Karelia 2030 -strategian laadinta osallistavana prosessina
Vuonna 2019 korkeakoulut saivat tehtäväkseen laatia 10 vuoden strategiat. Kareliassa strategiaprosessi toteutettiin osallistavana toimintana, jotta oman väen asiantuntemus, ideat ja sitoutuminen tulisivat paremmin esille. Digitaalisen HowSpace-alustan kautta käydyissä keskustelussa oli myös heti alusta alkaen mukana moniääninen, vuorovaikutteinen ja toisia arvostava tunnelma.
Keskusteltavissa aiheissa haettiin ilmiöpohjaisuutta. Henkilöstö tuotti materiaalia, mutta ylimmän johdon tehtävänä oli tiivistää ja tehdä valinnat ja perustella ne kaikille prosessiin osallistuville. Näin luotiin hyväksyntä prosessin etenemiselle ja vahva yhteinen ymmärrys strategian sisällöistä ja valinnoista. Hallitus hyväksyi kaikkien vaiheiden lopputuotokset.
Tilannekuvan ohella työn pohjana oli viisi strategista ylätason valintaa, joista osa seurasi aiemmilta strategiakausilta ja osa nousi esiin prosessin aikana. Näitä alettiin työstämään yhdessä yksi valinta kerrallaan. Samalla myös pohdittiin, mitkä ovat ne konkreettiset toimenpiteet, joita pitää tehdä osana valintoja.
Strategiset valinnat tiivistyivät seuraaviksi otsikoiksi: 1) osaamisella elinvoimaa työelämään, 2) koulutusperäistä maahanmuuttoa ja kansainvälisyyttä, 3) kestävää hyvinvointia väljästi asutulle alueelle, 4) älykästä tuotantoa ja palveluja sekä 5) hiilineutraaleja ratkaisuja.
Lopputuloksena muodostui tiivis strategia, jonka tilannekuva, arvot ja visio mahtuvat yhdelle sivulle ja toiselle keskeiset strategiset valinnat. Strategian kolmas sivu esitteli toteutuksen ‘metrokartan’, jonka asemat kuvaavat keskeisiä tavoitteita ja toimenpiteitä. Osallistavan prosessin jälkeen, henkilöstömme tuntee paremmin strategian idean ja valinnat ja ymmärtää oman roolinsa siinä.
Tunnustusta osallistavasta laadintaprosessista tuli myös talon ulkopuolelta. Vuonna 2021 julkaistu Mika Sutisen ja Antti Haapakorvan yritysten strategioita luotaava tietokirja ’Pelastetaan Strategia’ otti Karelian laadintaprosessin ja sen metroratojen käytön hyväksi esimerkiksi siitä, kuinka asiantuntijaorganisaation strategiaprosessi joukkoistetaan ja kuinka henkilöstö sitoutetaan strategian valintoihin ja tavoitteisiin.
Karelia-Vipunen -tietoportaali: tiedolla johtamisen strateginen työkalu
Kareliassa on yli 10 vuoden ajan kehitetty Karelia-Vipunen –tietoportaalia, joka mahdollistaa paitsi saavutettujen tulosten arvioinnin myös niiden ennakoinnin. Siitä on muodostunut tärkeä strategisen johtamisen työkalu, jota käytetään säännöllisesti osana johtoryhmän ja hallituksen työskentelyä. Vipusen tulokset ovat Intrassa kaikkein nähtävissä olevassa tietoportaalissa. Lisäksi koulutus- ja projektipäälliköille on rakennettu omia mittaritauluja, joista on helppo seurata omaan vastuualueeseen liittyviä keskeisiä tulos- ja seurantamittareita. Portaalin kehitystyö jatkuu ja siihen lisätään toiminnallisia mittaritietoja ja seurantatauluja.
Kuvio 6. Karelia-Vipunen, koulutuspäällikön dashboard
Kareliassa seurataan taloudellisia ja toiminnallisia tuloksia säännöllisesti mm. johtoryhmän ja esimiesten kanssa kerran kuussa pidettävissä ‘Rapsa’-kokoontumisissa. Esimerkiksi kevään 2021 aikana Rapsan yhteydessä huomattiin, että opiskelijoiden valmistumisessa on tapahtunut selvää muutosta aikaisempiin vuosiin. Tutkintojen kertyminen ei ollut samaa kuin aikaisemmin ja siitä johtuen ennusteet koko vuoden tutkintokertymästä arvioivat historiallisen huonoa tulosta, millä olisi erittäin negatiivinen vaikutus rahoitusmallin mukaisiin rahoituksiin vuosina 2023–2025.
Karelia-Vipusen -tietoportaalin tietojen mukaan potentiaalisia valmistujia oli kuitenkin melko paljon. Johtoryhmä päätti toimenpiteistä: ensin tutkintohaaste ja toisaalta opiskelijoiden potentiaali tehtiin tiettäväksi koulutuspäälliköille ja sitten koko henkilökunnalle. Tähän valjastettiin kaikki mahdollinen tiedottaminen: rehtorin viestit, koulutusten omat kokoukset, henkilöstökokoukset, strategiapäivät. Karelia-Vipunen tuotti opiskelijakohtaista aineistoa, josta ohjaavat opettajat ja opinto-ohjaajat pääsivät kiinni opiskelijoiden kipupisteisiin.
Syyskuun alussa lähtien päätettiin myöntää stipendi (300 €) kaikille niille opiskelijoille, jotka valmistuisivat vuoden 2021 aikana. Tämä asia otettiin erittäin hyvin vastaan myös opiskelijapiireissä. Työ alkoi tuottaa hyvin tuloksia. Samalla kun opettajat tehostivat toimintaa potentiaalisten valmistuvien suhteen, he huomasivat useassa koulutusohjelmassa asioita, jota estivät ja toisaalta käytäntöjä, jotka mahdollistivat valmistumista. Samalla löydettiin myös joukko jo koulutuksen ulkokehälle jääneitä opiskelijoita, joiden valmistuminen mahdollistettiin.
Lopputuloksena oli Karelian 30 vuotisen historian paras tutkintokertymä – 756 AMK-tutkintoa ja 118 YAMK-tutkintoa, yhteensä 874 tutkintoa. Ennätyksellinen tulos oli osoitus paitsi yhteisen tavoitteellisen toiminnan merkityksestä myös osoitus Karelian tiedolla johtamisen järjestelmän toimivuudesta.