Karelia-ammattikorkeakoulun auditointi

Laatujärjestelmä on pitkän kehitystyön tulos

Karelian laatujärjestelmää on integroitu vahvasti Karelian johtamisjärjestelmään, ja sen toimivuutta arvioidaan ja kehitetään säännöllisesti. Kehittäminen toteutuu osana vuotuisia laadunhallinnan käytäntöjä. Laatujärjestelmän rakentaminen käynnistyi jo 1990-luvun alussa, jolloin ensimmäisenä tulivat käyttöön erilaiset toiminnan suunnittelun käytännöt ja strategiatyö. Systemaattinen laadunhallinnan käytäntöjen kehittyminen alkoi varsinaisesti vuonna 1996 tapahtuneen vakinaistamisen jälkeen. Säännöllisesti toistuvat palaute- ja arviointikäytännöt otettiin käyttöön 1990-luvun lopulla. (Toiminnanohjausjärjestelmän (TOJ) rakentaminen ja yksikkökohtaisten prosessien kuvaaminen olivat toiminnan kehittämisen painopisteitä 2000-luvun alkuvuosina. Vuosina 2008–2011 keskityttiin yhteisen ja vakiintuneen laadunhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmän kehittämiseen sekä koko ammattikorkeakoulun yhteisten prosessien kuvaamiseen.  Säännölliset sisäiset auditoinnit, toiminnan sujuvoittaminen, tulosjohtaminen ja laatujärjestelmän keventäminen olivat kehittämisen painopisteitä 2010-luvulla.)

Karelian laadunhallinnan kehittämisessä on edellisen ulkoisen auditoinnin jälkeen keskitytty systemaattisen tiedolla johtamisen kehittämiseen, Karelia2030-strategian laadintaan ja toimeenpanoon, laadunhallinnan käytäntöjen toteuttamiseen poikkeusoloissa koronapandemian aikana, turvallisuusjohtamisen kehittämiseen ja laadunhallinnan kokonaisvaltaiseen kehittämiseen vertaisoppimisyhteistyössä Seinäjoen ammattikorkeakoulun kanssa.

Vuonna 2023 Karelia-ammattikorkeakoulu ja Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria palkittiin Opetusalan turvallisuuspalkinnolla. Palkinto myönnettiin ansiokkaasta ja esimerkillisestä oppilaitosten välisestä yhteistyöstä maakunnan oppilaitosturvallisuuden kehittämiseksi.

Karelian intra uudistettiin vuosina 2021–2022 ja siinä yhteydessä laadunhallinnan eri vaiheiden uusimmat dokumentit päivitettiin ja siirrettiin uudelle alustalle saavutettavuuden vaatimukset huomioiden. Suuri osa aiempien vuosien laadunhallinnan dokumentoinnista on edelleen vanhassa intrassa.

Karelian laatu syntyy yhteistyössä

Karelian laadunhallinnan mottona on “Laatua yhteistyöllä – joka päivä pieniä parannuksia”. Tämä korostaa koko henkilöstön sitoutumisen merkitystä laadunhallinnan yhteisiin toimintatapoihin ja niiden mukaiseen toimintaan omassa työssään. Läheisyysperiaatteella on keskeinen merkitys Karelian laadunhallinnassa. Läheisyysperiaate tarkoittaa sitä, että asiat pyritään hoitamaan kuntoon ja toiminnan kehittäminen tapahtuu niin lähellä niiden ilmenemistä kuin mahdollista. Esimerkiksi opintojaksojen vastuuopettajat ja eri toimintojen vastuuhenkilöt vastaavat omien opintojaksojensa ja oman työnsä kehittämisestä. Koulutuspäälliköt vastaavat opetussuunnitelmien sekä koulutuksen toteutusratkaisujen kehittämisestä ja koulutuksen kehittämisryhmä koordinoi koko ammattikorkeakoulua koskevia koulutuksen kehittämistoimia.

Henkilöstön osallistumisen lisäksi myös opiskelijoilla, yhteistyökumppaneilla ja muilla sidosryhmillä on tärkeä merkitys ammattikorkeakoulun toiminnassa ja sen kehittämisessä. Tärkeänä perustana on osallistavan prosessin kautta laadittu Karelia 2030-strategia, jota toteutetaan ja toteutumista arvioidaan systemaattisesti laadunhallinnan toimintojen mukaisesti. Tätä prosessia on kuvattu tarkemmin luvussa 3.1. Opiskelijoille luontaisia osallistumisen ja vaikuttamisen muotoja ovat erilaiset työryhmäedustukset ja monipuoliset mahdollisuudet antaa palautetta.

Osallistavaa laatukulttuuria ja yhteistä toiminnan kehittämistä ylläpidetään Karelian strategiapäivillä, joihin koko Karelian henkilöstö osallistuu kaksi kertaa vuodessa. Vaikka strategiapäivien teemat vaihtelevat vuosittain, niissä käsitellään aina Karelian strategisia kehittämishankkeita ja tuloksia.

PDCA-sykli on osa Karelian arkea

Karelian laatu- ja johtamisjärjestelmät nivoutuvat toisiaan tukevaksi kokonaisuudeksi, jossa toimintaa ja taloutta suunnitellaan, toteutetaan, kehitetään ja arvioidaan säännöllisesti ja suunnitelmallisesti.

Kehittämistoimenpiteet valitaan ja tavoitteet määritellään strategisten valintojen, palautekyselyjen, prosessien tehostamistarpeiden ja esimerkiksi lainsäädännön muutosten perusteella.

Koulutuksen, TKI-toiminnan, jatkuvan oppimisen, palveluliiketoiminnan ja hallinnon tavoitteiden ja kehittämistoimenpiteiden tarvitsemat resurssit huomioidaan syksyn budjetointiprosessissa. Toisaalta käytettävissä oleva budjetti osaltaan pakottaa priorisointiin. Sovitut kehittämistoimenpiteet ja tavoitteet dokumentoidaan Karelian koulutusvastuukohtaisiin tuloskortteihin sekä tiimien ja strategisten valintojen hankesalkkujen kehittämissuunnitelmiin. Kareliassa siis suunnitellaan toimintaa ja taloutta samanaikaisesti.

Sekä toiminnallisten että taloudellisten tavoitteiden toteutumista seurataan koulutusvastuiden, TKI:n ja jatkuvan oppimisen omien kokousten lisäksi esihenkilöiden kuukausittaisissa Rapsa-kokouksissa, joissa myös tarvittaessa sovitaan toimenpiteistä, joilla varmistetaan tavoitteiden saavuttaminen. Hallinnon tiimien kehittämissuunnitelmien toteutumisen seurantavastuu on tiimimallin mukaisesti tiimillä itsellään ja esihenkilöllä. Vuoden päätteeksi tavoitteiden saavuttamista arvioidaan ja niistä raportoidaan tilinpäätöksessä ja johdon katselmuksessa.