrade organisatoriska struktur. En viktig del av utvecklingen har exempelvis inkluderat förbättringar i hanteringen av externt finansierade projekt med systematisk timrapportering, transparens, ekonomiuppföljning och projektinnehåll via systemet Ugglan och ett nytt projekthanteringsdirektiv och en projekthandbok som stöder forskare och projektledare i deras hantering av projekt.

Högskolan har i sitt systematiska kvalitetsarbete identifierat behovet av flexibilitet i kvalitetssystemet på grund av ständiga förändringar i omvärlden, t.ex. nya finansieringsindikatorer och nya digitala lösningar, övergången till Sisu och nationella samarbeten som Digivisio. Arcada behöver kunna anpassa sitt system till redan etablerade begrepp, datastrukturer och analysmallar i digitala system utformade för större enheter och andra kontexter.

Kvalitetssystemet och kvalitetssystemspolicyn beskriver ansvarsfördelningen mellan centrala aktörer för att säkerställa systematisk kvalitet vid högskolan. Efter organisationsförändringen 2022 har ansvarsfördelningen tydliggjorts ytterligare genom att akademichefer och deras vicechefer har klara ansvar för både enheternas resultat och kvalitetsarbete. Detta bidrar till att koppla kvalitetssystemet till strategin inom alla enheter. För att stödja kvalitetsarbetet, inkluderande ledning och styrning, har högskolan sedan 2022 en planerare som hanterar analytiska uppgifter för att följa upp högskolans resultat. Planerarens uppgift är att tillhandahålla aktuell information till enhetsdirektörer och ledningsgruppen för att stödja effektivt och systematiskt beslutsfattande.

Enligt PGSA-cykeln samlar varje enhet, från 2023 med stöd av kvalitetsplaneraren, kontinuerligt in nyckeldata under läsåret, med särskild fokus på finansieringsindikatorer, framsteg mot de strategiska målen och enhetsspecifik information. Dessa analyseras sedan i enheternas kvalitetsrapporter (akademirapporterna, Arcada-tjänsters rapport) och utifrån analyserna föreslås ändamålsenliga utvecklingsåtgärder. Första delen av rapporterna, med resultatutfall, har piloterats våren 2023 och såväl rapporteringsmall som behandlingen av åtgärdsförslagen bearbetas vidare hösten 2023.

Högskolan arrangerar regelbundna personalmöten, ledda av rektor, där information om och motiveringar till hur utvecklingsinitiativ är kopplade till strategin kommuniceras.  Vid behov organiseras vidare interna workshops för nya utvecklingsinitiativ. Utbildnings- och FUI-verksamheten och dess utveckling följer de nya styrdokument som är förankrade i strategin, vilket håller kopplingen aktiv för både undervisande och forskande personal. Inom akademierna har det våren 2023 etablerats mötes- och diskussionsrutiner där medarbetarna kan ställa frågor och komma med initiativ. Vid akademimötena omsätts således rektorsbeslut och utvecklingsåtgärder från verksamhetsplanen till konkreta handlingsplaner.

Som liten högskola kan Arcada agera strategiskt och agilt. Genom datainsamling inom ramen för kvalitetsarbetet och PGSA-cykeln kombinerat med etablerade dialogrutiner har personal och studenter möjlighet att snabbt bidra med synpunkter på nya strategiska initiativ, vilket håller kopplingen mellan de aktuella strategiska målen och det dagliga arbetet aktiv. I årliga verksamhets- och utvecklingsdialoger med cheferna får varje medabetare möjlighet att ge sin syn på hur enheternas arbete är kopplade till strategin.